Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
Vous préférez regarder une vidéo ? Cette courte vidéo vous guide à chaque étape. Vous pouvez également lire les instructions ci-dessous.
L'envoi d'un devis, d'une proposition ou d'un flux de travail préalable à l'intégration vous permet de vendre des services professionnels ou d'évaluer des clients potentiels avant de décider de travailler avec eux. Votre prospect peut consulter le devis, l'accepter et vous transmettre des documents, le tout au même endroit.
Avant de commencer, ajoutez vos services et vos tarifs (voir 6. Ajouter vos services).
1. Créer un groupe de propositions
Cliquez sur « Propositions » [Proposals] dans le menu supérieur. Les groupes de propositions vous permettent de classer vos propositions par client, projet, équipe ou domaine d'activité. Un groupe par défaut, « Devis et propositions » [Quotes & Proposals], est déjà disponible. Vous pouvez l'utiliser ou créer le vôtre : cliquez sur le bouton « + » [+] à côté de « Groupes de propositions » [Proposal Groups], saisissez un nom et cliquez sur « Créer » [Create]. Ce nom n'est pas visible par vos clients.
2. Créer une proposition et choisir le destinataire
Ouvrez votre groupe et cliquez sur le bouton « + ». Dans « Étape 1 : Qui doit recevoir la proposition ? » [Step 1: Who should receive the proposal?], commencez à saisir du texte pour rechercher un contact, ou choisissez « Ajouter un nouveau contact » [Add a new contact] pour en créer un directement (prénom, nom et adresse e-mail).
Laissez le champ « Modèle de proposition » [Proposal Template] sur « Nouveau flux de travail » [New workflow], sauf si vous avez déjà créé des modèles de flux de travail pour vos propositions. Cliquez ensuite sur « Passer à l'étape 2 » [Go to step 2].
3. Configurer votre flux de travail
Votre proposition est un flux de travail composé d'étapes (« widgets »). Cliquez sur le bouton « + » pour toutes les afficher : « Demander une signature » [Request a signature], « Demander à voir et à approuver » [Ask to view and approve], « Téléverser des documents » [Upload documents], « Services et paiement » [Services and payment], « Page de message » [Message Page], « Formulaire » [Form], « Vérifications d'identité » [ID Verifications], « Inviter à TaxNavHQ » [Invite to TaxNavHQ] et « Vidéo » [Video]. Chaque widget se configure séparément, et vous pouvez faire glisser les étapes pour modifier leur ordre.
4. Ajouter l'étape « Services et paiement »
Choisissez « Services et paiement ». Sous « Paiement » [Payment], choisissez l'une des options suivantes :
« Aucun paiement » [No payment] : votre prospect consulte et approuve le devis.
« Stripe » ou « GoCardless » : votre prospect accepte le devis et paie ou configure un moyen de paiement. Connectez d'abord votre compte Stripe ou GoCardless (via le lien « Ouvrir les paramètres » [Open settings]).
Si vous utilisez Xero, vous pouvez également cocher « Créer une facture dans Xero » [Create Invoice in Xero] sous « Intégrations » [Integrations].
Sous « Prestations de service » [Services], cliquez sur « Appliquer le forfait de services » [Apply service package] pour ajouter un ensemble de services en une seule fois, ou activez les services un par un. Choisissez la devise, vérifiez les tarifs et cliquez sur « Enregistrer » [Save].
5. Ajouter d'autres étapes
Ajoutez les autres étapes dont vous avez besoin. Par exemple, ajoutez « Téléverser des documents » et utilisez la zone d'instructions pour demander une pièce d'identité avec photo et des relevés bancaires récents une fois le devis accepté. Cochez « L'étape n'est disponible qu'une fois toutes les étapes précédentes terminées » [The step is available only after all previous steps are completed] pour que votre prospect accepte d'abord le devis.
6. Compléter et envoyer
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Compléter et envoyer » [Complete and send], ajoutez un message personnalisé et cliquez sur « Envoyer » [Send].
7. Votre prospect reçoit un e-mail
Votre prospect reçoit un e-mail de votre cabinet contenant un bouton « Passer à la proposition » [Proceed to proposal].
La proposition s'ouvre dans son navigateur. Il peut consulter le devis, le télécharger au format PDF et cliquer sur « Accepter le devis » [Accept quote], puis passer à l'étape suivante.
8. Suivre vos propositions
De retour dans votre compte, la liste des propositions affiche, pour chacune, son numéro, son statut, la date de la dernière interaction de votre prospect et son destinataire.
Points avancés :
Cliquez sur « Copier comme modèle » [Copy as template] dans l'éditeur de flux de travail pour réutiliser rapidement une proposition.
Utilisez « Statuts du flux de travail » [Workflow statuses] pour ajouter vos propres statuts à chaque étape et améliorer le suivi, et « Rappels » [Reminders] pour relancer automatiquement les prospects.
Une fois la proposition acceptée, invitez votre client à rejoindre un portail standard.
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