Comment obtenir un devis ou une proposition commerciale formelle MyDocSafe
Si vous avez besoin d’un document plus formel que les tarifs affichés sur notre site web, MyDocSafe peut vous fournir un devis ou une proposition commerciale plus détaillée.
Cela est particulièrement utile si votre organisation exige un bon de commande, une validation budgétaire interne, un examen par le service des achats, une durée contractuelle définie ou un périmètre adapté avant tout achat.
Quelles informations devez-vous nous fournir ?
Pour préparer un devis précis, veuillez nous transmettre les informations suivantes :
Informations | Éléments à fournir |
Entité juridique | La dénomination légale complète de l’organisation qui achètera MyDocSafe |
Adresse de facturation | L’adresse qui doit figurer sur le devis et les factures ultérieures |
Nombre d’utilisateurs internes / licences | Le nombre de membres de votre organisation qui auront besoin de leur propre accès MyDocSafe |
Nombre prévu de clients / utilisateurs invités | Particulièrement important pour les déploiements de grande envergure ou les volumes inhabituels de portails |
Offre souhaitée | Business Pro, Accounting Pro, Deal Pro ou Enterprise, si vous avez déjà fait votre choix |
Fonctionnalités requises | Par exemple : portails clients, signatures électroniques, formulaires web, propositions commerciales, workflows, accès API, SSO, salles de données ou besoins spécifiques |
Durée du contrat | Par exemple : un mois, 12 mois, plusieurs années ou toute autre durée convenue |
Fréquence de facturation | Mensuelle, annuelle ou selon d’autres modalités convenues |
Date de début envisagée | Particulièrement utile lorsque le devis est lié à un calendrier d’achat ou de mise en œuvre |
Exigences relatives aux bons de commande | Indiquez-nous si votre organisation exige un numéro de bon de commande pour pouvoir accepter les factures |
Exigences du service des achats | Indiquez-nous si vous avez également besoin d’un accord de niveau de service (SLA), d’un accord de traitement des données (DPA), de documentation sur la sécurité, d’une déclaration sur la localisation des données ou d’autres informations sur le fournisseur |
Il n’est pas nécessaire d’avoir finalisé tous les détails avant de nous contacter. Pour des besoins simples, le nombre d’utilisateurs et les principales fonctionnalités requises suffisent généralement pour engager la discussion.
Devis ou proposition commerciale : quelle différence ?
Un devis convient généralement lorsque les besoins sont simples.
Il contient habituellement les éléments suivants :
client / entité juridique ;
offre MyDocSafe ;
nombre de licences ;
prix unitaires ;
services supplémentaires ou quotas d’utilisation, le cas échéant ;
fréquence de facturation ;
durée du contrat ;
TVA ;
prix total ;
conditions de paiement ;
durée de validité du devis.
Pour un abonnement standard, ces éléments peuvent suffire à votre service des achats.
Une proposition commerciale formelle convient mieux aux projets de plus grande envergure ou plus complexes. Outre les tarifs, elle peut comprendre :
vos besoins ;
la solution MyDocSafe proposée ;
le périmètre des services ;
l’approche de mise en œuvre ;
les intégrations ;
les besoins en workflows sur mesure ;
les responsabilités de chaque partie ;
les hypothèses retenues ;
les étapes du projet ;
le calendrier indicatif de mise en œuvre ;
les modalités d’assistance et de SLA, le cas échéant.
Les clients de l’offre Enterprise et les organisations qui envisagent des intégrations importantes ou des développements sur mesure reçoivent généralement une proposition commerciale plutôt qu’un simple devis.
Quels sont les délais ?
Pour un devis d’abonnement simple, nous visons généralement un envoi sous un jour ouvré après réception des informations nécessaires.
Une proposition commerciale formelle impliquant des workflows sur mesure, des intégrations, le SSO, des volumes importants ou des besoins liés à l’offre Enterprise peut nécessiter un premier échange pour préciser les besoins. Prévoyez quelques jours ouvrés selon la complexité de votre demande.
Les procédures d’achat de grande envergure peuvent prendre plus de temps lorsque les équipes juridiques, de sécurité de l’information ou techniques doivent intervenir.
Quelle est la durée de validité d’un devis ?
Sauf indication contraire sur le devis, nous vous recommandons de considérer les devis MyDocSafe comme valables 30 jours à compter de leur date d’émission. La durée de validité indiquée sur le devis fait foi. Si votre procédure d’achat risque de prendre plus de temps, signalez-le lors de votre demande. Nous pourrons éventuellement prolonger la durée de validité ou actualiser le devis lorsque votre organisation sera prête à poursuivre. Une proposition commerciale peut également contenir des hypothèses qui devront être reconfirmées si un délai important s’écoule ou si le périmètre change.
Que se passe-t-il après votre acceptation ?
Pour un abonnement standard, le processus est généralement le suivant :
« Accepter le devis » [Accept quote] → fournir un bon de commande si nécessaire → confirmation de l’abonnement / de la commande → mise en place de la facturation → activation du compte MyDocSafe ou conversion de l’essai existant vers l’offre convenue.
Si vous disposez déjà d’un compte d’essai MyDocSafe, nous pouvons généralement le réutiliser plutôt que de créer un nouvel environnement.
Pour les projets de plus grande envergure, l’acceptation peut plutôt déclencher les étapes suivantes :
signature du contrat ou du bon de commande ;
finalisation de la procédure d’achat ;
lancement du projet ;
configuration ;
travaux d’intégration ;
configuration des utilisateurs ;
tests ;
mise en production.
Votre proposition commerciale précise généralement les étapes de mise en œuvre applicables.
Ai-je besoin d’un devis pour acheter MyDocSafe ?
Non.
La plupart des petites organisations peuvent simplement commencer un essai et choisir une offre standard adaptée.
Un devis formel est utile si votre organisation :
a besoin d’une validation interne de l’achat ;
exige un bon de commande ;
souhaite formaliser un engagement annuel ou pluriannuel ;
compte un nombre important d’utilisateurs ;
a besoin des fonctionnalités de l’offre Enterprise ;
a besoin de fonctionnalités ou d’une intégration sur mesure ;
mène une procédure d’achat formelle.
Comment demander un devis
Le plus simple est de contacter le service commercial de MyDocSafe ou, si vous disposez déjà d’un compte, de passer par l’assistance intégrée à l’application pour demander un devis.
Vous pouvez simplement formuler votre demande ainsi :
« Veuillez nous fournir un devis formel MyDocSafe pour [entité juridique], pour [nombre] utilisateurs internes, sur une base [mensuelle/annuelle]. Nous avons besoin de [offre/fonctionnalités] et souhaitons que l’abonnement commence vers le [date]. »
Si vous avez également besoin d’un SLA, d’un DPA, d’une déclaration sur la localisation des données, de documentation sur la sécurité ou d’autres documents pour votre procédure d’achat, précisez-le dans votre demande afin que nous puissions joindre les documents pertinents à la proposition commerciale.