Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
Vous préférez regarder une vidéo ? Cette courte vidéo vous guide à chaque étape. Vous pouvez aussi lire les instructions ci-dessous.
La configuration de vos services et de vos tarifs est une étape importante pour simplifier votre processus de vente. Une fois cette configuration terminée, « Prestations de service » [Services] centralisera les informations sur ce que vous vendez, à quel prix et dans quels forfaits.
Où trouver cette fonctionnalité : cliquez sur « Propositions » [Proposals] dans le menu supérieur.
Le menu de gauche comprend :
« Prestations de service » : la liste de vos services, avec leurs descriptions détaillées et leurs tarifs
« Factures » [Invoices]
« Devises » [Currencies] : la liste des devises que vous utilisez pour vos transactions
« Imposition » [Taxation] : les taxes que vous souhaitez appliquer à vos services
« Forfaits de services » [Service Packages] : vos ensembles de services les plus courants
Nous vous recommandons de configurer d'abord les devises, puis les taxes et enfin les services, afin que chaque service puisse les utiliser.
1. Configurez vos devises
Accédez à « Devises ».
Cliquez sur le bouton « + » [+] et ajoutez chaque devise que vous utilisez.
Si vous le souhaitez, faites glisser une devise à l'aide de sa poignée pour modifier l'ordre. La première devise est votre devise par défaut.
Cliquez sur « Enregistrer » [Save].
Pour supprimer une devise, cliquez sur le « x » [x] rouge à côté de celle-ci, puis sur « Enregistrer ».
2. Configurez vos taxes
Accédez à « Imposition ».
Cliquez sur le bouton « + » à côté de « Impôts » [Taxes].
Renseignez les champs « Nom de la taxe » [Tax name] (par exemple « VAT ») et « Taux d'imposition » [Tax rate] (%).
Indiquez si la taxe est incluse dans le prix dans le champ « La taxe est-elle incluse dans le prix ? » [Is tax included in price?]. C'est le choix le plus important : « Oui » [Yes] signifie que les prix saisis incluent déjà la taxe ; « Non » [No] signifie que nous l'ajoutons au prix.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Répétez l'opération pour chaque taux nécessaire, par exemple un taux normal et un taux réduit. Pour supprimer une taxe, cliquez sur l'icône de corbeille sur sa ligne.
Certaines entreprises auront plusieurs taxes, car certains de leurs services peuvent être soumis à un taux différent ou être exonérés de taxe.
3. Ajoutez vos services
Les services sont regroupés en rubriques (par exemple « Comptabilité » ou « Paie »), pour que votre grille tarifaire reste facile à parcourir. Vous pouvez ajouter les services un par un ou les importer tous à partir d'un fichier CSV.
3a. Ajoutez les services un par un
Accédez à « Prestations de service ».
Si vous n'avez pas encore de rubrique, faites défiler la page jusqu'en bas et cliquez sur « Ajouter une nouvelle rubrique » [Add a new section], puis donnez-lui un nom.
Sous la rubrique, cliquez sur « + Ajouter un nouveau service » [+ Add a new service].
Renseignez les champs suivants :
« Nom du service » [Service name]
« Prix unitaire » [Unit price], un par devise configurée à l'étape 1
« Fréquence de facturation » [Billing frequency] : « Unique » [One-off], « Horaire » [Hourly], « Mensuel » [Monthly], « Trimestriel » [Quarterly], « Semestriel » [Semiannual] ou « Annuel » [Annual]
« Taxe » [Tax] : l'une de vos taxes, ou « Aucun » [None]
Si vous le souhaitez, ajoutez une « Etiquette de l'unité » [Unit label] (par exemple « heures » ou « utilisateurs ») et une « Description du service » [Service description]. La description est visible par vos clients.
Cliquez sur « OK » [OK].
Votre service apparaît dans sa rubrique avec son prix, sa taxe et son total. Cliquez sur l'icône de crayon à côté du nom d'une rubrique pour la renommer, ou sur l'icône de corbeille sur la ligne d'un service pour le supprimer.
3b. Importez des services à partir d'un fichier CSV
Accédez à « Prestations de service ».
Cliquez sur « ... » [...] à côté de « Prestations de service » et choisissez « Importer à partir d'un fichier CSV » [Import from CSV].
Glissez-déposez votre fichier CSV dans la zone prévue, ou cliquez dessus pour sélectionner le fichier.
Associez vos colonnes à nos champs, puis terminez l'importation.
Votre fichier doit comporter une colonne « nom » [name] et une colonne « rubrique » [section]. Si une rubrique n'existe pas encore, nous la créons pour vous.
Conseil : pour sauvegarder ou modifier en masse votre grille tarifaire, cliquez sur « ... » et choisissez « Exporter au format CSV » [Export to CSV].
Étape 4 (facultatif) - regroupez les services en forfaits :
Les forfaits sont des ensembles de services que vous vendez souvent ensemble, par exemple « Tenue comptable de base ». Ajoutez un forfait à un devis en un clic au lieu de sélectionner chaque service.
Cette étape facultative vous permet de regrouper des services individuels en forfaits.
Commencez par créer une liste des forfaits que vous souhaitez proposer.
Une fois les forfaits définis, vous pouvez rapidement ajouter des services individuels à chacun d'eux.
Vous pourrez ensuite importer rapidement un forfait lors de la configuration d'un devis pour gagner du temps.
Vous pouvez maintenant envoyer un devis ou une proposition.
Remarque à l'attention des utilisateurs de l'ancien module « Propositions » :
Le module « Flux de ventes » [SalesFlows] n'apparaîtra pas tant que vous n'aurez pas désinstallé « Propositions ». Veuillez d'abord sauvegarder toutes les données que vous souhaitez conserver, car la désinstallation du module est irréversible. Pour désinstaller « Propositions », accédez à « Propositions » et sélectionnez « Désinstaller » [uninstall] dans le menu de gauche.
Étape suivante : 7. Envoyez votre premier devis