Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
Avant de commencer :
Configurez au moins une devise dans « Propositions » [Proposals]/« Devises » [Currencies] — voir 6. Ajouter vos services.
Si vous le souhaitez, ajoutez vos services et taxes pour que les prix et les taxes soient renseignés automatiquement sur chaque ligne.
Si vous souhaitez que vos clients puissent payer en ligne, connectez Stripe (paiements par carte) et/ou GoCardless (prélèvement automatique) dans « Page d'accueil » [Home]/« Paramètres » [Settings]/« Intégrations » [Integrations].
Si vous le souhaitez, personnalisez l'apparence de vos factures — voir la section 5.
1. Créer une facture
Cliquez sur « Propositions » dans le menu du haut, puis sur « Factures » dans le menu de gauche.
Cliquez sur le bouton « + ». Une nouvelle facture s'ouvre avec le numéro de facture suivant déjà renseigné.
Bon à savoir : les numéros de facture suivent votre propre format. Si vous remplacez le numéro par « MY-001 », par exemple, la facture suivante portera le numéro « MY-002 ».
2. Renseigner la facture
a) Ajouter le client et les dates
Dans le champ « Client » [Client], commencez à saisir le nom ou l'adresse e-mail de votre client, puis sélectionnez-le.
Si le client ne figure pas encore dans vos contacts, saisissez son adresse e-mail et cliquez sur « Ajouter un nouveau contact » [Add New Contact]. L'adresse e-mail est renseignée automatiquement.
Définissez la « Date d'émission » [Issue date] et la « Date d'échéance » [Due date].
Si nécessaire, modifiez la « Devise » [Currency].
b) Ajouter les éléments à facturer
Sur la première ligne, commencez à saisir du texte dans le champ « Article » [Item]. Vos services s'affichent au fur et à mesure de la saisie, regroupés par section.
Sélectionnez un service : son « Prix » [price] et sa « Taxe » [tax] sont renseignés automatiquement. Vous pouvez aussi saisir votre propre libellé d'article et renseigner le prix vous-même.
Saisissez la « Quantité » [quantity].
Répétez l'opération pour chaque ligne. Le sous-total, les taxes et le total sont calculés au fur et à mesure.
Conseil : pour accorder une remise, ajoutez une ligne intitulée, par exemple, « Remise », avec un prix négatif (par exemple -20)
c) Ajouter des notes si nécessaire
Ajoutez dans « Notes » [Notes] les informations que vous souhaitez communiquer à votre client, comme une référence ou des instructions de paiement. Elles figurent sur la facture PDF.
3. Enregistrer et envoyer
En haut de la facture, choisissez l'une des options suivantes :
« Enregistrer et envoyer » — enregistre la facture et ouvre immédiatement la fenêtre « Envoyer » [Send].
« Enregistrer et fermer » [Save & close] — enregistre la facture au statut « Brouillon » [Draft] pour que vous puissiez l'envoyer plus tard.
« Annuler » [Cancel] — quitte la facture sans rien enregistrer.
a) Choisir le destinataire et les modes de paiement
Dans la fenêtre « Envoyer la facture » [Send Invoice] :
Vérifiez le « Destinataire » [Recipient]. Il s'agit généralement du client indiqué sur la facture ; vous pouvez choisir un autre contact.
Si vous le souhaitez, rédigez un « Message personnel » [Personal Message]. Il apparaît dans l'e-mail, au-dessus du récapitulatif de la facture.
Si vous le souhaitez, cliquez sur « Modèles » [Templates] pour insérer un message enregistré, ou sur « Modèles » → « Enregistrer comme modèle » [Save as a template] pour réutiliser le texte que vous venez de rédiger.
Si vous le souhaitez, cochez les modes de paiement en ligne proposés à votre client :
« Carte de crédit/débit (Stripe) » [Credit/Debit Card (Stripe)]
« Prélèvement automatique (GoCardless) » [Direct Debit (GoCardless)]
Seules les options que vous avez connectées s'affichent. Ne cochez aucune des deux si votre client paie par un autre moyen, par exemple par virement bancaire.
Cliquez sur « Envoyer la facture ».
Bon à savoir : Stripe impose un montant minimal de paiement (par exemple $0.50 USD). Si le total de votre facture est inférieur à ce montant, l'option Stripe est grisée.
Ce que voit votre client
Votre client reçoit un e-mail contenant :
le numéro de facture, les dates, toutes les lignes, ainsi que le sous-total, les taxes et le total ;
votre message personnel, si vous en avez ajouté un ;
la facture en pièce jointe au format PDF, nommée Invoice-[number].pdf ;
un bouton « Vérifier et payer » [Review and pay], si vous avez coché un mode de paiement.
Lorsqu'il clique sur « Vérifier et payer », une page de paiement s'ouvre avec votre logo, la facture et un bouton « Payer » [Pay]. Aucune connexion n'est nécessaire.
Si vous avez proposé le paiement par carte et par prélèvement automatique, il choisit d'abord l'un des deux.
Bon à savoir :
Le lien de paiement est valable pendant 30 jours.
Une fois la facture payée, le lien affiche uniquement « Paiement effectué » [Payment completed], afin que votre client ne puisse pas payer deux fois.
4. Gérer vos factures
Vous trouverez toutes vos factures dans « Propositions »/« Factures », avec leur numéro, leurs dates, leur total et leur statut (« Brouillon », « Envoyé » [Sent], « Payé » [Paid] ou « Annulé » [Voided]). Cliquez sur le menu à trois points à côté d'une facture, ou dans celle-ci, pour accéder aux options suivantes :
« Télécharger le PDF » [Download PDF] — ouvre la facture PDF dans votre navigateur.
« Dupliquer » [Duplicate] — crée un nouveau brouillon avec le même client, la même devise, les mêmes notes et les mêmes lignes. Utile pour créer une facture corrigée ou facturer à nouveau la même prestation.
« Supprimer » [Delete] — uniquement pour les factures au statut « Brouillon ». Le brouillon est supprimé et son numéro de facture redevient disponible.
« Annuler » [Void] — pour les factures au statut « Envoyé » ou « Payé ». La facture reste dans votre liste, au statut « Annulé », pour en conserver une trace. L'annulation d'une facture envoyée désactive son lien de paiement.
5. Personnaliser l'apparence de vos factures si nécessaire
Votre facture PDF reprend le logo et la couleur de votre marque, l'adresse de votre entreprise et, si vous les avez ajoutés, vos coordonnées bancaires, votre identifiant fiscal et votre numéro d'immatriculation. Le numéro de téléphone, le numéro d'immatriculation de l'entreprise et l'identifiant fiscal de votre client apparaissent dans la section « Facturer à » [Bill To] lorsqu'ils sont renseignés dans sa fiche contact.
Pour ajouter des conditions générales au bas de chaque facture :
Accédez à « Paramètres »/« Paramètres de facturation » [Invoice Settings].
Saisissez vos conditions générales.
Cliquez sur « Enregistrer » [Save].
