Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
Vous préférez une vidéo ? Cette courte vidéo vous guide à chaque étape. Vous pouvez aussi lire les instructions ci-dessous.
L'ajout d'un contact est simple : vous pouvez ajouter vos contacts un par un ou en importer plusieurs à la fois depuis un fichier CSV. Tout se trouve dans « Contacts » [Contacts], dans le menu supérieur.
Il existe deux types de contacts :
« Particuliers » [Individuals] - les personnes physiques. Pour chaque contact, vous devez renseigner les champs « Prénom » [First name], « Nom de famille » [Last name] et une adresse e-mail unique.
« Organisations » [Organisations] - les entreprises et autres entités. Pour chaque contact, vous devez renseigner les champs « Nom de l'entreprise » [Company name], « Numéro d'entreprise » [Company Number] et « Type » [Type].
1. Ouvrez les contacts
Cliquez sur « Contacts » dans le menu supérieur. La page « Tous les contacts » [All contacts] s'affiche.
Utilisez les onglets « Tous » [All], « Particuliers » et « Organisations » pour passer d'un type de contact à l'autre.
Recherchez un contact par son nom ou affinez la liste à l'aide des filtres « Statut » [Status], « Type d'organisation » [Organisation type] et « Étiquettes » [Tags]. Cliquez sur « + Filtre » [+ Filter] pour en ajouter d'autres.
Si vous le souhaitez, cliquez sur l'icône des colonnes à droite pour choisir les colonnes à afficher.
2. Ajoutez un contact
Cliquez sur le bouton « + » à côté de « Tous les contacts », puis choisissez l'une des options suivantes :
« Créer un nouveau contact individuel » [Create a new individual contact]
« Créer un nouveau contact d'organisation » [Create a new organisation contact]
« Importer des contacts individuels » [Import individual contacts] (voir la section 3)
2a. Contact individuel
Renseignez les champs « Prénom », « Nom de famille » et « E-mail » [Email].
Si vous le souhaitez, renseignez les champs « Téléphone » [Phone], « Nom de l'entreprise », « Identifiant » [Id] (votre propre référence), « Statut » (« Actif » [Active], « Prospect » [Prospect], « Perdu » [Lost] ou « Supprimé » [Deleted]) et « Langue » [Language].
Si vous le souhaitez, définissez un « Mot de passe par défaut pour signer des documents » [Default password for signing documents]. Les signataires en auront besoin pour ouvrir les documents que vous leur envoyez.
Si vous le souhaitez, renseignez les « Détails d'impôt britannique » [UK tax details] : « Numéro d'assurance nationale (NINO) » [National Insurance Number (NINO)] et « Numéro d'identification fiscale unique (UTR) » [Unique Taxpayer Reference (UTR)].
Si vous le souhaitez, cliquez sur « + » à côté de « Adresses » [Addresses] pour ajouter une adresse.
Si vous le souhaitez, cliquez sur « Sélectionner un dossier » [Select a folder] pour choisir où seront classés les documents signés par ce contact. Consultez Classement des documents signés.
Si vous le souhaitez, renseignez vos « Champs personnalisés » [Custom Fields] au bas du formulaire.
Cliquez sur « Enregistrer » [Save].
2b. Contact d'organisation
Renseignez les champs « Nom de l'entreprise », « Numéro d'entreprise » et « Type ».
Si vous le souhaitez, renseignez les champs « Secteur d'activité » [Business sector], « Statut », « Langue », « E-mail », « Numéro d'identification fiscale » [Tax ID], ainsi que les adresses et les champs personnalisés.
Cliquez sur « Enregistrer ».
3. Importez des contacts depuis un fichier CSV
Cliquez sur le bouton « + » à côté de « Tous les contacts », puis sur « Importer des contacts individuels ».
Si vous le souhaitez, cliquez sur « Exemple CSV » [Example CSV] pour télécharger un modèle.
Glissez-déposez votre fichier CSV dans la zone prévue ou cliquez sur celle-ci pour choisir le fichier.
Associez vos colonnes aux champs correspondants, puis terminez l'importation.
Votre fichier doit contenir les colonnes firstName, lastName et email (les adresses e-mail doivent être uniques). Vous pouvez également inclure les colonnes phone, companyName et id. Vos colonnes peuvent porter d'autres noms : vous les associerez aux champs après le téléversement.
À savoir : l'outil d'importation est réservé aux particuliers. Ajoutez les organisations une par une.
4. Gérez un contact
Cliquez sur le nom d'un contact pour ouvrir sa fiche. Vous verrez quatre onglets — « Détails du contact » [Contact details], « Fichiers » [Files], « Tarification personnalisée » [Custom pricing] et « Activité » [Activity] — ainsi que les sections suivantes à droite :
« Vérifications d'identité » [ID Verifications] — les vérifications d'identité du contact.
« Liens » [Links] — cliquez sur « + » pour relier ce contact à un autre et choisissez le « Type » de relation (par exemple « Directeur » [Director], « Actionnaire » [Shareholder], « Propriétaire » [Owner], « Famille » [Family] ou « Partenaire » [Partner]). Les contacts liés s'affichent ici pour faciliter la navigation.
« Portails » [Portals] — tous les portails auxquels le contact a accès.
« Étiquettes » — saisissez du texte dans « Ajouter une étiquette » [Add a tag] pour attribuer une étiquette au contact.
« Commentaires » [Comments] — des notes destinées à votre équipe.
Cliquez sur « Modifier » [Edit] pour modifier les informations du contact. Le menu à trois points situé à côté propose les options « Journal d'activité » [Activity Log], « Exporter au format CSV » [Export to CSV] et « Supprimer » [Delete].
Cas d'utilisation avancés
La liste des contacts permet également d'effectuer d'autres opérations. Vous pouvez :
cocher plusieurs contacts et cliquer sur « Envoyer un message aux contacts sélectionnés » [Message selected contacts] pour leur envoyer un e-mail en une seule fois ;
exporter un contact depuis le menu à trois points de sa ligne (« Exporter au format CSV »), ou tous les contacts depuis le menu à trois points en haut à droite (« Exporter tous les contacts » [Export all contacts]) ;
suivre des structures complexes — directeurs, actionnaires, membres d'une famille — grâce aux liens entre particuliers et organisations.
Étape suivante : 6. Ajoutez vos prestations de service