Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
Un Portail est un dossier sécurisé avec lequel seules les personnes invitées peuvent interagir. Un portail vous permet de partager et de signer des documents et d'effectuer des transactions avec vos clients. Vous pouvez donner à différents clients accès à différents portails. Les clients peuvent accéder à plusieurs portails et chaque portail peut être accessible à plusieurs clients.
Vous pouvez utiliser vos portails pour distribuer des documents, demander des documents et des données (via des questionnaires), signer des documents, échanger par messagerie, effectuer des vérifications d'identité et gérer des processus ou des transactions de bout en bout (de l'inscription de clients, de patients ou d'étudiants à l'achat de biens immobiliers et à l'acquisition d'entreprises).
Vous préférez regarder une vidéo ? Cette courte vidéo vous guide à chaque étape. Vous pouvez également lire les instructions ci-dessous.
Dans cet article, nous vous montrons comment démarrer en 3 étapes simples (en laissant les fonctionnalités avancées pour plus tard).
1. Depuis le tableau de bord principal, cliquez sur « Portails » [Portals], puis sur le bouton « + » [+] et créez votre premier Groupe Portail
Un Groupe Portail est un ensemble de portails partageant les mêmes paramètres. Vous pouvez en créer plusieurs types pour différents usages : les portails destinés aux clients peuvent être très différents de ceux destinés aux transactions, aux employés ou aux projets.
2a. Si vous le souhaitez, après avoir créé un Groupe Portail, vous pouvez modifier ses paramètres :
Impossible d'afficher le contenu
3. Créez votre premier portail. Cliquez sur le nom du Groupe Portail, puis sur « AJOUTER UN NOUVEAU PORTAIL » [ADD A NEW PORTAL].
Deux possibilités s'offrent à vous :
Créer un portail sans y inviter qui que ce soit pour le moment. Pour cela, n'ajoutez pas d'utilisateurs au portail et saisissez uniquement son nom
Créer un portail et y inviter immédiatement des utilisateurs. Pour cela, indiquez les adresses e-mail des utilisateurs que vous souhaitez inviter, choisissez un nom pour le portail et rédigez un message de bienvenue.
Une fois le portail créé, vous pouvez y accéder en cliquant sur son nom ou affiner ses paramètres depuis la liste principale des portails
Pour ajouter, supprimer ou modifier les droits d'accès d'un utilisateur, cliquez sur l'icône « Gérer l'accès au portail » [Manage Portal Access] :
pour accéder aux autres paramètres, cliquez sur l'icône « ... » [...] à droite
Le menu propose plusieurs options :
« Annonces » [Announcements] - publiez des annonces qui seront visibles dans le portail lorsque les utilisateurs se connecteront
« Documents » [Documents] - accédez à la section « Documents » du portail
« Rebaptiser » [Rename] - modifiez le nom du portail
« Étiquettes » [Labels] - ajoutez, supprimez ou modifiez des étiquettes (elles sont nécessaires pour distribuer des documents en masse ou accélérer la recherche)
« Date de suppression automatique » [Auto-delete date] - définissez un délai (en mois) au terme duquel le portail sera automatiquement placé dans la corbeille.
« Paramètres de notification » [Notification settings] :
« S'abonner aux notifications du portail » [Subscribe to portal notifications] (si vous avez désactivé les notifications des portails dans vos paramètres personnels)
« Se désabonner des notifications » [Unsubscribe from notifications] (si vous avez activé les notifications des portails dans vos paramètres personnels)
« Supprimer le portail » [Delete portal]
Points avancés à prendre en compte
« Sécurité » [Security] - Pour savoir comment restreindre l'accès des membres de votre équipe aux portails clients, consultez les informations sur les « Groupes d'accès » [Access groups]
« Sous-portails » [Subportals] - idéaux pour la distribution des bulletins de paie ou les transactions complexes. Consultez cet article pour savoir comment les configurer et cet autre article pour apprendre à distribuer des bulletins de paie en toute sécurité
Vous ne savez pas comment configurer les portails pour votre secteur ? Consultez Exemples de configuration de portails par secteur.
Ou passez à l'étape suivante :
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