Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
Vous préférez regarder une vidéo ? Cette courte vidéo vous guide à chaque étape.
1. Sélectionnez le document
Choisissez la méthode qui vous convient.
a) Depuis « Fichiers » [Files] (importer un nouveau document)
Accédez à « Fichiers »/« Tous les fichiers » [All Files].
Cliquez sur le bouton « + » à côté de « Dossiers de l'entreprise » [Company files].
Sélectionnez « Envoyer un document à signer » [Send a document for signing], puis choisissez le document sur votre ordinateur.
b) Depuis « Fichiers » (un document déjà téléversé)
Faites un clic droit sur le document ou cliquez sur le menu à trois points en fin de ligne, puis sélectionnez « Envoyer pour signature » [Send for signing].
Vous pouvez aussi ouvrir le document et cliquer sur « Envoyer pour signature » dans la barre d’outils en haut.
c) Depuis « Signatures » [Signatures]
Accédez à « Signatures »/« Tableau de bord » [Dashboard].
Cliquez sur le bouton « + » à côté de « Tableau de bord ».
Sur la page « Téléchargez un document et envoyez-le pour signature » [Upload a document and send for signing], faites glisser votre document dans la zone prévue ou cliquez sur le bouton « + » pour le choisir sur votre ordinateur
Bon à savoir : un document importé de cette manière est enregistré dans votre dossier « Documents » [Documents].
2. Ajoutez vos signataires
La page de signature s’ouvre avec votre document au centre, « Signataires » [Signers] à gauche et « Options avancées » [Advanced options] à droite. La fenêtre « Ajouter un signataire » [Add a signer] s’ouvre immédiatement.
Commencez à saisir le nom ou l’adresse e-mail du premier signataire. Sélectionnez-le dans vos contacts ou saisissez une nouvelle adresse e-mail pour créer un contact.
Pour signer vous-même le document, cliquez sur « Ajoutez-moi » [Add me].
Vous pouvez aussi cliquer sur l’icône d’étiquette à côté du champ et utiliser « Trouver des contacts par étiquette » [Find contacts by tag] pour ajouter tous les contacts portant une étiquette donnée.
Si vous le souhaitez, rédigez un « Message de bienvenue » [Welcome message] (affiché lorsque le signataire ouvre le document) et un « Message de remerciement » [Thank you message] (affiché lorsqu’il a terminé). Cliquez sur l’icône à trois points dans l’une ou l’autre des zones pour insérer l’un de vos « Modèles de messages » [Message templates], ou cliquez sur « Enregistrer comme modèle » [Save as a template] pour réutiliser votre texte.
Choisissez le « Type de signature électronique (eIDAS) » [Electronic signature type (eIDAS)] :
« Signature électronique simple (SES) » [Simple Electronic Signature (SES)] — le choix standard pour la plupart des documents. Vous pouvez ajouter une « Étape d'authentification supplémentaire pour déverrouiller le document » [Extra authentication step to unlock the document] :
« Vérification par code SMS à usage unique » [Verification through a one-time SMS code] (des frais SMS s’appliquent)
« KBA - Envoyer un mot de passe généré par le système à l’adresse e-mail du signataire » [KBA - Send a system generated password to signer's email address]
« KBA - Envoyer un mot de passe généré par le système à une autre adresse e-mail » [KBA - Send a system generated password to another email address]
« KBA - Exiger un mot de passe pour déverrouiller le document » [KBA - Require a password to unlock the document]
« Signature électronique avancée (AES) » [Advanced Electronic Signature (AES)] — avec vérification d’identité, un seul signataire.
« Signature électronique qualifiée (QES) » [Qualified Electronic Signature (QES)] — un seul signataire
Les signatures AES et QES entraînent des frais modiques par signature, indiqués à côté de chaque option.
Si vous le souhaitez, activez « Autoriser le signataire à transférer la demande de signature à une autre personne » [Allow the signer to forward the signature request to another person].
Cliquez sur « Soumettre » [Submit].
Le signataire apparaît désormais dans la liste « Signataires ». Pour ajouter le signataire suivant, cliquez sur « Ajouter un signataire » et répétez les étapes ci-dessus. Pour modifier les coordonnées d’un signataire, cliquez sur l’icône de crayon à côté de son nom.
Vous pouvez définir l’ordre de signature. Cliquez sur l’icône d’engrenage à côté de « Signataires » pour ouvrir la fenêtre « Gérer les signataires » [Manage signers] :
Faites glisser les signataires à l’aide de la poignée à points située à gauche pour modifier l’ordre de signature.
Cliquez sur l’icône de corbeille pour supprimer un signataire.
Cliquez sur « Enregistrer les modifications » [Save changes] lorsque vous avez terminé, ou sur « Annuler » [Cancel] pour conserver l’ordre initial.
3. Placez les champs de signature
Sous la liste « Signataires », le message « Veuillez faire glisser les champs appropriés sur le document » [Please drag and drop relevant fields onto the document] s’affiche.
Cliquez sur un signataire dans la liste « Signataires » pour le sélectionner. Les champs que vous placerez ensuite lui seront attribués.
Faites glisser les champs aux emplacements appropriés sur le document. Vous avez le choix entre :
« Signature » [Signature]
« Date » [Date]
« Texte » [Text]
« Case à cocher » [Checkbox]
« Paragraphe » [Paragraph]
Répétez l’opération pour chaque signataire.
4. Si nécessaire, choisissez les options avancées
Le panneau « Options avancées » à droite s’applique à l’ensemble du document. Cliquez sur l’icône d’engrenage en bas à droite du document pour l’afficher ou le masquer.
« M’envoyer un e-mail chaque fois qu’une personne signe et lorsque tout le monde a signé le document. » [E-mail me each time someone signs and when everyone signs the document.]
« Envoyer un rappel automatique » [Send automatic reminder]
« Supprimez le document original une fois que tout le monde a signé. » [Delete the original document after everyone signs.]
« Classer le document signé dans un dossier spécifique associé au destinataire. » [File the signed document in a specific folder associated with the recipient.]
« Exiger que les utilisateurs se connectent avant de pouvoir signer. » [Require user(s) to login before they can sign.]
« Désactiver les signatures tapées » [Disable typed signatures] — les signataires doivent dessiner leur signature.
« Période d'expiration » [Expiration period] — le nombre de jours pendant lesquels la demande reste ouverte.
« Envoyer une notification d'expiration de signature aux signataires » [Send expired signatures notification to signees]
« Enregistrer comme options de signature par défaut. » [Save as default signing options.] — cochez cette option pour réutiliser les mêmes paramètres la prochaine fois.
5. Envoyez le document
Une fois que chaque signataire dispose d’au moins un champ sur le document, le bouton « Envoyer le document » [Send document] en haut à droite devient actif. Cliquez sur « Envoyer le document ».
Vos signataires reçoivent un e-mail les invitant à signer.
6. Suivez la signature
De retour dans « Fichiers », vous verrez une icône de stylo en fin de ligne du document. Cliquez dessus pour consulter les demandes de signature de ce document.
Pour consulter au même endroit tous les documents que vous avez envoyés pour signature, accédez à « Signatures »/« Tableau de bord ». Chaque ligne indique la date d’envoi, le document, l’expéditeur, les signataires et le statut (« Signé » [Signed] ou « Non signé » [Unsigned]). Une coche à côté d’un signataire signifie qu’il a signé ; une icône d’avion en papier signifie qu’il n’a pas encore signé.
Pour ouvrir le rapport de statut, cliquez sur l’icône « i » dans la colonne « Actions » [Actions].
La page « Actions de signature de documents » [Document signing actions] affiche l’« État de la signature » [Signing status] de chaque signataire et un « Journal des transactions » [Transaction log] répertoriant tous les événements. Depuis cette page, vous pouvez :
cliquer sur « Modifier le signataire » [Edit Signer] pour modifier les coordonnées d’un signataire s’il n’a pas encore signé ;
cliquer sur « Envoyer un rappel » [Send reminder] pour relancer un signataire, en complément des rappels automatiques ;
cliquer sur « Ouvrir le contact » [Open contact] pour accéder à la fiche du signataire ;
cliquer sur « Annuler la signature du document » [Cancel document signing] pour annuler l’ensemble de la demande.
Que se passe-t-il lorsque tout le monde a signé ?
Une fois que tous les signataires ont signé, nous :
joignons un certificat de signature au document final, qui est toujours au format PDF ;
l’enregistrons dans le même dossier que l’original, en ajoutant « - signed with MyDocSafe » à son nom (sauf si vous avez choisi un autre dossier dans « Options avancées ») ;
envoyons à chaque signataire un e-mail contenant un lien pour télécharger son exemplaire.
Dans « Signatures »/« Tableau de bord », le statut du document passe à « Signé ». Les documents que d’autres personnes vous ont demandé de signer se trouvent dans « Signatures »/« Signez maintenant » [Sign now], et ceux que vous avez signés dans « Signatures »/« Signé par vous » [Signed by you].
Cas d’utilisation avancés
Nous prenons également en charge de nombreux cas plus complexes. Vous pouvez :
envoyer un document pour signature depuis n’importe quel dossier dans « Fichiers » ou dans un portail client ;
ajouter une étape de signature à une « Proposition » [Proposal] ou à un « Flux de travail » [Workflow] (voir Workflows du portail : visibilité, partage et intégration – ce que verront vos clients) ;
envoyer un document à de nombreuses personnes, chacune signant son propre exemplaire (voir Diffuser un formulaire ou un document aux clients pour qu’ils le remplissent ou le signent) ;
transformer un document en modèle réutilisable avec « Créer un modèle statique » [Create static template] ;
demander une signature électronique avancée ou qualifiée pour les documents nécessitant un niveau de garantie plus élevé.
Étape suivante : 2. Créer votre premier portail client