Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
Vous découvrez les portails ? Commencez par Fonctionnement des portails clients : par où commencer.
Vous pouvez donner accès aux portails à vos clients de quatre façons. Choisissez celle qui convient à votre situation :
Situation | Méthode |
Un nouveau client | |
Une autre personne a besoin d'accéder à un portail existant (un codirigeant, un conjoint) | |
Transférer de nombreux clients à la fois | |
Les clients doivent s'inscrire eux-mêmes, par exemple depuis votre site web |
Avant de commencer : définissez votre message d'invitation par défaut et les rappels dans « Paramètres » [Settings] > « Invitations » [Invitations] du groupe (voir Invitations en attente ci-dessous).
1. Créer un portail et inviter un client
Cliquez sur « Portails » [Portals], ouvrez le groupe de portails et cliquez sur le « + » [+] à côté de « Portails ».
Dans « Commencez à taper pour rechercher ou créer un nouveau contact » [Start typing to search or create a new contact], sélectionnez le client dans vos « Contacts » [Contacts] ou choisissez « Ajouter un nouveau contact » [Add a new contact]. Le nom du portail est renseigné à partir du nom du contact ; vous pouvez le modifier.
Si vous le souhaitez, ajoutez un « Message personnel » [Personal message].
Cliquez sur « Créez le portail et invitez l'utilisateur client » [Create the portal and invite client user].
Vous ne souhaitez pas encore inviter de client ? Laissez le champ du contact vide et cliquez sur « Créer uniquement un portail (j'inviterai les utilisateurs clients plus tard) » [Just create a portal (I will invite client users later)].
2. Ajouter un membre à un portail existant
Dans la liste des portails, cliquez sur l'icône représentant des personnes dans la colonne « Utilisateurs » [Users]. Dans un portail, la même icône se trouve à côté de « Utilisateurs du portail » [Portal Users] dans le menu de gauche.
Dans « Gérer l'accès au portail » [Manage Portal Access], cliquez sur « + » à côté de « Membres » [Members].
Sélectionnez ou créez le contact et choisissez ses « Autorisations » [Permissions] :
« Accès total » [Full Access] : consulter, importer et supprimer des documents, et inviter d'autres personnes dans ce portail.
« Lire/Écrire » [Read/Write] : consulter et importer des documents, sans pouvoir inviter d'autres personnes.
« Lire » [Read] : consultation uniquement. Vous pouvez aussi empêcher les utilisateurs disposant de l'autorisation « Lire » de télécharger des fichiers dans « Paramètres » > « Sécurité » [Security].
Si vous le souhaitez, ajoutez un message personnel, puis cliquez sur « Inviter un nouveau membre » [Invite new member].
L'autorisation par défaut des nouveaux utilisateurs du portail se définit dans « Paramètres » > « Sécurité » du groupe. Pour donner à une personne accès à plusieurs portails, répétez ces étapes pour chaque portail. Elle reçoit un e-mail d'invitation par portail.
3. Importer des portails à partir d'un fichier CSV
Ouvrez le groupe de portails et cliquez sur « Ajouter des portails en masse » [Add Portals in Bulk] dans le menu de gauche.
Cliquez sur « Exemple CSV » [Example CSV] pour télécharger un modèle. Les colonnes sont les suivantes :
« nom » [name] (requis) : le nom du portail
« e-mail » [email], « prénom » [firstName], « nom de famille » [lastName] : le client à inviter. Si vous renseignez l'une de ces colonnes, renseignez les trois.
« étiquette » [label] : une étiquette de portail facultative
Déposez votre fichier sur « Choisissez un fichier CSV ou déposez-le ici » [Choose a CSV file or drop it here], associez vos colonnes aux champs, ajoutez un message de bienvenue si vous le souhaitez et cliquez sur « Importer » [Import].
Les lignes sans adresse e-mail créent des portails sans envoyer d'invitation. Vous pouvez ainsi inviter ces clients plus tard.
4. Partager un lien d'inscription
Avec un lien d'inscription, les clients créent leur propre portail et leurs identifiants de connexion sans attendre d'invitation. Cette méthode convient aux boutons « Devenir client » de votre site web et aux événements.
Ouvrez le groupe de portails et cliquez sur « Lien d'inscription » [Self-signup link] dans le menu de gauche.
Si votre groupe utilise des rôles de portail, choisissez le rôle auquel le lien est destiné.
Cliquez sur « Générer un nouveau lien » [Generate new link], puis copiez-le sur votre site web ou dans vos e-mails. Vous pouvez le révoquer à tout moment.
Bon à savoir :
Les clients qui s'inscrivent de cette façon utilisent des licences d'utilisateur invité. Si vous atteignez la limite de votre abonnement, les nouvelles inscriptions peuvent nécessiter une mise à niveau. La mise à niveau automatique n'est pas disponible pour tous les abonnements. Contactez customerservices@mydocsafehq.com si vous prévoyez un volume important.
Les e-mails de vérification et de connexion ne contiennent pas de lien vers votre page de connexion. Indiquez aux clients où se connecter : ajoutez un bouton « Connexion client » à votre site web et renseignez l'adresse de connexion dans la description du « Tableau de bord » [Dashboard].
Si vous utilisez votre propre domaine de portail (module complémentaire « Image de marque » [Branding]), le lien utilise ce domaine.
Pour recevoir une notification lorsqu'une personne s'inscrit, utilisez « Le gérer dans vos paramètres de notification » [Manage it in your notification settings] sur la même page.
Invitations en attente, rappels et renvoi
Une invitation reste « En attente » [Pending] tant que le client ne l'a pas acceptée, et son avatar apparaît estompé dans la colonne « Utilisateurs ». Accédez à « Paramètres » > « Invitations » du groupe pour définir :
« Message d'invitation d'un nouveau membre » [Invite new member message] : le texte envoyé par défaut avec les invitations.
« Supprimer les invitations en attente après, jours » [Remove pending invitations after, days] (60 par défaut) : délai calculé à partir de l'envoi de l'invitation ou du dernier rappel.
« Rappels d'invitation » [Invitation reminders] > « Envoyer un rappel automatique » [Send automatic reminder] : relance les personnes qui n'ont pas accepté l'invitation.
Pour renvoyer les invitations manuellement : cochez les portails dans la liste des portails et cliquez sur « Renvoyer les invitations en attente » [Resend pending invites].
Le client indique ne pas avoir reçu l'invitation ? Demandez-lui de vérifier ses courriers indésirables et d'ajouter MyDocSafe à sa liste d'expéditeurs autorisés. Vérifiez aussi l'adresse e-mail, car nous ne signalons pas les e-mails non distribués.