Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
Vous préférez regarder une vidéo ? Cette courte vidéo vous guide à chaque étape. Vous pouvez aussi lire les instructions ci-dessous.
Les flux de travail de portail regroupent les étapes que votre client doit effectuer dans son portail : signer des documents, remplir des formulaires, vérifier son identité, etc. Ils vous aident à automatiser l'entrée en relation, à gagner du temps, à accélérer les transactions et à améliorer l'expérience de votre client.
Contrairement aux propositions commerciales, les flux de travail de portail se trouvent dans les portails clients : votre client doit donc d'abord se connecter. Ils conviennent aux tâches sécurisées d'entrée en relation, à la vente de services complémentaires, aux mises à jour périodiques des données et aux renouvellements de contrats. Si vous souhaitez utiliser les flux de travail pour vendre à des prospects, cliquez ici. Si vous souhaitez envoyer rapidement plusieurs documents à signer, cliquez plutôt ici.
Avant de commencer : vous devez disposer d'un portail dont un client a accepté l'invitation.
Dans cet exemple, nous demandons à un client de lire une notice de confidentialité et de signer une lettre de mission.
1. Ouvrez le portail du client
Cliquez sur « Portails » [Portals] dans le menu supérieur et ouvrez le portail de votre client. Votre client figure dans la section « Membres ayant accès » [Members with access]. Cliquez ensuite sur « Flux de travail » [Workflows].
2. Démarrez un nouveau flux de travail
Cliquez sur le bouton « + » et choisissez « Nouveau flux de travail » [New workflow] (ou « Créer à partir d'un modèle » [Create from template] si vous en avez enregistré un). Pour renommer le flux de travail, cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté de son nom.
3. Ajoutez vos étapes
Chaque étape est appelée un widget. Cliquez sur le bouton « + » à côté de « Éléments du workflow » [Workflow elements] pour tous les afficher, par exemple « Demander une signature » [Request a signature], « Demander à voir et à approuver » [Ask to view and approve], « Téléverser des documents » [Upload documents], « Services et paiement » [Services and payment], « Formulaire » [Form] et « Vérifications d'identité » [ID Verifications].
Pour ajouter un « Formulaire », créez-le d'abord dans « Modèles de formulaires » [Form Templates].
L'étape « Vérifications d'identité » nécessite un abonnement.
Pour « Services et paiement », configurez vos services et connectez Stripe ou GoCardless.
4. Demandez à votre client de consulter et d'approuver un document
Choisissez « Demander à voir et à approuver ». Donnez à l'étape un nom que votre client verra (par exemple « Lire notre notice de confidentialité »), sélectionnez le document et cliquez sur « Enregistrer » [Save]. L'étape apparaît dans votre liste d'éléments du flux de travail.
5. Demandez une signature
Cliquez à nouveau sur « + » et choisissez « Demander une signature ». Nommez l'étape et sélectionnez le document à signer. L'éditeur de champs s'ouvre : faites glisser les champs « Signature » [Signature] et « Date » [Date] sur le document, puis cliquez sur « Enregistrez le modèle » [Save the template]. De retour dans le widget, cliquez sur « Enregistrer ».
Les deux étapes figurent désormais dans votre flux de travail. Vous pouvez les faire glisser pour modifier leur ordre.
6. Complétez et envoyez
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Compléter et envoyer » [Complete and send]. Dans la boîte de dialogue « Envoyer le flux de travail » [Send workflow], votre client est déjà sélectionné. Ajoutez un message personnel et cliquez sur « Envoyer » [Send]. Utilisez « Gérer l'accès au portail » [Manage portal access] si vous devez d'abord ajouter une personne au portail.
7. Votre client reçoit un e-mail et se connecte
Votre client reçoit un e-mail contenant un bouton « Démarrer le flux de travail » [Start workflow].
Le flux de travail se trouvant dans son portail sécurisé, votre client se connecte avec l'adresse e-mail et le mot de passe de son portail et accède directement à la première étape.
8. Votre client effectue chaque étape
Votre client lit la notice de confidentialité et clique sur « Accuser réception et fermer » [Acknowledge and close].
Il ouvre ensuite la lettre de mission, clique sur « Aller au premier champ » [Jump to the first field], signe, ajoute la date et clique sur « Soumettre le document » [Submit the document]. Chaque étape terminée est cochée.
9. Suivez et gérez le flux de travail
De retour dans l'onglet « Flux de travail » du portail, le flux de travail affiche le statut « Terminé » [Completed]. Depuis son menu (« ⋯ »), vous pouvez l'ouvrir, renvoyer l'invitation, le télécharger au format PDF, le modifier, en créer une copie, l'archiver ou le supprimer.
Pour aller plus loin :
Utilisez « Statuts du flux de travail » [Workflow statuses] pour ajouter vos propres statuts à chaque étape et améliorer le suivi dans vos rapports.
Utilisez « Rappels et échéances » [Reminders & Deadlines] pour relancer automatiquement vos clients.
Cliquez sur « Copier comme modèle » [Copy as template] dans l'éditeur de flux de travail pour réutiliser un flux de travail avec d'autres clients.
Revenir à l'étape précédente :
ou passer à l'étape suivante :