Nota: algunas capturas de pantalla aún muestran la interfaz en inglés; las etiquetas traducidas aparecen en el texto.
¿Prefiere ver un vídeo? Este breve vídeo le guía paso a paso.
1. Seleccione el documento
Elija la opción que le resulte más cómoda.
a) Desde "Archivos" [Files] (subir un documento nuevo)
Vaya a "Archivos"/"Todos los archivos" [All Files].
Haga clic en el botón "+" junto a "Archivos de la empresa" [Company files].
Seleccione "Enviar un documento para firmar" [Send a document for signing] y, a continuación, elija el documento en su ordenador.
b) Desde "Archivos" (un documento que ya ha subido)
Haga clic con el botón derecho en el documento, o haga clic en el menú de tres puntos al final de su fila, y seleccione "Enviar para firmar" [Send for signing].
También puede abrir el documento y hacer clic en "Enviar para firmar" en la barra de herramientas superior.
c) Desde "Firmas" [Signatures]
Vaya a "Firmas"/"Panel" [Dashboard].
Haga clic en el botón "+" junto a "Panel".
En la página "Subir un documento y enviarlo para firmar" [Upload a document and send for signing], arrastre y suelte el documento en el recuadro, o haga clic en el botón "+" para seleccionarlo en su ordenador
Conviene saberlo: los documentos que suba de esta forma se guardan en su carpeta "Documentos" [Documents].
2. Añada a los firmantes
La página de firma se abre con el documento en el centro, "Firmantes" [Signers] a la izquierda y "Opciones avanzadas" [Advanced options] a la derecha. La ventana "Agregar un firmante" [Add a signer] se abre de inmediato.
Empiece a escribir el nombre o la dirección de correo electrónico del primer firmante. Selecciónelo entre sus contactos o escriba una nueva dirección de correo electrónico para crear un contacto nuevo.
Para firmar el documento usted mismo, haga clic en "Añadirme" [Add me].
También puede hacer clic en el icono de etiqueta junto al campo y utilizar "Buscar contactos por etiqueta" [Find contacts by tag] para añadir a todas las personas con una etiqueta determinada.
Si lo desea, escriba un "Mensaje de bienvenida" [Welcome message] (se muestra cuando el firmante abre el documento) y un "Mensaje de agradecimiento" [Thank you message] (se muestra cuando termina). Haga clic en el icono de tres puntos de cualquiera de los dos recuadros para insertar una de sus "Plantillas de mensajes" [Message templates], o haga clic en "Guardar como plantilla" [Save as a template] para reutilizar lo que ha escrito.
Elija el "Tipo de firma electrónica (eIDAS)" [Electronic signature type (eIDAS)]:
"Firma electrónica simple (SES)" [Simple Electronic Signature (SES)]: la opción habitual para la mayoría de los documentos. Si lo desea, añada un "Paso de autenticación adicional para desbloquear el documento" [Extra authentication step to unlock the document]:
"Verificación a través de un código SMS de un solo uso" [Verification through a one-time SMS code] (Se aplican tarifas de SMS)
"KBA - Enviar una contraseña generada por el sistema a la dirección de correo electrónico del firmante" [KBA - Send a system generated password to signer's email address]
"KBA - Enviar una contraseña generada por el sistema a otra dirección de correo electrónico" [KBA - Send a system generated password to another email address]
"KBA - Requiere una contraseña para desbloquear el documento" [KBA - Require a password to unlock the document]
"Firma electrónica avanzada (AES)" [Advanced Electronic Signature (AES)]: con verificación de identidad, solo un firmante.
"Firma electrónica cualificada (QES)" [Qualified Electronic Signature (QES)]: solo un firmante
Las firmas AES y QES tienen un pequeño coste por firma, que se muestra junto a cada opción.
Si lo desea, active "Permitir que el firmante reenvíe la solicitud de firma a otra persona" [Allow the signer to forward the signature request to another person].
Haga clic en "Enviar" [Submit].
El firmante aparece ahora en la lista "Firmantes". Para añadir al siguiente firmante, haga clic en "Agregar un firmante" y repita los pasos anteriores. Para modificar los datos de un firmante, haga clic en el icono del lápiz junto a su nombre.
Si lo desea, establezca el orden de firma. Haga clic en el icono del engranaje junto a "Firmantes" para abrir la ventana "Administrar firmantes" [Manage signers]:
Arrastre y suelte a los firmantes desde el asa de puntos situada a la izquierda para cambiar el orden de firma.
Haga clic en el icono de la papelera para eliminar a un firmante.
Haga clic en "Guardar cambios" [Save changes] cuando termine, o en "Cancelar" [Cancel] para mantener el orden anterior.
3. Coloque los campos de firma
Debajo de la lista "Firmantes" verá "Arrastre y suelte los campos pertinentes en el documento" [Please drag and drop relevant fields onto the document].
Haga clic en un firmante de la lista "Firmantes" para seleccionarlo. Los campos que coloque a continuación pertenecerán a ese firmante.
Arrastre y suelte los campos en los lugares correspondientes del documento. Puede elegir entre:
"Firma" [Signature]
"Fecha" [Date]
"Texto" [Text]
"Casilla de verificación" [Checkbox]
"Párrafo" [Paragraph]
Repita el proceso para cada firmante.
4. Si lo desea, elija opciones avanzadas
El panel "Opciones avanzadas" de la derecha se aplica a todo el documento. Haga clic en el icono del engranaje situado en la parte inferior derecha del documento para mostrarlo u ocultarlo.
"Enviarme un correo electrónico cada vez que alguien firme y cuando todos hayan firmado el documento." [E-mail me each time someone signs and when everyone signs the document.]
"Enviar recordatorio automático" [Send automatic reminder]
"Eliminar el documento original después de que todos firmen." [Delete the original document after everyone signs.]
"Archivar el documento firmado en una carpeta específica asociada al destinatario." [File the signed document in a specific folder associated with the recipient.]
"Requerir que los usuarios inicien sesión antes de poder firmar." [Require user(s) to login before they can sign.]
"Deshabilitar firmas mecanografiadas" [Disable typed signatures]: los firmantes deben dibujar su firma.
"Período de caducidad" [Expiration period]: el número de días durante los que la solicitud permanece abierta.
"Enviar notificación de firmas vencidas a los firmantes" [Send expired signatures notification to signees]
"Guardar como opciones de firma predeterminadas." [Save as default signing options.]: marque esta casilla para utilizar las mismas opciones la próxima vez.
5. Envíe el documento
Cuando cada firmante tenga al menos un campo en el documento, se activará el botón "Enviar documento" [Send document] de la parte superior derecha. Haga clic en "Enviar documento".
Los firmantes reciben un correo electrónico en el que se les pide que firmen.
6. Haga un seguimiento de la firma
Al volver a "Archivos", verá un icono de pluma al final de la fila del documento. Haga clic en él para ver las solicitudes de firma de ese documento.
Para ver en un solo lugar todos los documentos que ha enviado para firmar, vaya a "Firmas"/"Panel". Cada fila muestra la fecha de envío, el documento, el remitente, los firmantes y el estado ("Firmado" [Signed] o "No firmado" [Unsigned]). Una marca de verificación junto a un firmante indica que ha firmado; un icono de avión de papel indica que aún no lo ha hecho.
Para abrir el informe de estado, haga clic en el icono "i" de la columna "Acciones" [Actions].
La página "Acciones de firma de documentos" [Document signing actions] muestra el "Estado de firma" [Signing status] de cada firmante y un "Registro de transacciones" [Transaction log] de todo lo sucedido. Desde aquí puede:
hacer clic en "Editar firmante" [Edit Signer] para modificar los datos de un firmante si aún no ha firmado;
hacer clic en "Enviar recordatorio" [Send reminder] para recordar a un firmante que firme, además de los recordatorios automáticos;
hacer clic en "Abrir contacto" [Open contact] para ir a la ficha de contacto del firmante;
hacer clic en "Cancelar firma de documento" [Cancel document signing] para cancelar toda la solicitud.
Qué ocurre cuando todos han firmado
Una vez que todos los firmantes han firmado:
adjuntamos un certificado de firma al documento final, que siempre es un PDF;
lo guardamos en la misma carpeta que el original, añadiendo "- signed with MyDocSafe" a su nombre (a menos que haya elegido otra carpeta en "Opciones avanzadas");
enviamos por correo electrónico a cada firmante un enlace para descargar su copia.
En "Firmas"/"Panel", el estado del documento cambia a "Firmado". Los documentos que otras personas le han pedido que firme usted se encuentran en "Firmas"/"Firmar ahora" [Sign now], y los que ya ha firmado, en "Firmas"/"Firmado por ti" [Signed by you].
Casos avanzados
Tenga en cuenta que también ofrecemos opciones para diversas situaciones más complejas. Puede:
enviar un documento para firmar desde cualquier carpeta de "Archivos" o de un portal de clientes;
añadir un paso de firma a una "Propuesta" [Proposal] o a un "Flujo de trabajo" [Workflow] (consulte Flujo de trabajo del portal: visibilidad, uso compartido e incorporación; qué verán sus clientes);
enviar un documento a muchas personas para que cada una firme su propia copia (consulte Envío masivo de un formulario o documento a clientes para que lo rellenen o firmen);
convertir un documento en una plantilla reutilizable con "Crear plantilla estática" [Create static template];
solicitar una firma electrónica avanzada o cualificada para documentos que requieran un mayor nivel de garantía.
Siguiente paso: 2. Cree su primer portal de clientes