Nota: algunas capturas de pantalla aún muestran la interfaz en inglés; las etiquetas traducidas aparecen en el texto.
Términos que utilizamos
Hay seis términos que aparecen con frecuencia. A continuación se explica qué significa cada uno.
Plantilla
Un flujo de trabajo que usted crea en la página "Plantillas de flujo de trabajo" [Workflow templates] del grupo del portal.
Una plantilla es la versión maestra. Los clientes nunca rellenan la plantilla en sí. Cada cliente trabaja en su propia copia.
Copia
Un flujo de trabajo que se encuentra dentro del portal de un cliente.
Se crea una copia cada vez que:
usted envía un flujo de trabajo a un cliente
usted crea uno a partir de una plantilla dentro de su portal
o un cliente inicia un flujo de trabajo por su cuenta.
La copia pertenece únicamente a ese portal. Ningún otro cliente puede verla, abrirla ni completarla.
Como cada cliente trabaja en su propia copia, sus respuestas y documentos se mantienen separados. Editar la plantilla más adelante no modifica las copias que ya existen.
"Visible" [Visible]
Un ajuste de la plantilla. "Visible" significa que todos los clientes del grupo del portal pueden verla.
Una plantilla visible aparece en la sección "Flujos de trabajo" [Workflows] de todos los portales del grupo, y cualquier cliente puede iniciarla cuando lo desee.
(visible dentro del portal)
La visibilidad es un ajuste que se aplica a todo el grupo. No es posible hacer que una plantilla sea visible para un cliente y esté oculta para otro.
"Invisible" [Invisible]
El ajuste opuesto. "Invisible" significa que ningún cliente puede ver la plantilla.
La plantilla sigue existiendo y usted puede seguir utilizándola. Un cliente solo la recibe cuando usted coloca una copia en su portal.
"Borrador" [Draft]
Un flujo de trabajo que aún no ha terminado de crear.
Los clientes nunca ven un borrador, aunque esté configurado como visible. Tampoco puede copiar un borrador en un portal ni establecerlo como predeterminado. Termine primero el flujo de trabajo.
"Predeterminado para nuevos invitados" [Default for new invitees]
Un ajuste que activa para una única plantilla visible del grupo, mediante el menú de tres puntos de la página "Plantillas de flujo de trabajo". A continuación, aparece una estrella junto a su nombre.
"Por defecto" [Default] significa "esto debe completarse primero". Cuando un nuevo cliente inicia sesión por primera vez, este flujo de trabajo se abre automáticamente y el cliente no puede utilizar ninguna otra parte del portal hasta que lo complete.
1. Visible y predeterminado: qué controla cada ajuste
Es fácil confundir estos dos ajustes. Esta es la diferencia, resumida en una línea para cada uno:
"Visible" responde a "¿pueden los clientes ver este flujo de trabajo?"
"Por defecto" responde a "¿deben los clientes completar primero este flujo de trabajo?"
| Qué hace |
"Visible" | Incluye el flujo de trabajo en la lista "Flujos de trabajo" de todos los portales del grupo, listo para que cualquier cliente lo inicie |
"Predeterminado para nuevos invitados" | Abre el flujo de trabajo automáticamente cuando un nuevo cliente inicia sesión por primera vez y mantiene el resto del portal bloqueado hasta que lo complete |
Por qué predeterminado implica más que visible
Un flujo de trabajo visible es opcional. Aparece en la lista del cliente, que puede completarlo cuando quiera o no completarlo nunca.
Un flujo de trabajo predeterminado es obligatorio. Es lo primero que ve el cliente, y ninguna otra parte del portal se abre hasta que lo complete.
Un flujo de trabajo debe ser visible para poder ser predeterminado
No puede establecer como predeterminado un flujo de trabajo invisible.
El motivo: cuando un cliente completa el flujo de trabajo predeterminado, este permanece en su lista "Flujos de trabajo" como registro de lo que le ha enviado y firmado. El portal está diseñado para mostrar a los clientes todo lo que han presentado. Volver a ocultar el flujo de trabajo les quitaría ese registro.
Por tanto, no es posible combinar predeterminado = sí y visible = no. Si solo algunos de sus clientes deben ver un flujo de trabajo, no lo establezca como predeterminado. Envíeselo a esos clientes de forma individual.
Si más adelante desea ordenar la lista de un cliente, puede eliminar su copia completada desde su portal. Consulte la sección 7
2. Enviar un flujo de trabajo a un cliente
Enviar un flujo de trabajo a un cliente es muy sencillo y ahora puede hacerlo sin abrir su portal. Hay dos formas de enviarlo.
2a. Desde la página "Plantillas de flujo de trabajo" (la opción más rápida)
Utilice esta opción cuando desee enviar una plantilla tal como está. Sirve tanto para plantillas visibles como invisibles.
Vaya a "Portales" [Portals], abra su grupo del portal y haga clic en "Plantillas de flujo de trabajo" en el menú de la izquierda.
Haga clic en el menú de tres puntos junto a la plantilla que desee enviar.
Haga clic en "Enviar al cliente" [Send to client].
En la ventana "Enviar al cliente", seleccione el portal del cliente de la lista. Si tiene muchos portales, puede escribir para buscar.
Haga clic en "Continuar" [Continue].
En la ventana "Enviar flujo de trabajo" [Send workflow], compruebe el destinatario en el campo "Para" [To]. Este muestra las personas del portal que ha elegido.
Si lo desea, añada un mensaje. Aparecerá en el correo de invitación, encima del botón en el que el cliente hace clic para iniciar el flujo de trabajo.
Haga clic en "Enviar" [Send].
Verá una confirmación de que la invitación se ha enviado. Colocamos automáticamente una copia de la plantilla en el portal de ese cliente, por lo que no es necesario clonarla antes.
Conviene saber:
"Enviar al cliente" no aparece para las plantillas en estado "Borrador". Termine primero la plantilla.
Si "Enviar al cliente" está deshabilitado, la plantilla tiene un problema que impide su ejecución (por ejemplo, un paso que aún no está configurado). Pase el cursor sobre el icono de advertencia que aparece junto a ella para ver qué debe corregir.
La persona a la que envía la invitación ya debe ser miembro de ese portal. Para añadirla, haga clic en "Administrar el acceso al portal" [Manage portal access] en la ventana "Enviar flujo de trabajo".
2b. Desde el portal del cliente
Utilice esta opción cuando desee modificar el flujo de trabajo para este cliente antes de enviarlo.
Vaya a "Portales" y abra el portal del cliente.
Abra la pestaña "Flujos de trabajo" .
Elija el flujo de trabajo:
Plantilla visible: haga clic en "Enviar invitación al flujo de trabajo" [Send workflow invite] en la plantilla de la lista.
Plantilla invisible: haga clic en el botón "+" [+] → "Crear a partir de una plantilla" [Create from template], elija el flujo de trabajo, realice los cambios necesarios para este cliente y haga clic en "Enviar flujo de trabajo".
Elija el destinatario. Puede añadir su propio mensaje.
Haga clic en "Enviar".
Qué experimenta su cliente
Recibe un correo con el asunto "Invitación a completar el flujo de trabajo: [nombre del flujo de trabajo]" [Invitation to Complete Workflow: [workflow name]]
Hace clic en el enlace, inicia sesión y el flujo de trabajo se abre de inmediato.
Puede cerrar el flujo de trabajo en cualquier momento y retomarlo más adelante desde la sección "Flujos de trabajo" de su portal o desde el enlace del correo. Un flujo de trabajo que usted envía manualmente no bloquea el resto del portal.
Si el flujo de trabajo tiene un plazo establecido en días, por ejemplo, "5 días después del envío", la cuenta atrás comienza en el momento en que lo envía. El cliente ve la fecha límite incluso antes de abrir el flujo de trabajo.
Cada envío crea una copia
Enviar un flujo de trabajo siempre coloca una copia en el portal de ese cliente. Sus respuestas y documentos se mantienen separados de los de los demás, y editar la plantilla después no modifica las copias que ya ha enviado.
Hay dos aspectos de las copias que pueden prestarse a confusión en la lista:
Una copia creada mediante un envío tiene exactamente el mismo nombre que la plantilla. Nada en la lista indica que es una copia, por lo que parece el original. No lo es. Pertenece únicamente a ese portal.
Una copia creada con "+" → "Crear a partir de una plantilla" se llama "[nombre del flujo de trabajo] (Copiar)" [[workflow name] (copy)].
Visible o invisible: qué cambia
| Plantilla visible | Plantilla invisible |
Antes de enviarla | Todos los clientes del grupo ya pueden verla e iniciarla por su cuenta | Ningún cliente puede verla |
Después de enviarla | El cliente recibe el correo de invitación y su propia copia, con el mismo nombre que la plantilla | El cliente recibe el correo de invitación y el flujo de trabajo aparece únicamente en el portal de ese cliente |
Otros clientes | Siguen viendo la plantilla y pueden iniciarla por su cuenta | Nunca la ven |
3. Asignar distintos flujos de trabajo a distintos clientes
Esto se hace mediante copias, no mediante la visibilidad.
Una copia se encuentra dentro de un único portal y nunca aparece en la lista de ningún otro cliente. Por tanto, los pasos siguientes permiten tener Cliente A → flujo de trabajo A y Cliente B → flujo de trabajo B, sin que ninguno de los dos clientes pueda ver, abrir ni completar el flujo de trabajo del otro.
Cree cada flujo de trabajo en la página "Plantillas de flujo de trabajo" y establézcalo como "Invisible". Asegúrese de que está terminado y no es un borrador, ya que los borradores no pueden copiarse en un portal.
Si hay un flujo de trabajo que realmente todos los nuevos clientes deben completar primero, manténgalo visible y establézcalo como predeterminado. Todo lo demás debe permanecer invisible.
Abra el portal del cliente que necesita un flujo de trabajo concreto.
Vaya a "Flujos de trabajo" → "+" → "Crear a partir de una plantilla" y elija el flujo de trabajo. Aparecerá en ese portal una copia llamada "[nombre del flujo de trabajo] (Copiar)".
Modifique lo que sea específico de este cliente y, a continuación, haga clic en "Enviar flujo de trabajo" y elija el destinatario.
El cliente recibe la invitación y ve el flujo de trabajo en su propio portal. Ningún otro portal del grupo cambia.
Conviene saber: Una copia creada con "+" → "Crear a partir de una plantilla" está disponible para ese cliente desde el momento en que existe, antes de que haga clic en "Enviar flujo de trabajo". Cree la copia solo cuando esté listo para enviarla.
Pasar a un cliente a la siguiente etapa
Los flujos de trabajo no se encadenan. Completar uno no asigna ni inicia el siguiente. Una persona de su equipo crea y envía cada nuevo flujo de trabajo siguiendo los pasos anteriores.
Si desea que el cliente pase de una etapa a la siguiente sin esperar a que usted intervenga, incluya las etapas en un único flujo de trabajo y sepárelas con un paso de mensaje, como "Etapa 1 completada, continúe con la etapa 2". El cliente podrá avanzar sin interrupciones, pero las etapas quedarán en un único registro en lugar de varios.
4. Cuando los clientes inician un flujo de trabajo por su cuenta
Un cliente puede iniciar un flujo de trabajo por su cuenta cuando es visible y no es un borrador.
Qué experimenta su cliente
Abre la sección "Flujos de trabajo" de su portal, o una pestaña de navegación si usted ha añadido el flujo de trabajo como pestaña del portal.
Hace clic en el flujo de trabajo. Este se inicia de inmediato, sin necesidad de invitación.
Se crea su propia copia, igual que cuando usted lo envía, y esta sustituye a la plantilla en su lista. Sus respuestas se mantienen privadas dentro de su portal.
Qué ve usted
El flujo de trabajo y su progreso aparecen en el portal de ese cliente y en su panel de "Flujos de trabajo".
Puede recibir una notificación cuando un cliente complete un flujo de trabajo. Actívela en "Ajustes personales" [Personal Settings] → "Notificaciones" [Notifications] → "Configuración de notificaciones del portal" [Portal notification settings] → "Flujo de trabajo del portal completado" [Portal workflow completed]. Las notificaciones en la aplicación están activadas por defecto y las de correo electrónico, desactivadas. Cada miembro del equipo elige sus propios ajustes.
5. Flujos de trabajo de incorporación predeterminados (visibles + predeterminados)
Utilice un flujo de trabajo de incorporación predeterminado cuando todos los nuevos clientes deban completar algo antes de poder utilizar su portal, como un formulario de bienvenida, comprobaciones KYC o la firma de sus condiciones.
Cómo configurarlo
Abra el grupo del portal y vaya a "Plantillas de flujo de trabajo".
Haga clic en el menú de tres puntos de un flujo de trabajo visible y terminado.
Seleccione "Establecer como predeterminado para nuevos invitados" [Set as default for new invitees]. Aparecerá una estrella junto al nombre del flujo de trabajo.
Para dejar de utilizarlo como predeterminado, abra el mismo menú y seleccione "No establecido como predeterminado" [Unset as default].
Clientes a los que invita manualmente
Cuando crea un portal o añade un miembro ("Administrar el acceso" [Manage Access] → "Añadir miembro" [Add member]), el campo "Flujo de trabajo de incorporación" [Onboarding workflow] ya contiene el flujo de trabajo predeterminado del grupo.
Manténgalo, elija otro flujo de trabajo o seleccione "Ningún flujo de trabajo" [No workflow] para este cliente.
La invitación pendiente muestra el flujo de trabajo para que pueda comprobar qué se pedirá al cliente que complete.
Para ver las invitaciones pendientes, haga clic en el icono junto al contacto:
Clientes que se registran mediante su enlace de autorregistro
A los clientes que se registran mediante el enlace de autorregistro del grupo del portal se les asigna automáticamente el flujo de trabajo predeterminado del grupo. No puede elegir otro flujo de trabajo para ellos en el momento del registro.
Si el grupo tiene un flujo de trabajo predeterminado, los nuevos usuarios registrados deben completarlo.
Si el grupo no tiene un flujo de trabajo predeterminado, acceden directamente a la página de inicio del portal.
Para recibir una notificación cuando alguien se registre, active "Autorregistro en el portal" [Portal self-signup] en "Ajustes personales" → "Configuración de notificaciones" [Notification settings] → "Configuración de notificaciones del portal". Cada miembro del equipo controla este ajuste para sí mismo.
Qué experimenta su cliente (invitado o registrado por su cuenta)
Acepta la invitación o termina de registrarse e inicia sesión.
Su portal se abre directamente en el flujo de trabajo de incorporación en lugar de en la página de inicio.
Hasta que lo complete, no puede cerrar el flujo de trabajo ni abrir ninguna otra página del portal. Cada vez que vuelve, incluso después de cerrar sesión e iniciarla de nuevo, se le dirige al flujo de trabajo.
Cuando completa el último paso, el portal se abre con normalidad y permanece accesible. No se le vuelve a dirigir al flujo de trabajo, y su copia completada permanece en la lista "Flujos de trabajo" como registro.
Cada nuevo cliente recibe su propia copia del flujo de trabajo de incorporación, por lo que las respuestas de un cliente nunca se muestran a otro.
Esta es la parte que más conviene probar personalmente antes de ponerla en marcha. Cómo probar la experiencia internamente explica cómo hacerlo y cómo evitar el error habitual de abrir la invitación en el navegador donde ya ha iniciado sesión como administrador.
A quién no se le pide que lo complete
Clientes existentes. Los clientes que se incorporaron antes de que estableciera un flujo de trabajo predeterminado, o a los que se invitó con "Ningún flujo de trabajo", no se ven afectados. Verán el flujo de trabajo en su lista, pero nada les pedirá que lo completen. Para exigirlo a uno de ellos, asígneselo en "Administrar el acceso" (consulte la sección 6).
Su propio equipo. A los usuarios de la empresa que añada a un portal nunca se les pide que completen el flujo de trabajo de incorporación.
Grupos sin flujo de trabajo predeterminado. Los nuevos clientes acceden directamente a la página de inicio del portal.
6. Cambiar o quitar el flujo de trabajo de incorporación de un cliente
Si un cliente no puede avanzar o usted ha elegido el flujo de trabajo equivocado, puede cambiarlo sin eliminar al cliente ni volver a invitarlo:
Abra el grupo del portal y busque el portal del cliente.
Haga clic en el menú de tres puntos → "Administrar el acceso" (o haga clic en el icono junto al contacto)
En la fila del cliente, cambie el "Flujo de trabajo de incorporación" por otro flujo de trabajo o seleccione "Ningún flujo de trabajo".
Haga clic en "Guardar" [Save].
Si elige "Ningún flujo de trabajo", el cliente podrá utilizar su portal con normalidad la próxima vez que lo abra.
7. Eliminar plantillas y copias
Cambiar una plantilla a invisible no elimina los flujos de trabajo que los clientes ya han iniciado o completado. Estos son copias en sus portales y permanecen allí como registro del cliente.
Cuando desee eliminar algo, es importante distinguir qué elimina.
Qué elimina | Qué ocurre |
Una copia dentro del portal de un cliente ("Portales" → el portal → "Flujos de trabajo") | Solo ese cliente pierde ese flujo de trabajo. Los demás portales no se modifican. Así puede ordenar la lista de un cliente. |
La plantilla de la página "Plantillas de flujo de trabajo" | El historial de ese flujo de trabajo se elimina de todos los portales que contienen una copia. Utilice esta opción solo cuando ya no necesite el registro de ese flujo de trabajo de ningún cliente. |
Referencia rápida
Situación | Qué ve el cliente |
Usted envía un flujo de trabajo visible | Correo de invitación. Su propia copia, con el mismo nombre que la plantilla, sustituye a la plantilla en su lista. Puede cerrarla y retomarla más adelante. |
Usted envía un flujo de trabajo invisible | Correo de invitación. El flujo de trabajo aparece únicamente en su portal. Puede cerrarlo y retomarlo más adelante. |
Usted utiliza "+" → "Crear a partir de una plantilla" | La copia, llamada "[nombre] (Copiar)", aparece en ese portal de inmediato, incluso antes de que la envíe |
El cliente consulta "Flujos de trabajo" | Todas las plantillas visibles y terminadas, además de las copias de su propio portal. Al hacer clic en una, se inicia. |
Cliente invitado con un flujo de trabajo de incorporación | Se le dirige directamente al flujo de trabajo y no puede utilizar el portal hasta completarlo |
Cliente invitado con "Ningún flujo de trabajo" | La página de inicio del portal, con normalidad |
El cliente se registra por su cuenta y el grupo tiene un flujo de trabajo predeterminado | Se le dirige directamente al flujo de trabajo predeterminado y no puede utilizar el portal hasta completarlo |
El cliente se registra por su cuenta y el grupo no tiene un flujo de trabajo predeterminado | La página de inicio del portal, con normalidad |
Usuario de la empresa añadido a un portal | El portal con normalidad; nunca se le pide que complete la incorporación |
Preguntas frecuentes
¿Puedo establecer un flujo de trabajo como predeterminado sin hacerlo visible?
No. Un flujo de trabajo debe ser visible para poder ser predeterminado y sigue siendo visible después para que el cliente conserve un registro de lo que ha completado. Si un flujo de trabajo es solo para determinados clientes, no lo establezca como predeterminado. Envíeselo a esos clientes de forma individual.
¿Puedo hacer que un flujo de trabajo sea visible para un único cliente?
No mediante el ajuste de visibilidad, que siempre se aplica a todo el grupo del portal. En su lugar, coloque una copia en el portal de ese cliente (sección 3). Una copia nunca aparece en la lista de ningún otro cliente.
Un flujo de trabajo que solo envié a un cliente ha aparecido en el portal de otro. ¿Qué ha ocurrido?
Las copias no se transfieren entre portales. Hay tres explicaciones habituales:
el flujo de trabajo también se envió a ese cliente, lo que crea, sin indicarlo expresamente, una copia con el mismo nombre que la plantilla;
alguien lo creó a partir de la plantilla dentro de ese portal;
la plantilla es visible, por lo que aparece en todos los portales del grupo.
Compruebe si la fila corresponde a la plantilla o a una copia y si se ha enviado algo desde ese portal.
¿Por qué dos portales del mismo cliente muestran distintos flujos de trabajo?
Cada portal conserva sus propias copias y deja de mostrar la plantilla en cuanto tiene una copia propia. Por tanto, dos portales empiezan a diferenciarse en cuanto uno de ellos recibe un flujo de trabajo. Si tiene portales con nombres casi idénticos, cámbielos para que quede claro cuál es cuál.
¿Qué significa el + junto al nombre de un flujo de trabajo?
Significa que el cliente puede ejecutar ese flujo de trabajo más de una vez. Depende de los ajustes del propio flujo de trabajo. Las copias siempre se crean con esta opción desactivada, por lo que nunca muestran ese símbolo.
(No es lo mismo que el botón "+" de la sección "Flujos de trabajo", que sirve para añadir un flujo de trabajo a un portal.)
¿Puede iniciarse automáticamente el siguiente flujo de trabajo cuando un cliente completa el anterior? Por el momento, no. Cada flujo de trabajo lo envía un miembro de su equipo. Si desea que el cliente continúe sin interrupciones, combine las etapas en un único flujo de trabajo con un paso de mensaje entre ellas.
Un cliente dice que está "atrapado" en un flujo de trabajo y no puede acceder a sus documentos. Se le ha pedido que complete un flujo de trabajo de incorporación. Cuando complete todos los pasos, el portal se abrirá con normalidad. Si no debería tener que completarlo, establezca su "Flujo de trabajo de incorporación" en "Ningún flujo de trabajo" en "Administrar el acceso".
Un cliente hizo clic en su invitación y acabó en el portal de otra persona.
Esto ocurre cuando el enlace de la invitación se abre en un navegador donde ya se ha iniciado sesión en otra cuenta de MyDocSafe. El enlace continúa en esa sesión existente en lugar de iniciar una nueva. Pida al cliente que cierre sesión primero o que abra la invitación en una ventana de navegación privada. No se han compartido datos entre las dos cuentas. Lo mismo puede ocurrir al probar su propia configuración, por lo que conviene consultar Cómo probar la experiencia internamente.
He cambiado un flujo de trabajo a invisible y ha desaparecido de los portales de todos mis clientes. ¿Es normal?
Sí. La visibilidad se aplica a todos los portales del grupo. Las copias que los clientes ya tienen, incluidas las completadas, permanecen en sus portales.
¿Pueden los clientes ver los flujos de trabajo en borrador?
No. Los borradores no aparecen en las listas de los clientes aunque estén configurados como visibles, y no pueden copiarse en un portal. Solo un flujo de trabajo terminado y visible puede establecerse como predeterminado.
Quiero eliminar el flujo de trabajo establecido como predeterminado. ¿Qué debo hacer?
Seleccione primero "No establecido como predeterminado" y después elimínelo. Recuerde que eliminar la plantilla también elimina ese flujo de trabajo de todos los portales que contienen una copia. Si necesita conservar los registros completados de sus clientes, elimine las copias individuales en su lugar (sección 7).