Nota: algunas capturas de pantalla aún muestran la interfaz en inglés; las etiquetas traducidas aparecen en el texto.
¿Prefiere ver un vídeo? Este breve vídeo le guía por todos los pasos. También puede leer las instrucciones que aparecen a continuación.
Los flujos de trabajo del portal son pasos que desea que su cliente complete dentro de su portal: firmar documentos, rellenar formularios, verificar su identidad y otras tareas. Le ayudan a automatizar la incorporación de clientes, ahorrar tiempo, agilizar las transacciones y mejorar la experiencia de sus clientes.
A diferencia de las propuestas, los flujos de trabajo del portal se encuentran dentro de los portales de los clientes, por lo que el cliente debe iniciar sesión primero. Son ideales para tareas de incorporación seguras, la venta de servicios adicionales, las actualizaciones periódicas de datos y las renovaciones de contratos. Si desea utilizar flujos de trabajo para vender a clientes potenciales, vaya aquí. Si desea enviar rápidamente varios documentos para firmar, vaya aquí.
Antes de empezar: necesita un portal con un cliente que haya aceptado la invitación para acceder a él.
En este ejemplo, pedimos a un cliente que lea un aviso de privacidad y firme una carta de encargo.
1. Abra el portal del cliente
Haga clic en "Portales" [Portals] en el menú superior y abra el portal de su cliente. Su cliente figura en "Miembros con acceso" [Members with access]. A continuación, haga clic en "Flujos de trabajo" [Workflows].
2. Inicie un nuevo flujo de trabajo
Haga clic en el botón "+" y seleccione "Nuevo flujo de trabajo" [New workflow] (o "Crear a partir de una plantilla" [Create from template] si ha guardado alguna). Para cambiar el nombre del flujo de trabajo, haga clic en el icono del lápiz situado junto a su nombre.
3. Añada los pasos
Cada paso se denomina widget. Haga clic en el botón "+" situado junto a "Elementos de flujo de trabajo" [Workflow elements] para verlos todos, por ejemplo, "Solicitar una firma" [Request a signature], "Solicitar ver y aprobar" [Ask to view and approve], "Cargar documentos" [Upload documents], "Servicios y pago" [Services and payment], "Formulario" [Form] y "Verificaciones de identidad" [ID Verifications].
Para añadir un "Formulario", créelo primero en "Plantillas de formularios" [Form Templates].
El paso "Verificaciones de identidad" requiere una suscripción.
Para "Servicios y pago", configure sus servicios y conecte Stripe o GoCardless.
4. Pida a su cliente que vea y apruebe un documento
Seleccione "Solicitar ver y aprobar". Asigne al paso un nombre que verá su cliente (por ejemplo, "Lea nuestro aviso de privacidad"), seleccione el documento y haga clic en "Guardar" [Save]. El paso aparecerá en su lista de elementos de flujo de trabajo.
5. Solicite una firma
Haga clic de nuevo en "+" y seleccione "Solicitar una firma". Asigne un nombre al paso y seleccione el documento que se debe firmar. Se abrirá el editor de campos: arrastre los campos "Firma" [Signature] y "Fecha" [Date] al documento y, a continuación, haga clic en "Guardar la plantilla" [Save the template]. De vuelta en el widget, haga clic en "Guardar".
Ambos pasos ya están en su flujo de trabajo. Puede arrastrarlos para cambiar el orden.
6. Complete y envíe
Cuando esté listo, haga clic en "Completar y enviar" [Complete and send]. En el cuadro de diálogo "Enviar flujo de trabajo" [Send workflow], su cliente ya estará seleccionado. Añada un mensaje personal y haga clic en "Enviar" [Send]. Utilice "Administrar el acceso al portal" [Manage portal access] si necesita añadir primero a alguien al portal.
7. Su cliente recibe un correo electrónico e inicia sesión
Su cliente recibe un correo electrónico con el botón "Iniciar flujo de trabajo" [Start workflow].
Como el flujo de trabajo se encuentra dentro de su portal seguro, el cliente inicia sesión con el correo electrónico y la contraseña del portal y accede directamente al primer paso.
8. Su cliente completa cada paso
Su cliente lee el aviso de privacidad y hace clic en "Confirmar lectura y cerrar" [Acknowledge and close].
A continuación, abre la carta de encargo, hace clic en "Saltar al primer campo" [Jump to the first field], firma, añade la fecha y hace clic en "Presentar el documento" [Submit the document]. Cada paso completado se marca con una marca de verificación.
9. Supervise y gestione el flujo de trabajo
De vuelta en la pestaña "Flujos de trabajo" del portal, el flujo de trabajo aparece como "Terminado" [Completed]. Desde su menú ("⋯"), puede abrirlo, reenviar la invitación, descargarlo como PDF, editarlo, crear una copia, archivarlo o borrarlo.
Más opciones:
Utilice "Estados del flujo de trabajo" [Workflow statuses] para añadir sus propios estados a cada paso y mejorar los informes.
Utilice "Recordatorios y vencimientos" [Reminders & Deadlines] para enviar recordatorios automáticos a los clientes.
Haga clic en "Copiar como plantilla" [Copy as template] en el editor de flujos de trabajo para reutilizar un flujo de trabajo con otros clientes.
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