Nota: algunas capturas de pantalla aún muestran la interfaz en inglés; las etiquetas traducidas aparecen en el texto.
¿Es la primera vez que utiliza portales? Empiece por Cómo funcionan los portales de clientes: empiece aquí.
Hay cuatro formas de dar acceso a los clientes a los portales. Elija la que se ajuste a sus necesidades:
Situación | Opción |
Un cliente nuevo | |
Otra persona necesita acceder a un portal existente (otro administrador de la empresa, un cónyuge) | |
Trasladar a muchos clientes a la vez | |
Los clientes deben registrarse por su cuenta, por ejemplo, desde su sitio web |
Antes de empezar: configure el mensaje de invitación predeterminado y los recordatorios en "Ajustes" [Settings] > "Invitaciones" [Invitations] del grupo (consulte "Invitaciones pendientes" [Pending invitations] más abajo).
1. Crear un portal e invitar a un cliente
Haga clic en "Portales" [Portals], abra el grupo de portales y haga clic en "+" junto a "Portales".
En "Comience a escribir para buscar o crear un nuevo contacto" [Start typing to search or create a new contact], seleccione al cliente en "Contactos" [Contacts] o elija "Añadir un nuevo contacto" [Add a new contact]. El nombre del portal se rellena con el nombre del contacto y puede modificarlo.
Si lo desea, añada un "Mensaje personal" [Personal message].
Haga clic en "Crea el portal e invita al usuario cliente." [Create the portal and invite client user].
¿Aún no quiere invitar a nadie? Deje vacío el campo del contacto y haga clic en "Solo crear un portal (invitaré a los usuarios del portal más adelante)" [Just create a portal (I will invite client users later)].
2. Añadir un miembro a un portal existente
En la lista de portales, haga clic en el icono de personas de la columna "Usuarios" [Users]. Dentro de un portal, el mismo icono aparece junto a "Usuarios del portal" [Portal Users] en el menú de la izquierda.
En "Administrar el acceso al portal" [Manage Portal Access], haga clic en "+" junto a "Miembros" [Members].
Seleccione o cree el contacto y elija sus "Permisos" [Permissions]:
"Acceso completo" [Full Access]: ver, subir y borrar documentos e invitar a otras personas a este portal.
"Leer/Escribir" [Read/Write]: ver y subir documentos, pero no invitar a otras personas.
"Leer" [Read]: solo ver. También puede impedir que los usuarios con el permiso "Leer" descarguen archivos en "Ajustes" > "Seguridad" [Security].
Si lo desea, añada un mensaje personal y haga clic en "Invitar a un nuevo miembro" [Invite new member].
El permiso predeterminado para los nuevos usuarios del portal se configura en "Ajustes" > "Seguridad" del grupo. Para dar acceso a una persona a varios portales, repita estos pasos en cada portal. Recibirá un correo electrónico de invitación por cada portal.
3. Importar portales desde un archivo CSV
Abra el grupo de portales y haga clic en "Añadir portales en bloque" [Add Portals in Bulk] en el menú de la izquierda.
Haga clic en "Ejemplo CSV" [Example CSV] para descargar una plantilla. Las columnas son:
"Nombre" [name] (requerido): el nombre del portal
"Correo electrónico" [email], "Nombre" [firstName], "Apellidos" [lastName]: el cliente al que se va a invitar. Si indica uno de estos datos, indique los tres.
"etiqueta" [label]: una etiqueta opcional del portal
Suelte su archivo en "Elija un archivo CSV o suéltelo aquí" [Choose a CSV file or drop it here], asocie las columnas a los campos, añada un mensaje de bienvenida si lo desea y haga clic en "Importar" [Import].
Las filas sin correo electrónico crean portales sin invitar a nadie, por lo que podrá invitar a esos clientes más adelante.
4. Compartir un enlace de autoinscripción
Con un enlace de autoinscripción, los clientes crean su propio portal y sus credenciales de acceso sin esperar una invitación. Esta opción es adecuada para los botones «Hágase cliente» de su sitio web y para eventos.
Abra el grupo de portales y haga clic en "Enlace de autoinscripción" en el menú de la izquierda.
Si su grupo utiliza roles de portal, elija el rol al que se destina el enlace.
Haga clic en "Generar nuevo enlace" [Generate new link] y cópielo en su sitio web o en sus correos electrónicos. Puede revocarlo en cualquier momento.
Conviene saber:
Los clientes que se registran de esta forma utilizan licencias de usuario invitado. Si alcanza el límite de su plan, puede que tenga que ampliar el plan para admitir nuevos registros. La ampliación automática no está disponible en todos los planes, por lo que debe contactar con customerservices@mydocsafehq.com si prevé un volumen elevado.
Los correos electrónicos de verificación y de inicio de sesión no incluyen un enlace a su página de inicio de sesión. Indique a los clientes dónde deben iniciar sesión: añada un botón "Acceso de clientes" [Client login] a su sitio web e incluya su dirección de inicio de sesión en la descripción de "Panel" [Dashboard].
Si utiliza su propio dominio para los portales (complemento "Marca" [Branding]), el enlace utilizará ese dominio.
Para recibir un aviso cuando alguien se registre, utilice "Administrarlo en la configuración de notificaciones" [Manage it in your notification settings] en la misma página.
Invitaciones pendientes, recordatorios y reenvío
Una invitación permanece en estado "Pendiente" [Pending] hasta que el cliente la acepta, y su avatar aparece atenuado en la columna "Usuarios". Vaya a "Ajustes" > "Invitaciones" del grupo para configurar:
"Mensaje de invitación de nuevo miembro" [Invite new member message]: el texto predeterminado que se envía con las invitaciones.
"Eliminar invitaciones pendientes después de, días" [Remove pending invitations after, days] (valor predeterminado: 60): se cuenta desde el envío de la invitación o del último recordatorio.
"Recordatorios de invitación" [Invitation reminders] > "Enviar recordatorio automático" [Send automatic reminder]: envía recordatorios a las personas que no han aceptado la invitación.
Para reenviar manualmente: marque los portales en la lista de portales y haga clic en "Reenviar invitaciones pendientes" [Resend pending invites].
¿El cliente dice que no ha recibido la invitación? Pídale que revise la carpeta de correo no deseado y añada MyDocSafe a la lista de remitentes seguros. Compruebe también la dirección de correo electrónico, ya que no notificamos los correos devueltos.