Kann ich DAS mit MyDocSafe erledigen?

Hier finden Sie einige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie MyDocSafe konfigurieren. Sie müssen noch nicht alle Begriffe in der Spalte „Antwort“ verstehen. Diese Tabelle soll Ihnen lediglich zeigen, dass wir die unten aufgeführten Anforderungen abdecken. Sie können später zu dieser Tabelle zurückkehren, nachdem Sie das System ausprobiert haben.

Anforderung	Antwort
Meine Mandanten sollen Daten anonym eingeben können	Option 1: Ein Webformular im Bereich „Dokumente“ (Documents) mit einem öffentlichen Link (in eine Schaltfläche eingebunden und auf Ihrer Website veröffentlicht). Vorteil: einfacher Link, keine Anmeldung erforderlich Nachteil: mögliche Spam-Einträge Option 2: Ein „Link zur Selbstregistrierung“ (Self-signup link) für ein Portal. Das Webformular muss im Bereich „Formularvorlagen“ (Form Templates) der Portalgruppe gespeichert werden, damit es im Portal angezeigt wird. Vorteil: höhere Sicherheit, mehr Funktionen Nachteil: Jeder Mandant muss einen eigenen Zugang einrichten.
Meine Mandanten haben mehrere Projekte oder Fälle (z. B. ein Immobilienmakler mit mehreren Immobilien)	Option 1: Verwenden Sie 1 Portalgruppe für alle Mandanten. Verwenden Sie 1 Portal pro Mandant. Erstellen Sie eine Unterportalgruppe für Projekte oder Fälle (z. B. „Immobilien“). Jedes Portal erhält automatisch eine Schaltfläche „Immobilien“ (properties). Fügen Sie pro Projekt oder Fall ein Unterportal hinzu. Vorteile: einfachere Navigation, einfache und sichere Verteilung von Dokumenten an Unterportale Nachteil: Unterportale lassen sich nicht so umfassend konfigurieren wie Portale (außer mit einem Enterprise-Tarif). Option 2: Verwenden Sie 1 Portalgruppe pro Mandant und 1 Portal pro Projekt. Vorteile: Für jedes Projekt oder jeden Fall stehen alle Portalfunktionen zur Verfügung, einschließlich Formularen, Chat, E-Signatur usw. Nachteil: bei einer großen Anzahl von Mandanten weniger geeignet
Meine Mandanten sind Unternehmen mit Mitarbeitern	Verwenden Sie 1 Portal pro Mandant. Erstellen Sie ein Unterportal mit dem Namen „Mitarbeiter“. Erstellen Sie dann ein Unterportal pro Mitarbeiter.
Jeder Mandant soll einen strukturierten Workflow durchlaufen	Option 1: Verwenden Sie „Angebote“ (Proposals) für einfache Workflows (Leistungen auswählen, einen Vertrag unterzeichnen, einen Fragebogen ausfüllen, bezahlen). Vorteile: Sie können Preise für Ihre Leistungen festlegen und Ihre Mandanten vollständig aufnehmen. Option 2 (noch in der Betaphase): Verwenden Sie „Portal-Workflows“ (Portal Workflows) für einfache Workflows (Dokumente unterzeichnen, Formulare ausfüllen, bezahlen). Vorteile: ideal für wiederkehrende Workflows; alle Workflows befinden sich im selben Portal. Option 3: Bei komplexen Workflows kontaktieren Sie uns zu den Enterprise-Tarifen.
Ein einheitlicher Markenauftritt ist mir besonders wichtig	Buchen Sie eine Zusatzoption zur Markenanpassung, um Ihre Portal-URL und die Absenderdomain für E-Mails zu konfigurieren (wir senden Ihren Mandanten E-Mails unter Ihrer Adresse).
Ich muss Daten von MyDocSafe an ein Drittsystem übertragen	Teilen Sie uns mit, welche Daten Sie exportieren müssen und welches System Sie verwenden. Wir sagen Ihnen, was möglich ist. Option 1: Probieren Sie unsere Zapier-Integration aus. Option 2 (noch in der Betaphase): Nutzen Sie unseren Marktplatz, um eine Verbindung zu den verfügbaren Systemen herzustellen. Option 3: Eigene API-Integration (Sie übernehmen die Programmierung und zahlen pro API-Aufruf). Option 4: Nutzen Sie unsere Dropbox-Integration für den regelmäßigen Export von Dokumenten.
Ich habe mehrere Mitarbeiter, die nicht auf alle Portale zugreifen dürfen	Option 1: Erstellen Sie in jeder Portalgruppe Zugriffsgruppen (im Grunde benannte Gruppen von Portalen). Weisen Sie jedes Portal 1 Zugriffsgruppe zu. Erstellen Sie eine Unternehmensrolle und gewähren Sie ihr Zugriff auf die gewünschte Zugriffsgruppe. Laden Sie Ihre Kollegen ein und weisen Sie ihnen die gewünschte Rolle zu. Der Hauptvorteil dieses Ansatzes: Wenn Sie ein Portal hinzufügen und einer Zugriffsgruppe zuweisen, erhalten alle zugehörigen Mitarbeiter automatisch Zugriff darauf. Option 2: Erstellen Sie eine Portalgruppe pro Mitarbeiter. Erstellen Sie für jede Portalgruppe eine eigene Unternehmensrolle. Weisen Sie jedem Mitarbeiter eine andere Rolle zu. Der Hauptvorteil dieses Ansatzes: Neue Portale lassen sich etwas schneller hinzufügen, da Sie nicht jedes Portal einer Zugriffsgruppe zuweisen müssen. Da jedoch jede Portalgruppe separat konfiguriert wird, müssen Sie die Einheitlichkeit manuell sicherstellen (z. B. bei Ordnervorlagen, Formularvorlagen usw.).
Ich muss Dokumente mit Mandanten unterzeichnen, bevor ich sie in ein Portal einlade	Option 1: Senden Sie das Dokument aus dem Bereich „Dokumente“ zum Unterschreiben. Vorteil: sehr schnell einzurichten, da keine Portale erstellt werden müssen Nachteil: Achten Sie auf Ihre Ordnerstruktur, da Dokumente, die von nicht miteinander verbundenen Parteien unterzeichnet wurden, möglicherweise zusammen gespeichert werden. Option 2: Erstellen Sie ein Portal, ohne Mandanten dazu einzuladen. Laden Sie das zu unterzeichnende Dokument in dieses Portal hoch, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und senden Sie es Ihrem Mandanten zum Unterschreiben.
Ich muss die Identität meiner Mandanten prüfen	Option 1: Verwenden Sie die Funktion „Identitätsprüfung“ (ID) in „Angebote“. Vorteil: Der Mandant gibt die Daten ein. Option 2: Verwenden Sie die Funktion „Identitätsprüfungen“ (ID checks) im Bereich „Dokumente“. Vorteil: Sie steuern den Ablauf, da Sie die Daten selbst eingeben. Nachteil: Sie müssen die Daten zunächst vom Mandanten einholen. Option 3: Kontaktieren Sie uns zu den Enterprise-Tarifen.

Verwandte Artikel