Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.

Workflow-Vorlagen sind Zusammenstellungen von Aktionen (z. B. Dokumente unterzeichnen, Webformulare ausfüllen oder Dokumente anzeigen), die Sie einmalig in den Einstellungen einer Portalgruppe festlegen und anschließend in jedem Portal kopieren und ausführen können.

Dies eignet sich beispielsweise für die Aufnahme neuer Kunden oder für Bewerbungsverfahren.

Um Workflow-Vorlagen zu definieren, öffnen Sie „Portale“ (Portals) und wählen Sie eine Portalgruppe aus:

Um eine neue Workflow-Vorlage zu definieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „+“:

Legen Sie anschließend mit der Schaltfläche „+“ die Schritte der Workflow-Vorlage fest. Klicken Sie danach auf „Vollständig“ (Complete) und dann auf „Schließen“ (Close).

Die Workflow-Vorlage erscheint in der Liste. Das Symbol mit dem durchgestrichenen Auge daneben bedeutet, dass der Workflow in den Kundenportalen noch nicht sichtbar ist. Sie können ihn dennoch verwenden, indem Sie ihn in einzelne Portale kopieren. Wenn der Workflow für alle Kunden sichtbar sein soll, klicken Sie auf dieses Symbol. Es wird dann zu einem Augensymbol.

Alle Workflows mit einem Augensymbol erscheinen automatisch in der Liste der verfügbaren Workflows in jedem Portal (auf der Registerkarte „Workflows“ (Workflows)). Sie können einen bestimmten Workflow auch als eigene Registerkarte anzeigen lassen. Dies legen Sie in den Einstellungen der Portalgruppe unter „Registerkartenkonfiguration“ (Tab Configuration) fest.

Wenn das Workflow-Modell in allen Portalen als Portalregisterkarte sichtbar sein soll, können Sie dies in der Ansicht „Portalregisterkarten konfigurieren“ (Portal Tab Configuration) festlegen. Sie erreichen diese über „Portale“ / [Portalgruppe] / „Einstellungen“ (Settings) / „Allgemein“ (General) / „Portalregisterkartenkonfiguration öffnen“ (Open Portal Tab Configuration).

Alle verfügbaren Workflow-Modelle erscheinen links in der Liste „Verfügbare Elemente“ (available items). Sie können eines oder mehrere davon auswählen, den Namen der Registerkarte über das Stiftsymbol anpassen und ihre Position gegenüber anderen Registerkarten über das Griffsymbol links neben dem Namen des Elements ändern.

VORHER

NACHHER

Beachten Sie, dass ein Workflow NICHT als Registerkarte „Startseite“ (HOME) eines Portals verwendet werden kann. Der Workflow „Kundenaufnahme“ (Onboarding) in der obigen Abbildung muss daher in der Liste weiter nach unten verschoben werden.

Die Registerkarte „Startseite“ ist die Registerkarte ganz links. Sie wird beim Aufrufen eines Portals zuerst geöffnet. Sie können folgende Registerkarten verwenden:

als „Startseite“.

Sobald ein Workflow als Portalregisterkarte eingerichtet ist, wird er in allen Portalen der jeweiligen Portalgruppe sichtbar.