Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.

Verfügbarkeit: Tarif Accounting Pro oder höher

Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Ihr Mandant ein Dokument unterzeichnen soll, das sich je nach seinen individuellen Umständen unterscheidet, oder wenn Sie abhängig von vorherigen Antworten einen anderen Fragebogen anzeigen möchten. Beispielsweise muss eine Person mit Wohnsitz im Vereinigten Königreich möglicherweise ein anderes Dokument unterzeichnen als eine Person mit Wohnsitz in Polen und andere Fragebögen beantworten.

In diesem Fall müssen Sie Ihren Workflow in einer Portalgruppe für Interessenten erstellen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1: Fragebögen vorbereiten

Schritt 2: Bedingungen zu Workflow-Elementen hinzufügen.

Öffnen Sie Ihre „Interessentengruppe“ (Prospect Group). Falls Sie noch keine haben, öffnen Sie „Portale“ (Portals), klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ und erstellen Sie eine „Interessentengruppe“. Navigieren Sie zu „Formularvorlagen“ (Form Templates) und erstellen Sie ein Formular.

Fügen Sie Ihre Fragen hinzu. Weisen Sie der relevanten Frage unbedingt einen Variablennamen zu:

Weisen Sie abschließend dem Fragebogen einen Variablennamen zu:

Fügen Sie dem Workflow zunächst die passenden Elemente hinzu. In unserem Beispiel enthält das Formular „Rechtsraum“ (Jurisdiction) eine Auswahlfrage mit drei Optionen: „Vereinigtes Königreich“ (United Kingdom), „Polen“ (Poland) und „Ukraine“ (Ukraine). Für jede ausgewählte Option soll ein anderer Fragebogen angezeigt werden. Fügen Sie alle Fragebögen nacheinander hinzu.

Fügen Sie abschließend die Bedingung hinzu, die erfüllt sein muss, damit der jeweilige Fragebogen angezeigt wird:

Beachten Sie das Format der Bedingung: „Jurisdiction“ ist der Variablenname des Fragebogens; „Country“ ist der Variablenname der Auswahlfrage. Beide werden durch einen Punkt verbunden. Anschließend folgen ein doppeltes Gleichheitszeichen und die gewünschte Option in doppelten Anführungszeichen.

In diesem Fall müssen Sie Ihren Workflow in einer Portalgruppe für Mandanten erstellen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1: Fragebögen vorbereiten

Schritt 2: Bedingungen zu Workflow-Elementen hinzufügen.

Navigieren Sie zum Bereich „Formularvorlagen“ in der gewünschten Portalgruppe für Mandanten.

Klicken Sie anschließend auf „Formular hinzufügen“ (Add form), um einen Fragebogen zu erstellen. Fügen Sie Ihre Fragen hinzu. Für diese Art von Bedingung empfehlen wir ein Element mit einer Auswahlfrage. Aktivieren Sie unbedingt die erweiterten Einstellungen und legen Sie einen Variablennamen für das Element fest.

Speichern Sie das Formular und klicken Sie auf „Zurück zu Dokumente“ (Back to Documents).

Klicken Sie beim Fragebogen auf das Symbol „Einstellungen“ (Settings) und weisen Sie ihm wie folgt einen Variablennamen zu:

Öffnen Sie ein Mandantenportal Ihrer Wahl und wählen Sie die Registerkarte „Workflows“ (Workflows) aus. Falls diese nicht aktiviert ist, aktivieren Sie sie unter „Portale“/„Portalgruppe“ (Portal Group)/„Einstellungen“/„Allgemein“ (General)/„Konfiguration der Portal-Registerkarten öffnen“ (Open Portal Tab Configuration). Klicken Sie auf der Registerkarte „Workflows“ auf die Schaltfläche „+“, um Ihren Workflow zu erstellen. Fügen Sie Ihren Fragebogen hinzu. Fügen Sie anschließend so viele Elemente vom Typ „Unterschrift anfordern“ (request a signature) oder „Formular“ (form) hinzu, wie Sie benötigen. Legen Sie für jedes Element eine passende Bedingung fest. Wenn beispielsweise ein Dokument oder ein Formular nur angezeigt werden soll, wenn „Polen“ ausgewählt ist, fügen Sie eine Bedingung wie CountrySelector.Country == "Poland". hinzu. Dabei ist „CountrySelector“ der Variablenname des Fragebogens, „Country“ der Variablenname der Auswahlfrage und „Poland“ die gewünschte Option. Denken Sie an das doppelte Gleichheitszeichen (ja, das sieht ungewöhnlich aus; wir arbeiten an einer besseren Lösung).

Nachdem Sie alle Workflow-Schritte hinzugefügt haben, könnte Ihr Workflow so aussehen:

Sie können dieselbe Logik nicht nur auf Dokumente, sondern auch auf andere Fragebögen anwenden:

Ihr Mandant sieht nur die relevanten Optionen. Im folgenden Beispiel ist nur der Fragebogen „Rechtsraum“ sichtbar. Weitere Optionen werden erst angezeigt, NACHDEM der Fragebogen ausgefüllt und abgesendet wurde.

Wird beispielsweise im Schritt „Rechtsraum“ die Option „Polen“ ausgewählt und klickt der Mandant auf „Weiter“ (next), passt sich der Workflow so an, dass nur relevante Dokumente und Formulare angezeigt werden:

Beachten Sie, dass der Mandant seine Auswahl ändern kann, indem er zum Schritt „Rechtsraum“ zurückkehrt und eine andere Option auswählt. In diesem Fall werden andere Formulare und Dokumente angezeigt: