Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
MyDocSafe bietet eine Outlook-Erweiterung, die Sie in Ihrem Outlook-Programm auf einem PC oder Mac installieren können. Es gibt auch eine Version für Office365.
Die Installationsanleitung finden Sie auf unserer Website: https://mydocsafe.com/uk/outlook-integration . Nach der Installation werden alle weiteren Aktualisierungen automatisch nach einem Neustart von Outlook durchgeführt.
Legen Sie in MyDocSafe fest, welche Portalgruppe und welcher Ordner für die Ablage verwendet werden sollen, bevor Sie die Erweiterung nutzen. Gehen Sie dazu zu „Unternehmenseinstellungen“ (Company Settings) -> „Integrationen“ (Integrations) und scrollen Sie nach unten zu Outlook:
Die Erweiterung verwenden.
Was können Sie mit der MyDocSafe-Erweiterung für Outlook tun?
DOKUMENTE UND E-MAILS VERSENDEN
1. Dokumente zur Freigabe senden
Senden Sie bis zu 3 Dokumente an 1 oder 2 Personen zur Freigabe. Wenn die Dokumente die Platzhalter [#signature.1#] und [#signature.2#] enthalten, werden die Unterschriftsfelder genau an den gewünschten Stellen eingefügt. Enthält das Dokument diese Platzhalter nicht, werden die Unterschriften auf einer technischen Seite für die E-Signatur platziert, die dem Dokument angehängt wird.
Ihre Mandanten erhalten eine E-Mail mit dem Hinweis, dass ein oder mehrere Dokumente zur Unterzeichnung bereitstehen. Sie müssen sich immer bei MyDocSafe anmelden, bevor sie fortfahren können.
2. Dokumente in Mandantenportalen veröffentlichen
Senden Sie bis zu 5 Dokumente direkt an ein Mandantenportal. Hat ein Mandant noch kein Portal, erstellt das System eines und lädt den Mandanten automatisch dazu ein.
3. Eine verschlüsselte E-Mail senden
Senden Sie eine E-Mail mit bis zu 5 Anhängen an einen Mandanten. Der Mandant erhält eine Nachricht mit der Aufforderung, sich bei MyDocSafe anzumelden, um die E-Mail zu lesen. Unter „Gesendete Elemente“ (sent items) wird ein Link zur verschlüsselten E-Mail gespeichert. Der Zugriff ist durch Ihre MyDocSafe-Anmeldedaten geschützt.
4. Eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mail senden (mit dem PGP-Protokoll)
Senden Sie eine E-Mail direkt an den Empfänger, ohne dass sie in der MyDocSafe-Infrastruktur gespeichert wird. Der Empfänger muss die Erweiterung ebenfalls installiert haben.
EMPFANGENE E-MAILS
Eingehende E-Mails in MyDocSafe speichern (nur Anhänge)
E-Mails entschlüsseln, die eine Entschlüsselung erfordern (bei Ende-zu-Ende-verschlüsselten Nachrichten)