Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
MyDocSafe lässt sich direkt mit BTCSoftware verbinden, einer preisgekrönten Softwarelösung für Steuerberatung und Kanzleiverwaltung.
Verbindung herstellen
Melden Sie sich bei Ihrem BTCSoftware-Konto an.
Gehen Sie zu „Verwaltung“ (Administration) -> „Systeme“ (Systems) -> „Optionen“ (Options) und anschließend zu „Optionen für das Dokumentenmanagementsystem“ (Document Management System Options).
Wählen Sie MyDocSafe aus und speichern Sie die Einstellungen.
Fügen Sie ein Mandantenanschreiben hinzu und klicken Sie auf „An Kunden zur Prüfung senden“ (Send to Client for Review).
Klicken Sie auf die Schaltfläche „MyDocSafe“ (MyDocSafe).
Wenn Sie bereits ein MyDocSafe-Konto haben, geben Sie Ihre Zugangsdaten ein und erlauben Sie BTCSoftware den Zugriff auf Ihr Konto. Andernfalls registrieren Sie sich zuerst.
Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Sie Dokumente zur Freigabe senden, indem Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers angeben, oder Dokumente in Mandantenportalen veröffentlichen. Sie können die Verbindung sofort nutzen. Beachten Sie jedoch, dass die Standardeinstellungen der Verbindung möglicherweise nicht Ihren Anforderungen entsprechen. Deshalb sollten Sie diese Einstellungen in MyDocSafe prüfen.
Einstellungen für die Dateiarchivierung prüfen und anpassen.
Standardmäßig werden Dokumente, die zur E-Signatur versendet werden, sowie ihre unterzeichneten Versionen in einem Ordner namens BTCSoftware im Hauptverzeichnis Ihres MyDocSafe-Kontos gespeichert. Dokumente, die in Mandantenportalen veröffentlicht werden, werden in einer automatisch erstellten Portalgruppe namens „BTCSoftware“ gespeichert. Das System erstellt in dieser Portalgruppe ein Portal und lädt Ihren Mandanten dazu ein. Dieses Verhalten ist möglicherweise nicht erwünscht, wenn Sie andere Portalgruppen für die Kommunikation mit Mandanten verwenden. Um diese Einstellungen zu ändern, melden Sie sich bei MyDocSafe an und gehen Sie zu „Startseite“ (Home)/„Einstellungen“ (Settings)/„Integrationen“ (Integrations)/ BTCSoftware. Klicken Sie auf „Konfiguration öffnen“ (Open Configuration), um festzulegen, wo unterzeichnete und veröffentlichte Dokumente gespeichert werden.
Einstellungen für die E-Signatur prüfen und anpassen.
Sie können globale E-Signatur-Einstellungen festlegen, die von BTCSoftware übernommen werden. Um diese Einstellungen aufzurufen, gehen Sie zu „...“ (...) -> „Unternehmenseinstellungen“ (Company Settings) -> „E-Signatur“ (Esignature).
Standardmäßig ist die Option „Anmeldung vor dem Unterzeichnen erforderlich“ (Require user(s) to login before they can sign) deaktiviert. Ihre Mandanten erhalten daher eine E-Mail mit einem Link, der direkt zum zu unterzeichnenden Dokument führt. Wenn sich Ihre Mandanten vor dem Unterzeichnen der Dokumente bei MyDocSafe anmelden sollen, aktivieren Sie diese Option.
Weiterführende Hinweise
Sie können Platzhalter für E-Signatur-Felder in Ihre Mandantenanschreiben und Auftragsvereinbarungen einfügen. MyDocSafe kann diese automatisch durch die entsprechenden E-Signatur-Felder ersetzen. Fügen Sie einfach {#signature.1#} an den Stellen ein, an denen Ihr Mandant unterzeichnen soll.
Um die Integration zu aktivieren, klicken Sie in BTC auf die Schaltfläche „MyDocSafe“ und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein. Anschließend können Sie Dokumente zur elektronischen Freigabe durch Ihre Mandanten versenden und Dokumente in Benutzerportalen veröffentlichen.