MyDocSafe bietet Funktionen zur Kanzleiverwaltung, mit denen Ihr Team interne Arbeiten, Mandantenaufgaben und das Tagesgeschäft zentral verwalten kann.
Damit behalten Sie den Überblick darüber, wer wofür verantwortlich ist, was als Nächstes zu tun ist und welchem Mandanten oder welcher Angelegenheit die jeweilige Aufgabe zugeordnet ist.
Wofür können Sie die Kanzleiverwaltung nutzen?
Mit der Kanzleiverwaltung können Sie unter anderem folgende Arbeiten organisieren und überwachen:
Aufnahme neuer Mandanten
Zusammentragen von Unterlagen
interne Prüfungen
Folgemaßnahmen
Compliance-Prüfungen
Vorbereitung von E-Signaturen
Aufgaben in der Mandantenbetreuung
wiederkehrende betriebliche Abläufe
Statt Aufgaben in separaten Tabellen, E-Mails oder Notizen nachzuverfolgen, kann Ihr Team die Arbeit direkt in MyDocSafe verwalten – zusammen mit den zugehörigen Mandanten, Portalen, Dokumenten und Workflows.
„Aufgaben“ (Tasks)
Aufgaben sind der zentrale Baustein der Kanzleiverwaltung.
Für eine bestimmte Arbeit können Sie eine Aufgabe erstellen und einem Teammitglied zuweisen. Jede Aufgabe kann nützliche Angaben enthalten, beispielsweise:
„Aufgabentitel“ (task title)
„Beschreibung“ (description)
„Zuständige Person“ (assignee)
„Fälligkeitsdatum“ (due date)
„Status“ (status)
zugehöriger Mandant oder zugehöriges Portal
„Kommentare“ (Comments)
ergänzende Informationen
So lässt sich leichter erkennen, was zu erledigen ist, wer dafür verantwortlich ist und ob die Aufgabe noch offen ist.
Arbeiten an Teammitglieder zuweisen
Aufgaben können bestimmten Benutzern in Ihrer Organisation zugewiesen werden.
So sind die Zuständigkeiten für Führungskräfte und Teammitglieder klar erkennbar. Statt sich auf informelle E-Mail-Verläufe oder mündliche Anweisungen zu verlassen, hat jede Aufgabe eine eindeutig verantwortliche Person.
Teammitglieder können in ihrer Aufgabenliste sehen, welche Aufgaben ihnen zugewiesen sind, und ihre Arbeit priorisieren.
„Kommentare“ und Zusammenarbeit
Aufgaben können Kommentare enthalten, über die Teammitglieder den Fortschritt besprechen, Fragen stellen oder Entscheidungen festhalten können.
So bleibt der Austausch direkt mit der Aufgabe verknüpft, statt sich auf E-Mails oder Nachrichtendienste zu verteilen. Zugleich entsteht ein hilfreicher Verlauf, der dokumentiert, was geschehen ist und warum.
„Vorlagen“ (Templates)
Wenn Ihr Team regelmäßig gleichartige Arbeiten ausführt, können Sie mit Aufgabenvorlagen Zeit sparen.
Vorlagen helfen dabei, häufige Abläufe zu vereinheitlichen, etwa die Aufnahme eines neuen Mandanten, die Vorbereitung von Dokumenten zur Unterschrift oder die Durchführung interner Prüfungen.
Mit Vorlagen stellen Sie sicher, dass wichtige Schritte nicht vergessen werden und die Arbeit im gesamten Team einheitlich erledigt wird.
„Zeiterfassung“ (Time tracking)
Die Kanzleiverwaltung kann auch Funktionen zur Zeiterfassung umfassen, mit denen Benutzer die für Aufgaben aufgewendete Zeit erfassen können.
Das kann für folgende Zwecke hilfreich sein:
den Zeitaufwand für Arbeiten nachvollziehen
die Auslastung des Teams prüfen
die Abrechnung oder das interne Berichtswesen unterstützen
betriebliche Abläufe effizienter gestalten
Aufgaben an Mandanten zuweisen
Aufgaben können auch Mandanten zugewiesen und in deren Mandantenportal veröffentlicht werden.
Das ist hilfreich, wenn ein Mandant etwas erledigen soll, etwa ein Dokument hochladen, ein Formular ausfüllen, Informationen prüfen, ein Dokument unterschreiben oder den Abschluss einer Tätigkeit bestätigen.
Wird eine Aufgabe im Mandantenportal veröffentlicht, sieht der Mandant in seiner eigenen Portalansicht, was er erledigen muss. So bleiben Aufgaben für Mandanten übersichtlich, und separate Erinnerungs-E-Mails oder manuelles Nachfassen sind seltener erforderlich.
Mandantenaufgaben können neben internen Aufgaben verwendet werden. Dadurch erhält Ihr Team einen besseren Überblick über beide Seiten des Ablaufs: was Ihr Team erledigen muss und was derzeit auf die Mitwirkung des Mandanten wartet.
Warum die Kanzleiverwaltung in MyDocSafe nutzen?
Die Kanzleiverwaltung verbindet Ihre betrieblichen Abläufe mit den Funktionen für die Mandantenbetreuung, die MyDocSafe bereits bietet.
Ihr Team kann damit Aufgaben, Portale, Dokumente, Formulare, Workflows und E-Signaturen im selben System verwalten.
Die wichtigsten Vorteile sind:
klarere Zuständigkeiten
seltener versäumtes Nachfassen
besserer Überblick im gesamten Team
einheitlichere Abläufe
weniger Abhängigkeit von Tabellen und E-Mail-Postfächern
bessere Nachvollziehbarkeit interner Aktivitäten
Anwendungsbeispiel: Aufnahme neuer Mandanten
Ein typischer Ablauf zur Aufnahme eines Mandanten kann mehrere Schritte umfassen:
Ein Mandantenportal erstellen.
Unterlagen vom Mandanten anfordern.
Eingereichte Informationen prüfen.
Ein Mandatsschreiben vorbereiten.
Dokumente zur E-Signatur versenden.
Interne Compliance-Prüfungen durchführen.
Die Mandantenaufnahme als abgeschlossen kennzeichnen.
Mit der Kanzleiverwaltung lässt sich jeder dieser Schritte als Aufgabe abbilden, der richtigen Person zuweisen, bis zum Abschluss nachverfolgen und bei Bedarf intern besprechen.
Erste Schritte
Öffnen Sie zunächst den Bereich „Kanzleiverwaltung“ oder „Operationen“ in MyDocSafe und erstellen Sie Ihre erste Aufgabe.
Anschließend können Sie die Aufgabe einem Teammitglied zuweisen, ein Fälligkeitsdatum hinzufügen, relevante Anweisungen ergänzen und den Status entsprechend dem Arbeitsfortschritt aktualisieren.
Für wiederkehrende Abläufe empfiehlt es sich, Vorlagen zu erstellen, damit Ihr Team jedes Mal dieselben Schritte durchlaufen kann.