Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Bevor Sie beginnen
Eine Erinnerung wird nur versendet, wenn für den Workflow eine Frist festgelegt ist. Falls Sie noch keine Frist festgelegt haben, lesen Sie zunächst So legen Sie eine Frist für einen Workflow fest und kehren Sie anschließend hierher zurück.
Die Erinnerungszeitpunkte werden einmalig auf Kontoebene festgelegt und gelten für jeden Workflow im Portal, für den eine Frist festgelegt ist.
1. Erinnerungseinstellungen öffnen
Gehen Sie zu Ihren „Unternehmenseinstellungen“ (Company Settings), öffnen Sie die Registerkarte „Workflows“ (Workflows) und suchen Sie den Abschnitt „Portal Workflow-Erinnerungen“ (Portal Workflow Reminders).
2. Erinnerungszeitpunkte auswählen
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ und wählen Sie aus, wann der Mandant eine E-Mail erhalten soll:
Zwei Wochen vor Fristablauf
Eine Woche vorher
Drei Tage vorher
Am Vortag
Am Tag des Fristablaufs
Fügen Sie beliebig viele Erinnerungen hinzu. Durch erneutes Klicken auf „+“ können Sie mehrere Zeitpunkte festlegen, sodass ein Mandant beispielsweise eine Woche vor Fristablauf und nochmals am Vortag eine freundliche Erinnerung erhält.
Liegt ein Erinnerungszeitpunkt bereits in der Vergangenheit, wird die Erinnerung nicht versendet. Wenn beispielsweise die Frist eines Workflows 7 Tage nach dem Versand abläuft, liegt der Zeitpunkt „zwei Wochen vorher“ bereits in der Vergangenheit und diese Erinnerung wird übersprungen. Die übrigen Erinnerungen werden weiterhin wie vorgesehen versendet.
3. Eigene Nachricht hinzufügen (optional)
Geben Sie Ihren eigenen Text in das Feld „Benutzerdefinierte Nachricht“ (Custom message) ein, damit die Erinnerungen zum Stil Ihrer Kanzlei passen und nicht wie eine allgemeine System-E-Mail klingen.
4. „Speichern“ (Save)
Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Erinnerungszeitpunkte zu übernehmen. Sie gelten sofort für alle Workflows mit festgelegter Frist.
Erinnerungen deaktivieren oder einzelne Erinnerungen entfernen
Um eine einzelne Erinnerung zu deaktivieren, gehen Sie zurück zu „Unternehmenseinstellungen“ → „Workflows“ → „Portal Workflow-Erinnerungen“, deaktivieren Sie den betreffenden Eintrag über den Schalter und klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
Um die Erinnerung vollständig zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol. Die Fristen gelten weiterhin und werden weiterhin in Ihrer Workflow-Liste angezeigt. Es werden lediglich keine E-Mails mehr dazu an den Mandanten gesendet.