Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Gehen Sie zunächst zu „Portale“ (Portals) -> ein bestimmtes Portal auswählen -> „Workflows“ (Workflows). Öffnen Sie dann einen vorhandenen Workflow oder erstellen Sie einen neuen.
1. Stichtagseinstellungen öffnen
Öffnen Sie im „Workflow-Editor“ (Workflow Editor) die Registerkarte „Erinnerungen & Stichtage“ (Reminders & Deadlines).
2. Art der Stichtagsfestlegung wählen
Sie können den Stichtag auf zwei Arten festlegen:
Ein festes Kalenderdatum — wählen Sie den genauen Tag, an dem der Workflow fällig ist.
Eine Anzahl von Tagen nach dem Versand — zum Beispiel „fällig 7 Tage nach dem Versand“. Die Frist beginnt automatisch mit dem Versand, unabhängig davon, ob Sie den Workflow heute oder nächsten Dienstag versenden.
Klicken Sie nach der Auswahl auf die Schaltfläche „Stichtag speichern“ (Save deadline), um die Änderungen zu speichern.
3. Workflow versenden
Versenden Sie den Workflow wie gewohnt. Wenn Sie eine Anzahl von Tagen nach dem Versand gewählt haben, wird der Stichtag ab dem Zeitpunkt des Versands berechnet.
Sie müssen sich zu diesem Zeitpunkt noch nicht auf das endgültige Datum festlegen — Sie können den Stichtag später ändern (siehe unten).
Was anschließend angezeigt wird
Sobald ein Workflow einen Stichtag hat, werden Einträge mit dem Status „Überfällig“ (overdue), „Heute fällig“ (due-today) und „Morgen fällig“ (due-tomorrow) direkt in Ihren Workflow-Listen hervorgehoben. So sehen Sie auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht.
Stichtag nachträglich ändern
Um ein Datum zu ändern, müssen Sie nicht den gesamten Datensatz erneut öffnen. Sie können es direkt über das Menü des Workflows bearbeiten: Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü des Workflows, wählen Sie „Stichtag bearbeiten“ (Edit deadline) und ändern Sie das Datum — fertig.
