Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.
Prefere ver um vídeo? Este breve vídeo explica todas as etapas. Em alternativa, leia as instruções abaixo.
Enviar uma cotação, uma proposta ou um fluxo de trabalho de pré-integração é uma forma eficaz de vender serviços profissionais ou de avaliar potenciais clientes antes de decidir trabalhar com eles. O potencial cliente pode analisar a cotação, aceitá-la e enviar-lhe documentos, tudo num só lugar.
Antes de começar, adicione os seus serviços e preços (consulte 6. Adicionar os seus serviços).
1. Criar um grupo de propostas
Clique em "Propostas" [Proposals] no menu superior. Os grupos de propostas permitem organizar as propostas por cliente, projeto, equipa ou área de negócio. Já existe um grupo predefinido, "Cotações e Propostas" [Quotes & Proposals], que pode utilizar, ou pode criar o seu próprio grupo: clique no botão + junto de "Grupos de Propostas" [Proposal Groups], introduza um nome e clique em "Criar" [Create]. O nome não é visível para os seus clientes.
2. Iniciar uma nova proposta e escolher o destinatário
Abra o seu grupo e clique no botão +. Em "Etapa 1: Quem deve receber a proposta?" [Step 1: Who should receive the proposal?], comece a escrever para pesquisar nos seus contactos ou escolha "Adicionar um novo contacto" [Add a new contact] para criar um de imediato (nome próprio, apelido e endereço de email).
Mantenha "Modelo de Proposta" [Proposal Template] definido como "Novo fluxo de trabalho" [New workflow], a menos que já tenha criado modelos de fluxos de trabalho para propostas. Em seguida, clique em "Ir para a etapa 2" [Go to step 2].
3. Criar o seu fluxo de trabalho
A sua proposta é um fluxo de trabalho composto por etapas ("widgets"). Clique no botão + para ver todas as opções: "Solicitar assinatura" [Request a signature], "Pedir para ver e aprovar" [Ask to view and approve], "Enviar documentos" [Upload documents], "Serviços e pagamento" [Services and payment], "Página da Mensagem" [Message Page], "Formulário" [Form], "Verificações de identidade" [ID Verifications], "Convidar para TaxNavHQ" [Invite to TaxNavHQ] e "Vídeo" [Video]. Cada widget é configurado separadamente e pode arrastar as etapas para alterar a sua ordem.
4. Adicionar a etapa "Serviços e pagamento"
Escolha "Serviços e pagamento". Em "Pagamento" [Payment], escolha uma das seguintes opções:
"Sem pagamento" [No payment]: o potencial cliente vê e aprova a cotação.
"Stripe" ou "GoCardless": o potencial cliente aceita a cotação e paga ou configura um método de pagamento. Ligue primeiro a sua conta Stripe ou GoCardless (utilize a ligação "Abrir configurações" [Open settings]).
Se utilizar o Xero, também pode selecionar "Criar fatura no Xero" [Create Invoice in Xero] em "Integrações" [Integrations].
Em "Serviços" [Services], clique em "Aplicar pacote de serviços" [Apply service package] para adicionar um pacote completo de uma só vez, ou ative os serviços um a um. Escolha a moeda, verifique os preços e clique em "Guardar" [Save].
5. Adicionar mais etapas
Adicione as outras etapas de que necessitar. Por exemplo, adicione "Enviar documentos" e utilize a caixa de instruções para pedir um documento de identificação com fotografia e extratos bancários recentes após a aceitação da cotação. Selecione "A etapa só está disponível após a conclusão de todas as etapas anteriores" [The step is available only after all previous steps are completed] para que o potencial cliente aceite primeiro a cotação.
6. "Concluir e enviar" [Complete and send]
Quando estiver tudo pronto, clique em "Concluir e enviar", adicione uma mensagem pessoal e clique em "Enviar" [Send].
7. O potencial cliente recebe um email
O potencial cliente recebe um email da sua empresa com o botão "Prossiga para a proposta" [Proceed to proposal].
A proposta abre no navegador do potencial cliente. Este pode analisar a cotação, descarregá-la em PDF e clicar em "Aceitar cotação" [Accept quote], passando depois à etapa seguinte.
8. Acompanhar as suas propostas
De volta à sua conta, a lista de propostas mostra o número e o estado de cada proposta, quando ocorreu a última interação do potencial cliente e a quem foi enviada.
Considerações avançadas:
Clique em "Copiar como modelo" [Copy as template] no editor de fluxos de trabalho para reutilizar rapidamente uma proposta.
Utilize "Status do fluxo de trabalho" [Workflow statuses] para adicionar os seus próprios estados a cada etapa e melhorar os relatórios, e "Lembretes" [Reminders] para enviar lembretes automáticos aos potenciais clientes.
Assim que uma proposta for aceite, convide o cliente para um portal normal.
Voltar:
ou avançar: