Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.
É frequente que alguns dados do cliente necessários para um contrato (por exemplo, morada, data de nascimento, etc.) não estejam disponíveis ao enviar o fluxo de trabalho ao cliente.
Uma opção é adicionar ao contrato os campos de dados necessários e pedir ao cliente que os preencha. No entanto, se também pedir ao cliente que preencha um questionário, poderá ser mais fácil recolher aí os dados e importá-los automaticamente para o contrato.
O procedimento é simples:
1. Configurar o formulário
Aceda a "Propostas" [Proposals]/[grupo de propostas]/"Modelos de formulário" [Form templates].
Crie um novo formulário ou clique no menu de três pontos junto ao formulário e escolha "Editar" [Edit].
Clique na pergunta e, à direita, atribua um nome à "Variável" [Variable], por exemplo,
DateOfBirth. Se a pergunta estiver dentro de uma "Secção" [Section], atribua também um nome de variável à "Secção".
Clique em "Guardar" [Save].
2. Configurar o documento
Em "Modelos de fluxo de trabalho de propostas" [Proposal workflow templates], abra o modelo e adicione uma etapa "Formulário" [Form].
Selecione um formulário criado anteriormente e atribua um nome à "Variável" do formulário, por exemplo, Form1.
Guarde o widget e adicione uma etapa "Solicitar assinatura" [Request a signature]. Esta deve ficar depois da etapa "Formulário", mas não necessariamente logo a seguir.
Em seguida, adicione o documento. Ao posicionar os campos de assinatura, adicione um campo "Texto" [Text] e introduza o caminho da variável no respetivo valor predefinido, entre chavetas duplas: {{Form1.DateOfBirth}}. Se pretender, assinale "Apenas leitura" [Read only] para impedir que o cliente o altere
Guarde o modelo.
3. Enviar o fluxo de trabalho.
Aceda a "Lista de propostas" [Proposal list], clique no botão "+", escolha o cliente e o "Modelo de Proposta" [Proposal Template] e envie-o.
O que o cliente vê
O cliente preenche e submete o formulário
Na etapa de assinatura, o campo já está preenchido.
Nota: este procedimento funciona nas propostas e nos fluxos de trabalho do portal do cliente.