Como obter uma cotação ou uma proposta formal da MyDocSafe
Se precisar de algo mais formal do que os preços apresentados no nosso site, a MyDocSafe pode fornecer uma cotação ou uma proposta comercial mais detalhada.
Isto é particularmente útil se a sua organização exigir uma ordem de compra, aprovação interna do orçamento, análise pelo departamento de compras, um prazo contratual definido ou um âmbito personalizado antes da compra.
De que informações precisamos?
Para prepararmos uma cotação rigorosa, envie-nos os seguintes dados:
Informação | O que fornecer |
Entidade jurídica | A denominação legal completa da organização que irá adquirir o MyDocSafe |
Morada de faturação | A morada que deve constar da cotação e das faturas subsequentes |
Número de utilizadores internos / licenças | Quantos membros da sua organização irão precisar de credenciais de acesso próprias ao MyDocSafe |
Número previsto de clientes / utilizadores convidados | Particularmente importante para implementações de maior dimensão ou volumes de portais fora do habitual |
Plano pretendido | Business Pro, Accounting Pro, Deal Pro ou Enterprise, se já souber qual pretende |
Funcionalidades necessárias | Por exemplo, portais de clientes, assinaturas eletrónicas, formulários web, propostas, fluxos de trabalho, acesso à API, SSO, salas de dados ou requisitos específicos |
Prazo contratual | Por exemplo, mensal, 12 meses, plurianual ou outro prazo acordado |
Frequência de cobrança | Mensal, anual ou outra modalidade, quando acordada |
Data de início proposta | Particularmente útil quando a cotação está associada a um calendário de compras ou de implementação |
Requisitos relativos à ordem de compra | Informe-nos se a sua organização exige um número de ordem de compra (PO) para poder aceitar faturas |
Requisitos do processo de compras | Informe-nos se também precisa de um SLA, DPA, documentação de segurança, declaração de localização dos dados ou outras informações sobre o fornecedor |
Não precisa de ter todos os pormenores definidos antes de nos contactar. Para necessidades simples, o número de utilizadores e as principais funcionalidades necessárias são normalmente suficientes para iniciar a conversa.
Cotação ou proposta — qual é a diferença?
Uma cotação é normalmente adequada quando as necessidades são simples.
Normalmente, inclui:
cliente/entidade jurídica;
plano MyDocSafe;
número de licenças;
preços unitários;
serviços adicionais ou limites de utilização incluídos, quando aplicável;
frequência de cobrança;
prazo contratual;
IVA;
preço total;
condições de pagamento;
prazo de validade da cotação.
Para uma subscrição padrão, isto pode ser tudo o que a sua equipa de compras precisa.
Uma proposta formal é mais adequada para projetos de maior dimensão ou complexidade. Além dos preços comerciais, pode incluir:
os seus requisitos;
a solução MyDocSafe proposta;
o âmbito dos serviços;
a abordagem de implementação;
as integrações;
os requisitos de fluxos de trabalho personalizados;
as responsabilidades de cada parte;
os pressupostos;
as fases do projeto;
o calendário indicativo de implementação;
as condições de suporte/SLA, quando aplicável.
Os clientes Enterprise e as organizações que ponderem integrações de grande dimensão ou desenvolvimento à medida receberão normalmente uma proposta, em vez de apenas uma cotação de preços.
Quanto tempo demora?
Para uma cotação de subscrição simples, procuramos normalmente fornecê-la no prazo de um dia útil após recebermos as informações necessárias.
Uma proposta formal que envolva fluxos de trabalho personalizados, integrações, SSO, volumes significativos ou requisitos Enterprise pode exigir uma conversa inicial para levantamento de necessidades. Conte com alguns dias úteis, consoante a complexidade dos requisitos.
Os processos de compras de grande dimensão podem demorar mais tempo quando é necessário envolver as equipas jurídicas, de segurança da informação ou técnicas.
Qual é o prazo de validade de uma cotação?
Salvo indicação em contrário na cotação, recomendamos que considere as cotações da MyDocSafe válidas por 30 dias a contar da data de emissão. Prevalece o prazo de validade efetivamente indicado na cotação. Se o seu processo de compras puder demorar mais tempo, informe-nos ao solicitar a cotação. Poderemos disponibilizar um prazo de validade mais longo ou atualizar a cotação quando a sua organização estiver pronta para avançar. Uma proposta também pode conter pressupostos que terão de ser reconfirmados se decorrer um período significativo ou se o âmbito mudar.
O que acontece após a aceitação?
Para uma subscrição padrão, o processo é normalmente o seguinte:
"Aceitar cotação" [Accept quote] → fornecer a ordem de compra, se necessário → subscrição/encomenda confirmada → faturação definida → conta MyDocSafe ativada ou período experimental existente convertido para o plano acordado.
Se já tiver uma conta experimental MyDocSafe, normalmente podemos utilizar essa conta em vez de criar um novo ambiente.
Para projetos de maior dimensão, a aceitação pode, em alternativa, dar início a:
assinatura do contrato ou do formulário de encomenda;
conclusão do processo de compras;
arranque do projeto;
configuração;
trabalhos de integração;
configuração dos utilizadores;
testes;
entrada em produção.
A sua proposta explicará normalmente as etapas de implementação aplicáveis.
Preciso de uma cotação para adquirir o MyDocSafe?
Não.
A maioria das organizações de menor dimensão pode simplesmente iniciar um período experimental e selecionar um plano padrão adequado.
Uma cotação formal é útil quando a sua organização:
precisa de aprovação interna para a compra;
exige uma ordem de compra;
pretende documentar um compromisso anual ou plurianual;
tem um número elevado de utilizadores;
precisa de funcionalidades Enterprise;
necessita de funcionalidades ou integrações à medida;
está a realizar um processo formal de compras.
Como solicitar uma cotação
A forma mais simples é contactar a equipa comercial da MyDocSafe ou, se já tiver uma conta, utilizar o canal de suporte na aplicação e pedir uma cotação.
Um pedido útil pode ser simplesmente:
“Solicitamos uma cotação formal da MyDocSafe para [entidade jurídica], para [número] utilizadores internos, com periodicidade [mensal/anual]. Precisamos de [plano/funcionalidades] e gostaríamos que a subscrição tivesse início por volta de [data].”
Se também precisar de um SLA, DPA, declaração de localização dos dados, documentação de segurança ou outros documentos para o processo de compras, mencione-o no mesmo pedido para podermos fornecer os documentos relevantes juntamente com a proposta comercial.