O MyDocSafe pode apoiar organizações cujos requisitos vão além da configuração padrão do produto.
Se precisar de fluxos de trabalho à medida, integrações, controlos empresariais, configuração personalizada ou funcionalidades que ainda não estão disponíveis, contacte a equipa comercial do MyDocSafe para discutir uma implementação Enterprise ou personalizada. Esta abordagem baseia-se no nosso modelo de implementação Enterprise existente.
Quando devo considerar uma implementação Enterprise ou personalizada?
Uma implementação personalizada pode ser adequada se precisar de:
fluxos de trabalho complexos de integração de clientes ou de gestão de processos;
questionários ou processos de geração de documentos à medida;
integrações com os seus sistemas existentes;
SSO ou outros requisitos empresariais;
um elevado nível de automatização dos fluxos de trabalho;
um processo que não possa ser concretizado através da configuração padrão do MyDocSafe;
novas funcionalidades necessárias para um processo de negócio específico.
Normalmente, começamos por compreender o processo de negócio e o resultado pretendido, em vez de especificar de imediato o desenvolvimento de software.
Como funciona o processo?
A maioria dos projetos divide-se em quatro fases.
1. Análise inicial
Começamos com uma breve fase de análise inicial, geralmente a preço fixo.
Durante a análise inicial, trabalhamos com os responsáveis das áreas de negócio e operacionais da sua organização para compreender:
o processo que pretende digitalizar;
os utilizadores e as respetivas funções;
as informações que é necessário recolher;
as decisões e aprovações;
os documentos que é necessário gerar ou assinar;
as notificações e comunicações;
as integrações;
as exceções e os casos limite;
os requisitos de relatórios;
os requisitos de segurança e acesso.
A análise inicial foi concebida como uma primeira colaboração de risco relativamente baixo. Permite que ambas as partes compreendam devidamente os requisitos antes de se comprometerem com um projeto de implementação de maior dimensão.
Uma fase de análise inicial típica demora cerca de 2–4 semanas, dependendo da complexidade.
2. Especificação do fluxo de trabalho e orçamento
O principal resultado da análise inicial é uma especificação do fluxo de trabalho acordada entre as partes.
Esta descreve o que o MyDocSafe irá desenvolver ou configurar e serve de base ao projeto de implementação.
A especificação pode abranger áreas como:
etapas do fluxo de trabalho;
questionários e formulários;
percursos dos utilizadores;
portais de clientes;
modelos de documentos;
assinaturas eletrónicas;
aprovações;
notificações;
integrações;
permissões;
desenvolvimento à medida necessário.
Depois de acordada a especificação, apresentamos um orçamento formal.
O orçamento distingue normalmente entre:
Custos de implementação — configuração, integração, desenvolvimento e trabalho de projeto.
Custos recorrentes — licenças MyDocSafe e quaisquer serviços recorrentes ou encargos de utilização acordados.
Assim, antes de avançar para a implementação, deverá ter uma visão clara tanto do custo de execução do projeto como dos encargos recorrentes previstos com as licenças.
3. Implementação
Após a aprovação da especificação e da proposta comercial, avançamos para a implementação.
Esta envolve normalmente uma combinação das seguintes atividades:
configuração de componentes existentes do MyDocSafe;
criação de fluxos de trabalho;
criação de formulários e questionários;
configuração de portais;
criação de modelos de documentos;
implementação de integrações;
desenvolvimento das funcionalidades à medida acordadas;
testes internos.
Uma fase de implementação típica demora cerca de 4–12 semanas, embora o calendário efetivo dependa do âmbito e da disponibilidade dos intervenientes do cliente e das integrações.
Uma das vantagens da abordagem do MyDocSafe é que muitos requisitos podem ser satisfeitos combinando componentes de fluxos de trabalho reutilizáveis já existentes, em vez de exigir o desenvolvimento de raiz de uma aplicação de software inteiramente à medida.
4. Testes pelos utilizadores e lançamento
Quando a implementação está praticamente concluída, a solução passa para os testes de aceitação pelos utilizadores (UAT).
Os intervenientes designados pelo cliente testam os fluxos de trabalho acordados e apresentam os seus comentários.
Esta fase serve para:
confirmar que o processo acordado funciona;
identificar alterações de configuração;
testar cenários realistas;
verificar as permissões e os percursos dos utilizadores;
preparar a entrada em produção.
A fase de testes culmina normalmente na aprovação do lançamento.
Para muitos projetos, reserve aproximadamente 2–4 semanas para os testes e a preparação da entrada em produção.
O percurso completo é, portanto:
Análise inicial → Especificação do fluxo de trabalho → Orçamento e aprovação → Implementação → Testes pelos utilizadores → Lançamento
O que acontece após o lançamento?
Uma implementação personalizada do MyDocSafe não deve criar uma dependência da nossa equipa para cada pequena alteração.
Após a passagem da solução para o cliente, este pode normalmente gerir de forma autónoma muitos dos elementos do dia a dia dos seus fluxos de trabalho, incluindo:
questionários;
modelos de documentos;
conteúdos e configurações suportados pela plataforma.
O MyDocSafe continua disponível sempre que precisar de ajuda para aperfeiçoar fluxos de trabalho, introduzir novos casos de utilização ou desenvolver novas funcionalidades.
Isto significa que uma implementação pode evoluir à medida que os seus processos de negócio mudam, em vez de se tornar um projeto de software estático e pontual.
Prazos habituais
Fase | Duração habitual |
Análise inicial e especificação | 2–4 semanas |
Implementação | 4–12 semanas |
Testes pelos utilizadores e lançamento | 2–4 semanas |
Estes prazos são indicativos, não garantidos. Integrações complexas, desenvolvimento de novo software, requisitos de contratação ou atrasos na resposta do cliente podem prolongar o calendário.
Porquê começar pela análise inicial?
O modelo de análise inicial visa reduzir o risco para ambas as partes.
Em vez de lhe pedirmos que se comprometa com um projeto de grande dimensão com base numa descrição geral, investimos primeiro tempo na compreensão do processo e na elaboração de uma especificação acordada entre as partes.
No final da análise inicial, deverá dispor de:
uma descrição clara da solução proposta;
uma especificação do fluxo de trabalho acordada entre as partes;
uma compreensão dos requisitos de implementação;
um calendário do projeto;
um orçamento formal de implementação;
uma visão clara dos custos recorrentes das licenças MyDocSafe.
Poderá então tomar uma decisão informada sobre avançar com a implementação.
Como começar
Contacte a equipa comercial do MyDocSafe com uma breve descrição do processo ou problema que pretende resolver.
É útil incluir:
a sua organização;
o número aproximado de utilizadores internos;
o número aproximado de clientes/utilizadores finais envolvidos;
uma descrição do processo;
os sistemas existentes que poderão necessitar de integração com o MyDocSafe;
os principais resultados que pretende alcançar;
o prazo de implementação pretendido.
Normalmente, uma conversa inicial permite-nos determinar se os requisitos podem ser satisfeitos através da configuração padrão do MyDocSafe ou se um projeto formal de análise inicial seria mais adequado.