O MyDocSafe pode geralmente ser avaliado de uma de três formas: uma avaliação gratuita de 30 dias, um projeto-piloto pago ou uma prova de conceito (PoC) mais formal.
A opção adequada depende da complexidade dos seus requisitos e do grau de aprovação interna, integração ou configuração necessário antes de tomar uma decisão de compra.
Avaliação gratuita de 30 dias
Para a maioria das organizações, o melhor ponto de partida é uma avaliação gratuita de 30 dias.
A avaliação permite explorar o MyDocSafe num ambiente de trabalho real antes de assumir o compromisso de uma assinatura paga.
Não é necessário um cartão de pagamento para iniciar a avaliação.
Durante a avaliação, pode normalmente:
configurar a sua organização;
convidar colegas;
criar portais de clientes;
testar assinaturas eletrónicas;
criar formulários e fluxos de trabalho;
experimentar propostas e outras funcionalidades de interação com clientes;
explorar a área de administração;
testar como o MyDocSafe se pode enquadrar nos seus processos atuais.
O objetivo da avaliação é ajudar a responder a uma questão prática:
«O MyDocSafe consegue apoiar a forma como a nossa empresa realmente trabalha?»
O que acontece no final da avaliação gratuita?
Antes de a avaliação terminar, pode escolher o plano pago adequado e continuar a utilizar a mesma conta MyDocSafe.
Não precisa de começar de novo.
A configuração e os dados existentes mantêm-se quando a conta é convertida numa assinatura paga. Isto significa que pode continuar a utilizar o ambiente que já configurou, em vez de recriar portais, contactos, modelos ou fluxos de trabalho de raiz.
O percurso habitual é:
Iniciar a avaliação gratuita → configurar e testar → escolher o plano → adicionar os dados de faturação → continuar com a mesma conta
Se decidir não avançar, a avaliação não se converte automaticamente numa assinatura paga apenas porque os 30 dias terminaram.
Perderemos os nossos dados ao passar da avaliação para uma conta paga?
Não.
A conversão de uma avaliação numa conta MyDocSafe paga destina-se a dar continuidade ao mesmo ambiente.
Os dados e a configuração da conta existente deverão permanecer disponíveis, incluindo elementos como:
contactos;
portais;
modelos;
documentos;
formulários;
fluxos de trabalho;
definições;
utilizadores e permissões.
Isto permite utilizar a avaliação para uma implementação e testes reais, em vez de a tratar como um ambiente de demonstração descartável.
Quando é suficiente uma avaliação gratuita?
Uma avaliação gratuita padrão é geralmente adequada quando:
está a avaliar as funcionalidades padrão do MyDocSafe;
há poucos decisores internos;
não é necessário um trabalho de integração significativo;
pode testar o seu caso de utilização com a configuração normal do produto;
o seu processo de aquisição não exige um projeto formal antes da avaliação.
Para muitas empresas de contabilidade, escritórios de advogados e outras empresas de serviços profissionais, isto é suficiente.
Projetos-piloto pagos
Um projeto-piloto pago é mais adequado quando uma avaliação bem-sucedida exige um trabalho significativo por parte da MyDocSafe ou quando o cliente pretende testar a plataforma num ambiente de produção controlado.
Um projeto-piloto pago pode envolver:
um grupo definido de utilizadores ou clientes;
configuração de fluxos de trabalho específicos;
apoio à implementação;
modelos ou formulários personalizados;
trabalho com a API ou de integração;
configuração de SSO;
migração de uma amostra de dados;
formação;
critérios de sucesso acordados;
reuniões periódicas de acompanhamento.
Por exemplo, uma empresa de serviços profissionais de maior dimensão pode optar por realizar um projeto-piloto do MyDocSafe com um departamento, escritório ou segmento de clientes antes de decidir se o implementa de forma mais alargada.
O que inclui normalmente um projeto-piloto pago?
Um projeto-piloto pago é normalmente documentado numa breve proposta ou num formulário de encomenda que define:
Área | Conteúdo habitual |
Âmbito | O que será testado |
Utilizadores | Número de utilizadores internos e/ou clientes envolvidos |
Duração | Frequentemente, várias semanas ou alguns meses |
Configuração | Fluxos de trabalho, portais, formulários, modelos ou integrações necessários |
Responsabilidades | O que a MyDocSafe e o cliente irão fornecer, respetivamente |
Critérios de sucesso | O que é necessário demonstrar |
Taxas | Encargos de assinatura, implementação ou consultoria |
Momento de revisão | Quando as partes decidem se avançam para uma implementação mais alargada |
Um projeto-piloto deve ter dimensão suficiente para demonstrar valor real, mas ser suficientemente pequeno para ser implementado rapidamente.
O valor pago pelo projeto-piloto é descontado na futura assinatura?
Depende do acordo comercial.
Em alguns projetos, o projeto-piloto é simplesmente a primeira fase de uma implementação mais alargada. Noutros, pode existir um valor separado para o projeto-piloto que cubra a configuração, a consultoria ou o trabalho personalizado.
Se for importante para si que os valores pagos pelo projeto-piloto sejam descontados numa futura implementação, peça que isso fique documentado na proposta antes do início do projeto-piloto.
Provas de conceito
Uma prova de conceito é geralmente utilizada quando a questão principal é técnica, e não apenas saber se os utilizadores gostam do produto.
Alguns exemplos:
É possível integrar o MyDocSafe com um determinado sistema interno?
É possível reproduzir um processo personalizado de integração de novos clientes?
O SSO pode funcionar com o fornecedor de identidade do cliente?
Uma integração por API consegue suportar o volume necessário?
É possível automatizar um fluxo de trabalho complexo?
O MyDocSafe consegue satisfazer um requisito específico de arquitetura empresarial?
Uma PoC tem normalmente:
um objetivo técnico rigorosamente definido;
um âmbito limitado;
dados de teste acordados;
critérios de sucesso acordados;
uma data de início e de fim;
um momento de decisão na conclusão.
Em regra, não deverá transformar-se num projeto de desenvolvimento sem prazo definido.
Avaliação, projeto-piloto e PoC: comparação
Opção | Mais adequada para | Compromisso do cliente | Envolvimento da MyDocSafe |
Avaliação gratuita de 30 dias | Avaliação padrão do produto | Baixo | Acompanhamento inicial/apoio padrão |
Projeto-piloto pago | Avaliação controlada em contexto real | Médio | Configuração, implementação e, eventualmente, consultoria |
Prova de conceito | Teste de um requisito técnico específico | Projeto definido | Envolvimento das equipas técnica/de produto |
Qual devemos escolher?
Opte por uma avaliação gratuita se a sua principal questão for:
«Gostamos do MyDocSafe e consegue apoiar os nossos processos habituais?»
Opte por um projeto-piloto pago se a questão for:
«Conseguimos pôr esta solução a funcionar para uma equipa ou um processo de cliente específico antes de a implementar de forma mais alargada?»
Opte por uma prova de conceito se a questão for:
«O MyDocSafe consegue, tecnicamente, executar esta tarefa específica?»
Passar da avaliação para a produção
Uma vantagem de utilizar o ambiente de avaliação ou de projeto-piloto do MyDocSafe é que este pode, normalmente, servir de base à sua conta de produção.
Quando adequado, podemos passar de:
Avaliação → Assinatura paga
ou:
Projeto-piloto → Implementação mais alargada
sem recriar a conta.
Para implementações de maior dimensão, podemos acordar um breve plano de transição que abranja áreas como:
utilizadores em produção;
permissões definitivas;
dados de produção;
integrações;
faturação;
formação;
condições de apoio;
data de entrada em produção.
Como começar
Para uma avaliação padrão, basta iniciar uma avaliação gratuita de 30 dias.
Se considerar que precisa de um projeto-piloto pago ou de uma PoC formal, contacte a equipa comercial da MyDocSafe com uma breve descrição de:
o que pretende testar;
número de utilizadores;
volume previsto de clientes;
funcionalidades necessárias;
integrações envolvidas;
prazo pretendido;
como definiria um resultado bem-sucedido.
Poderemos então aconselhar se a melhor forma de responder aos seus requisitos é uma avaliação gratuita, um projeto-piloto pago ou uma prova de conceito.