Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.
Prefere ver um vídeo? Este breve vídeo apresenta todos os passos. Em alternativa, leia as instruções abaixo.
O MyDocSafe pode ser personalizado para ter o aspeto e a experiência de utilização de uma solução digital própria. Isto tem várias vantagens: transmite confiança aos seus clientes, uniformiza a comunicação e ajuda a digitalizar e automatizar processos adaptados às necessidades da sua empresa (sem necessidade de programação).
Existem dois tipos de definições: "Definições da empresa" [Company Settings] (afetam todos os utilizadores internos e externos) e "Configurações pessoais" [Personal Settings] (afetam apenas o próprio utilizador).
4a. "Definições da empresa":
Estas definições aplicam-se a toda a conta e afetam todos os tipos de utilizadores que interagem com ela: o próprio utilizador, a sua equipa e os seus clientes ou outras partes interessadas.
"Marca da conta" [Account Branding] (o seu logótipo, o nome da empresa e a página inicial da empresa).
"Assinatura e cobrança" [Subscription & Billing] (o seu plano de assinatura e a utilização atual da conta)
"Utilizadores da empresa" [Company Users] (internos à sua empresa)
"Funções da empresa" [Company Roles] (perfis de acesso para utilizadores internos)
"Modelos de e-mail" [Email templates] (ajuste o texto e o aspeto dos e-mails que enviamos em seu nome)
"Modelos de mensagens" [Message templates] (guarde mensagens padrão para não ter de as escrever novamente)
"Definições do esquema de cores" [Colour schema settings] (o aspeto dos portais de clientes e das propostas apresentados aos seus clientes)
"Formas de cobrar aos seus clientes" [Ways to charge your clients] (integrações com Stripe e GoCardless)
"Definições globais de assinatura eletrónica" [E-signature global settings] (aplicam-se a todos os pedidos de assinatura eletrónica). Estas definições serão aplicadas automaticamente a todas as transações de assinatura eletrónica iniciadas através da API. Nos pedidos de assinatura eletrónica enviados a partir do MyDocSafe, pode sempre rever estas definições antes de enviar os documentos.
"Integrações" [Integrations] - serviços de terceiros que utiliza e com os quais o MyDocSafe se integra. O nosso plug-in gratuito para Office365 tem sido, tradicionalmente, o mais popular.
"Marca da conta"
Adicione o seu logótipo, o nome da conta e o endereço da página inicial. Os dois primeiros serão apresentados no canto superior esquerdo. Pode optar por utilizar apenas o logótipo se o nome da sua empresa for demasiado comprido (basta desmarcar a opção "Mostrar o nome da empresa junto ao logótipo no cabeçalho da página" [show company name next to the logo in the page header]). O endereço da página inicial será utilizado na página de início de sessão do portal se decidir adquirir o complemento de marca.
Página de início de sessão do portal
Se pretender personalizar a página de início de sessão do seu portal, envie-nos um e-mail para customerservices@mydocsafehq.com para ativar o serviço. Poderá ajustar quatro elementos nessa página:
o URL de início de sessão (por exemplo, portals.yourbusinessname.com)
o seu logótipo
a cor da sua empresa
a referência à sua página inicial
Endereço de e-mail para comunicar com as partes interessadas
Por predefinição, o MyDocSafe utiliza mydocsafe@mydocsafe.com como endereço no campo "De" [from] ao enviar notificações, convites ou pedidos de assinatura eletrónica aos seus clientes ou outras partes interessadas. No entanto, esse endereço pode não ser o ideal se os destinatários utilizarem firewalls ou filtros de spam muito rigorosos. Ver um endereço como "John Doe <mydocsafe@mydocsafehq.com>" pode, por vezes, causar problemas.
Pode obter um endereço personalizado, como "portals@yourbusiness.com". Nesse caso, os destinatários verão algo mais familiar, como "John Doe <portals@johndoe.com>".
Tenha em atenção que, quando os clientes responderem aos e-mails enviados através do MyDocSafe, o endereço do campo "Responder a" [reply-to] será, por predefinição, o e-mail que utiliza para iniciar sessão no MyDocSafe.
Se pretender personalizar a página de início de sessão do seu portal, envie-nos um e-mail para customerservices@mydocsafehq.com para ativar o serviço.
"Assinatura e cobrança"
A página "Assinatura e cobrança" mostra a utilização atual da sua conta (número de utilizadores, armazenamento utilizado, etc.) e permite atualizar o método de pagamento. É nesta página que irá subscrever o serviço inicialmente.
"Utilizadores da empresa"
É aqui que pode adicionar novos membros da equipa: utilizadores que partilharão o acesso à totalidade ou a parte da sua conta. Por predefinição, todos os utilizadores são administradores (pelo que podem fazer tudo, exceto eliminar a conta). Se pretender restringir o acesso a portais ou pastas específicos, avance para a secção seguinte para definir uma função da empresa.
"Funções da empresa"
É aqui que pode definir papéis, ou seja, conjuntos de permissões que podem ser aplicados a um determinado utilizador. Por exemplo, pode definir um papel de "Vendas" [sales] que permita o acesso apenas ao grupo de portais "Clientes Potenciais" [Prospects] e um papel de "Recursos Humanos" [HR] que dê acesso ao grupo de portais "Processamento salarial" [Payroll].
"Modelos de e-mail"
O MyDocSafe envia vários tipos de notificações por e-mail, desde convites para portais a pedidos de carregamento de documentos e pedidos de assinatura digital. Pode ajustar o aspeto desses e-mails (embora não seja necessário, pois as predefinições funcionam bem).
"Modelos de mensagens"
Muitas das mensagens que irá enviar serão muito semelhantes (por exemplo, ao convidar um cliente para um portal ou um fluxo de trabalho, pedir a alguém que carregue ou assine um documento, ou que preencha um formulário). Não seria útil definir modelos dessas mensagens e reutilizá-los sempre que necessário? A página "Modelos de mensagens" serve precisamente para isso. A vantagem destes modelos é que toda a equipa os pode utilizar, garantindo um tom de comunicação uniforme ao contactar os nossos clientes ou outras partes interessadas.
"Esquema de cores" [Colour Schema]
Para garantir que as cores da sua conta combinam com o logótipo, utilize esta página para selecionar a paleta de cores mais agradável à vista. Pode escolher uma das nossas cores predefinidas ou escolher a sua própria cor, selecionando a opção "Cor personalizada" [custom color].
"Assinatura eletrónica" [E-signature]
Configure aqui as definições globais de assinatura eletrónica, como notificações, lembretes, definições de organização de documentos e definições de segurança. Estas definições são importantes porque serão utilizadas se iniciar pedidos de assinatura eletrónica através de software de terceiros com o qual o MyDocSafe se integra.
"Integrações"
Utilize esta página para ativar integrações avançadas:
gestão do escritório - Logical Office, BTC Software (Bright)
acesso a um vasto leque de integrações - ViaSocket, Zapier
importação/exportação de documentos - Dropbox, Google Drive
contabilidade - Xero
Para poder cobrar aos seus clientes ao enviar orçamentos e propostas ou através de fluxos de trabalho nos portais de clientes, escolha Stripe ou GoCardless:
Recomendamos agora que passe às configurações pessoais, ou seja, às definições que afetam apenas o próprio utilizador.
4b. "Configurações pessoais":
Para aceder às configurações pessoais, clique no ícone redondo no canto superior direito e selecione "Configurações pessoais".
"Informações do utilizador" [User information]
O primeiro separador, "Informações do utilizador", permite alterar o seu nome, endereço de e-mail e fotografia de perfil. Essa fotografia substituirá o ícone redondo no canto superior direito e também será apresentada nas contas dos utilizadores que partilham portais consigo (por isso, escolha uma boa fotografia).
"Notificações" [Notifications]
Pode não querer saber TUDO o que acontece na sua conta, por isso utilize esta página para ativar ou desativar as notificações. Recomendamos que comece por ativá-las todas, avalie se são adequadas às suas necessidades e desative algumas se deixarem de lhe ser úteis.
"Idioma e região" [Localisation]
O sistema deverá reconhecer o idioma predefinido do seu navegador e definir o idioma do MyDocSafe em conformidade. No entanto, se não concordar com a escolha, pode alterá-la aqui. Para sermos transparentes, as nossas versões para o Reino Unido e os Estados Unidos são muito melhores do que as restantes (apenas porque ainda estamos a formar a nossa equipa multilingue).
Ajuste o seu fuso horário predefinido se viajar com frequência, mas pretender ver todas as notificações com referência a um fuso horário específico. Na maioria dos casos, porém, não será necessário alterá-lo.
As restantes opções:
"Alterar palavra-passe" [Change Password]: altere a sua palavra-passe
"Segurança" [Security]: "Autenticação de dois fatores" [Two-factor authentication]: ative-a verificando o seu número de telemóvel
"Complementos" [Add-ons] (ative as integrações com Dropbox ou Google Drive)
Uma nota sobre as notificações:
Tenha em atenção que as notificações dos portais podem estar desativadas por predefinição (podendo depois ativá-las apenas para os portais que pretende acompanhar) ou ativadas por predefinição (podendo depois desativá-las para os portais que não pretende acompanhar). Isto é útil se não precisar de acompanhar toda a atividade dos portais.
Avance agora para o passo seguinte:
Ou volte ao passo anterior