Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.
O MyDocSafe integra-se diretamente com o BTCSoftware, um conjunto premiado de ferramentas de gestão fiscal e de escritórios de contabilidade.
Estabelecer uma ligação
Inicie sessão na sua conta BTCSoftware
Aceda a "Administração" [Administration] -> "Sistemas" [Systems] -> "Opções" [Options] e, em seguida, a "Opções do sistema de gestão de documentos" [Document Management System Options].
Selecione MyDocSafe e guarde as definições
Adicione uma carta para o cliente e clique em "Enviar para cliente para revisão" [Send to Client for Review]
Clique no botão "MyDocSafe" [MyDocSafe].
Se já tiver uma conta MyDocSafe, introduza as suas credenciais e autorize o BTCSoftware a aceder à sua conta. Se não tiver, registe-se primeiro.
Depois de estabelecer a ligação, poderá enviar documentos para aprovação, indicando o endereço de email do destinatário, ou publicar documentos nos portais dos clientes. Pode começar a utilizar a ligação de imediato. No entanto, tenha em atenção que as predefinições da ligação podem não corresponder ao que pretende. Por isso, é importante rever estas definições no MyDocSafe.
Rever e ajustar as definições de arquivo de ficheiros.
Por predefinição, os documentos enviados para assinatura eletrónica e as respetivas versões assinadas são guardados numa pasta BTCSoftware no diretório de raiz do MyDocSafe. Além disso, os documentos publicados nos portais dos clientes são guardados num grupo de portais ‘BTCSoftware’, criado automaticamente. O sistema cria um portal nesse grupo de portais e convida o seu cliente a aceder-lhe. Este comportamento pode não ser o pretendido se utilizar outros grupos de portais para comunicar com os clientes. Para alterar estas definições, inicie sessão no MyDocSafe, aceda a "Inicial" [Home]/"Definições" [Settings]/"Integrações" [Integrations]/ BTCSoftware e a "Abrir configuração" [Open Configuration] para editar as definições, especificando onde guardar os documentos assinados e os documentos publicados.
Rever e ajustar as definições das opções de assinatura eletrónica.
Tenha em atenção que pode definir configurações globais de assinatura eletrónica que serão aplicadas pelo BTCSoftware. Para aceder às definições, aceda a "..." [...] -> "Definições da empresa" [Company Settings] -> "Assinatura eletrónica" [Esignature].
Por predefinição, a opção "Exigir que os utilizadores iniciem sessão antes de poderem assinar" [Require user(s) to login before they can sign] está desativada. Isto significa que os seus clientes receberão um email com uma ligação direta para o documento que precisa de ser assinado. Se preferir que os seus clientes iniciem sessão no MyDocSafe antes de poderem assinar os documentos, selecione esta opção.
Considerações avançadas
Pode incorporar etiquetas de campos de assinatura eletrónica nas cartas para os clientes e nas cartas de contratação de serviços, que o MyDocSafe pode substituir automaticamente pelos campos de assinatura eletrónica adequados. Basta adicionar {#signature.1#} nos locais onde pretende que o cliente assine.
Para ativar a integração, basta clicar no botão "MyDocSafe" no BTC e introduzir as suas credenciais de acesso. A partir desse momento, poderá enviar documentos para aprovação eletrónica pelos seus clientes, bem como publicar documentos nos portais dos utilizadores.