Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.
Prefere ver um vídeo? Este breve vídeo explica todos os passos. Em alternativa, leia as instruções abaixo.
Adicionar um contacto é muito simples — pode adicionar contactos individualmente ou importar vários de uma só vez a partir de um ficheiro CSV. Tudo se encontra em "Contactos" [Contacts], no menu superior.
Existem dois tipos de contacto:
"Particulares" [Individuals] - pessoas. Cada contacto precisa de um "Primeiro nome" [First name], um "Apelido" [Last name] e um endereço de e-mail único.
"Organizações" [Organisations] - empresas e outras entidades. Cada contacto precisa de um "Nome da empresa" [Company name], um "Número da empresa" [Company Number] e um "Tipo" [Type].
1. Abra "Contactos"
Clique em "Contactos" no menu superior. Será apresentada a vista "Todos os contactos" [All contacts].
Utilize os separadores "Todos" [All], "Particulares" e "Organizações" para alternar entre tipos de contacto.
Pesquise por nome ou restrinja a lista com os filtros "Estado" [Status], "Tipo de organização" [Organisation type] e "Etiquetas" [Tags]. Clique em "+ Filtro" [+ Filter] para adicionar mais filtros.
Se pretender, clique no ícone das colunas à direita para escolher as colunas apresentadas.
2. Adicione um contacto
Clique no botão "+" junto a "Todos os contactos" e escolha uma das opções:
"Criar um novo contacto individual" [Create a new individual contact]
"Criar um novo contacto de organização" [Create a new organisation contact]
"Importar contactos individuais" [Import individual contacts] (consulte a secção 3)
2a. Contacto individual
Preencha "Primeiro nome", "Apelido" e "E-mail" [Email].
Se pretender, adicione "Telefone" [Phone], "Nome da empresa", "Identificador" [Id] (a sua referência interna), "Estado" ("Ativo" [Active], "Cliente em potencial" [Prospect], "Perdido" [Lost] ou "Eliminado" [Deleted]) e "Língua" [Language].
Se pretender, defina uma "Palavra-passe predefinida para assinatura de documentos" [Default password for signing documents]. Os signatários precisarão dela para abrir os documentos que lhes enviar.
Se pretender, adicione os "Detalhes fiscais do Reino Unido" [UK tax details] — "Número de Seguro Nacional (NINO)" [National Insurance Number (NINO)] e "Referência Exclusiva do Contribuinte (UTR)" [Unique Taxpayer Reference (UTR)].
Se pretender, clique no "+" junto a "Endereços" [Addresses] para adicionar um endereço.
Se pretender, clique em "Selecione uma pasta" [Select a folder] para escolher onde são arquivados os documentos que este contacto assina. Consulte Arquivamento de documentos assinados.
Se pretender, preencha os seus "Campos personalizados" [Custom Fields] na parte inferior do formulário.
Clique em "Guardar" [Save].
2b. Contacto de organização
Preencha "Nome da empresa", "Número da empresa" e "Tipo".
Se pretender, adicione "Setor empresarial" [Business sector], "Estado", "Língua", "E-mail", "Número de Identificação Fiscal" [Tax ID], endereços e campos personalizados.
Clique em "Guardar".
3. Importe contactos a partir de um ficheiro CSV
Clique no botão "+" junto a "Todos os contactos" e, em seguida, em "Importar contactos individuais".
Se pretender, clique em "Exemplo CSV" [Example CSV] para descarregar um modelo.
Arraste e largue o ficheiro CSV na caixa ou clique na caixa para escolher o ficheiro.
Associe as suas colunas aos nossos campos e conclua a importação.
O ficheiro tem de incluir as colunas firstName, lastName e email (os endereços de e-mail têm de ser únicos). Se pretender, inclua phone, companyName e id. As suas colunas podem ter nomes diferentes - a correspondência é feita após o carregamento.
Nota: a importação só está disponível para particulares. Adicione as organizações individualmente.
4. Trabalhe com um contacto
Clique no nome de um contacto para o abrir. Verá quatro separadores — "Detalhes do contacto" [Contact details], "Ficheiros" [Files], "Preços personalizados" [Custom pricing] e "Atividade" [Activity] — e, à direita:
"Verificações de identidade" [ID Verifications] — as verificações de identidade do contacto.
"Ligações" [Links] — clique no "+" para associar este contacto a outro e escolha o "Tipo" de relação (por exemplo, "Diretor" [Director], "Acionista" [Shareholder], "Proprietário" [Owner], "Família" [Family] ou "Parceiro" [Partner]). Os contactos associados aparecem aqui para facilitar a navegação.
"Portais" [Portals] — todos os portais a que o contacto tem acesso.
"Etiquetas" — escreva em "Adicionar uma etiqueta" [Add a tag] para atribuir uma etiqueta ao contacto.
"Comentários" [Comments] — notas para a sua equipa.
Clique em "Editar" [Edit] para alterar os dados do contacto. O menu de três pontos ao lado disponibiliza as opções "Registo de atividades" [Activity Log], "Exportar para CSV" [Export to CSV] e "Eliminar" [Delete].
Cenários avançados
A lista de contactos permite realizar várias outras operações. Pode:
selecionar vários contactos e clicar em "Enviar mensagem aos contactos selecionados" [Message selected contacts] para lhes enviar um e-mail de uma só vez;
exportar um contacto a partir do menu de três pontos da respetiva linha ("Exportar para CSV") ou todos os contactos a partir do menu de três pontos no canto superior direito ("Exportar todos os contactos" [Export all contacts]);
acompanhar estruturas complexas - diretores, acionistas, familiares - através de ligações entre particulares e organizações.
Próximo passo: 6. Adicione os seus serviços