Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.

Prefere ver um vídeo? Este breve vídeo explica todos os passos. Em alternativa, leia as instruções abaixo.

Os fluxos de trabalho do portal são passos que pretende que o seu cliente conclua no respetivo portal: assinar documentos, preencher formulários, verificar a identidade e muito mais. Ajudam a automatizar a integração de clientes, poupar tempo, acelerar transações e melhorar a experiência do cliente.

Ao contrário das propostas, os fluxos de trabalho do portal ficam dentro dos portais dos clientes, pelo que o cliente tem de iniciar sessão primeiro. São ideais para tarefas de integração seguras, venda de serviços adicionais, atualizações periódicas de dados e renovações de contratos. Se pretender utilizar fluxos de trabalho para vender a potenciais clientes, clique aqui. Se pretender enviar rapidamente vários documentos para assinar, clique antes aqui.

Antes de começar: precisa de um portal com um cliente que já tenha aceitado o convite para aceder ao mesmo.

Neste exemplo, pedimos a um cliente que leia um aviso de privacidade e assine uma carta de compromisso.

Clique em "Portais" [Portals] no menu superior e abra o portal do cliente. O cliente aparece na lista "Membros com acesso" [Members with access]. Em seguida, clique em "Fluxos de trabalho" [Workflows].

Clique no botão "+" e escolha "Novo fluxo de trabalho" [New workflow] (ou "Criar a partir de um modelo" [Create from template], se já tiver guardado um). Para mudar o nome do fluxo de trabalho, clique no ícone de lápis junto ao nome.

Cada passo é designado por widget. Clique no botão "+" junto a "Elementos do fluxo de trabalho" [Workflow elements] para ver todos os elementos, por exemplo, "Solicitar assinatura" [Request a signature], "Pedir para ver e aprovar" [Ask to view and approve], "Enviar documentos" [Upload documents], "Serviços e pagamento" [Services and payment], "Formulário" [Form] e "Verificações de identidade" [ID Verifications].

Escolha "Pedir para ver e aprovar". Dê ao passo um nome que o cliente irá ver (por exemplo, "Leia o nosso aviso de privacidade"), selecione o documento e clique em "Guardar" [Save]. O passo aparece na lista de elementos do fluxo de trabalho.

Clique novamente em "+" e escolha "Solicitar assinatura". Dê um nome ao passo e selecione o documento a assinar. Abre-se o editor de campos: arraste os campos "Assinatura" [Signature] e "Data" [Date] para o documento e clique em "Guarde o modelo" [Save the template]. De volta ao widget, clique em "Guardar".

Os dois passos estão agora no seu fluxo de trabalho. Pode arrastá-los para alterar a ordem.

Quando estiver pronto, clique em "Concluir e enviar" [Complete and send]. Na caixa de diálogo "Enviar fluxo de trabalho" [Send workflow], o cliente já está selecionado. Adicione uma mensagem pessoal e clique em "Enviar" [Send]. Utilize "Gerir o acesso ao portal" [Manage portal access] se precisar de adicionar alguém ao portal primeiro.

O cliente recebe um email com o botão "Iniciar fluxo de trabalho" [Start workflow].

Como o fluxo de trabalho se encontra no portal seguro do cliente, este inicia sessão com o email e a palavra-passe do portal e acede diretamente ao primeiro passo.

O cliente lê o aviso de privacidade e clica em "Confirmar leitura e fechar" [Acknowledge and close].

Em seguida, abre a carta de compromisso, clica em "Ir para o primeiro campo" [Jump to the first field], assina, adiciona a data e clica em "Envie o documento" [Submit the document]. Cada passo concluído fica assinalado com um visto.

De volta ao separador "Fluxos de trabalho" do portal, o fluxo de trabalho aparece como "Concluído" [Completed]. No respetivo menu ("⋯"), pode abri-lo, reenviar o convite, transferi-lo como PDF, editá-lo, criar uma cópia, arquivá-lo ou eliminá-lo.

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