Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.
Disponibilidade: plano Accounting Pro ou superior
Descrição
Esta funcionalidade é particularmente útil quando precisa que o cliente assine um documento que varia consoante as suas circunstâncias específicas ou quando pretende apresentar um questionário diferente com base nas respostas anteriores. Por exemplo, um residente no Reino Unido poderá ter de assinar um documento diferente do de alguém que resida na Polónia e poderá ter de responder a um conjunto diferente de questionários.
Como proceder:
OPÇÃO 1
Se o cliente tiver de aceder ao fluxo de trabalho através de uma ligação num email
Neste caso, tem de criar o fluxo de trabalho num grupo de portais de clientes potenciais. Veja como proceder:
Etapa 1: Prepare os questionários
Etapa 2: Adicione condições aos widgets do fluxo de trabalho.
ETAPA 1: Prepare os questionários
Aceda ao seu "Grupo de clientes potenciais" [Prospect Group]. Se ainda não tiver um, aceda a "Portais" [Portals], clique no botão "+" e crie um "Grupo de clientes potenciais". Navegue até "Modelos de formulários" [Form Templates] e crie um formulário.
Adicione as perguntas. Certifique-se de que atribui um nome de variável à pergunta relevante:
Por fim, atribua um nome de variável ao questionário:
ETAPA 2: Adicione condições aos widgets do fluxo de trabalho.
Primeiro, adicione os elementos adequados ao fluxo de trabalho. No nosso exemplo, um formulário "Jurisdição" [Jurisdiction] contém uma pergunta de escolha múltipla com três opções: "Reino Unido" [United Kingdom], "Polónia" [Poland] e "Ucrânia" [Ukraine]. Pretendemos apresentar um questionário diferente para cada opção selecionada. Devemos adicioná-los todos, um a um.
Por fim, temos de adicionar a condição que deve ser satisfeita para que o questionário relevante seja apresentado:
Tenha em atenção o formato da condição: "Jurisdiction" é o nome da variável do questionário; "Country" é o nome da variável da pergunta de escolha múltipla. Os dois nomes são unidos por um ponto. Por fim, é necessário adicionar o sinal de igual duplo, seguido da opção pretendida entre aspas duplas.
OPÇÃO 2
Se o cliente tiver de iniciar sessão antes de aceder ao fluxo de trabalho
Neste caso, tem de criar o fluxo de trabalho num grupo de portais de clientes. Veja como proceder:
Etapa 1: Prepare os questionários
Etapa 2: Adicione condições aos widgets do fluxo de trabalho.
ETAPA 1: Prepare o questionário:
Navegue até à secção "Modelos de formulários" do grupo de portais de clientes escolhido
Em seguida, clique em "Adicionar formulário" [Add form] para criar um questionário. Adicione as perguntas. Recomendamos a utilização de um widget de pergunta de escolha múltipla para este tipo de condição. Certifique-se de que ativa as "Definições avançadas" [advanced settings] e define um nome de variável para o widget
Guarde o formulário e clique em "Voltar a Documentos" [Back to Documents]
Clique no ícone "Definições" [Settings] associado ao questionário e atribua-lhe um nome de variável, conforme ilustrado:
ETAPA 2. Prepare o fluxo de trabalho
Aceda a um portal de cliente à sua escolha e selecione o separador "Fluxos de trabalho" [Workflows] (se não estiver ativado, ative-o em "Portais"/"Grupo de portais" [Portal Group]/"Definições"/"Em geral" [General]/"Abrir configuração dos separadores do portal" [Open Portal Tab Configuration]). No separador "Fluxos de trabalho", clique no botão "+" para começar a criar o fluxo de trabalho. Adicione o questionário. Em seguida, adicione os widgets "Pedir uma assinatura" [request a signature] ou "Formulário" [form] de que precisar. Defina uma condição aplicável a cada widget. Por exemplo, se pretender que um documento ou formulário seja apresentado apenas quando a opção "Polónia" for selecionada, adicione uma condição como CountrySelector.Country == "Poland". Tenha em atenção que "CountrySelector" é o nome da variável do questionário, "Country" é o nome da variável da pergunta de escolha múltipla e "Poland" é a opção pretendida. Não se esqueça do sinal de igual duplo (sim, parece estranho; estamos a trabalhar numa solução melhor)
Depois de adicionar todas as etapas, o fluxo de trabalho poderá ter este aspeto:
Pode aplicar a mesma lógica não só a documentos, mas também a outros questionários:
Experiência do cliente
O cliente verá apenas as opções relevantes. No exemplo abaixo, apenas o questionário "Jurisdição" está visível. As outras opções só são apresentadas DEPOIS de o questionário estar preenchido e submetido.
Por exemplo, se a opção "Polónia" for selecionada na etapa "Jurisdição" e o cliente clicar em "Seguinte" [next], o fluxo de trabalho reconfigura-se para apresentar apenas os documentos e formulários relevantes:
Tenha em atenção que o cliente pode mudar de ideias, voltar à etapa "Jurisdição" e selecionar uma opção diferente. Nesse caso, será apresentado um conjunto diferente de formulários e documentos:
Nota importante 1: se precisar que diferentes utilizadores executem várias vezes uma cópia do mesmo fluxo de trabalho, inicie esses fluxos de trabalho através de um "Grupo de clientes potenciais" (e não de um "Grupo de clientes" [Client Group]). Por outras palavras, utilize a Opção 1 em vez da Opção 2. Também pode iniciar várias instâncias de um fluxo de trabalho através de um "Grupo de clientes" (ativando a opção "Permitir a execução de várias instâncias deste fluxo de trabalho num portal" [allow to run multiple instances of this workflow in a portal option], conforme ilustrado acima). No entanto, lembre-se de que, se um fluxo de trabalho incluir um questionário, este NÃO será copiado: uma execução subsequente de uma cópia do fluxo de trabalho apresentará o questionário como já submetido.
Nota importante 2: se precisar que um fluxo de trabalho dê origem a outro fluxo de trabalho (enviado a outra pessoa), terá de ter um plano ENTERPRISE. Contacte customerservices@mydocsafehq.com para obter mais informações.