O MyDocSafe inclui ferramentas de Gestão do gabinete que ajudam a sua equipa a gerir o trabalho interno, as tarefas dos clientes e as operações diárias num único local.

Esta funcionalidade permite acompanhar quem é responsável por cada atividade, o que é necessário fazer a seguir e a que cliente ou assunto diz respeito cada tarefa.

Pode utilizar a Gestão do gabinete para organizar e acompanhar atividades como:

Em vez de acompanhar tarefas em folhas de cálculo, e-mails ou notas separados, a sua equipa pode gerir o trabalho diretamente no MyDocSafe, juntamente com os clientes, portais, documentos e fluxos de trabalho relevantes.

As tarefas são o elemento central da Gestão do gabinete.

Pode criar uma tarefa para um trabalho específico e atribuí-la a um membro da equipa. Cada tarefa pode incluir informações úteis, como:

Assim, é mais fácil identificar o que é necessário fazer, quem é responsável e se a tarefa ainda está pendente.

As tarefas podem ser atribuídas a utilizadores específicos da sua organização.

Isto ajuda os gestores e os membros da equipa a compreender claramente as responsabilidades. Em vez de depender de trocas informais de e-mails ou de instruções verbais, cada tarefa tem um responsável claramente definido.

Os membros da equipa podem utilizar a sua lista de tarefas para consultar o trabalho que lhes foi atribuído e definir prioridades.

As tarefas podem incluir comentários, permitindo aos membros da equipa discutir o progresso, colocar questões ou registar decisões.

Desta forma, a conversa fica associada à própria tarefa, em vez de ficar dispersa por e-mails ou ferramentas de mensagens. Também permite criar um histórico útil do que aconteceu e porquê.

Se a sua equipa realiza regularmente o mesmo tipo de trabalho, pode utilizar modelos de tarefas para poupar tempo.

Os modelos ajudam a uniformizar processos comuns, como integrar um novo cliente, preparar documentos para assinatura ou concluir verificações internas.

A utilização de modelos ajuda a garantir que não são omitidas etapas importantes e que o trabalho é realizado de forma consistente por toda a equipa.

A Gestão do gabinete também pode incluir ferramentas de registo de tempo, permitindo aos utilizadores registar o tempo dedicado às tarefas.

Isto pode ser útil para:

As tarefas também podem ser atribuídas aos clientes e publicadas no respetivo portal de cliente.

Isto é útil quando precisa que um cliente realize uma ação, como carregar um documento, preencher um formulário, rever informações, assinar um documento ou confirmar que algo foi concluído.

Quando uma tarefa é publicada no portal de cliente, o cliente pode ver o que precisa de fazer na sua própria vista do portal. Isto ajuda a manter organizadas as ações a realizar pelos clientes e reduz a necessidade de enviar e-mails de lembrete separados ou de fazer o seguimento manualmente.

As tarefas dos clientes podem ser utilizadas em conjunto com as tarefas internas, dando à sua equipa uma visão mais clara de ambos os lados do processo: o que a equipa precisa de fazer e o que está atualmente a aguardar uma ação do cliente.

A Gestão do gabinete ajuda a reunir a vertente operacional do seu trabalho com as ferramentas de interação com os clientes já disponíveis no MyDocSafe.

Isto significa que a sua equipa pode gerir tarefas, portais, documentos, formulários, fluxos de trabalho e assinaturas eletrónicas no mesmo sistema.

As principais vantagens incluem:

Um processo típico de integração pode envolver várias etapas:

Com a Gestão do gabinete, cada uma destas ações pode ser representada por uma tarefa, atribuída à pessoa adequada, acompanhada até à conclusão e discutida internamente quando necessário.

Para começar, abra a área de Gestão do gabinete ou de Operações no MyDocSafe e crie a sua primeira tarefa.

Em seguida, pode atribuir a tarefa a um membro da equipa, adicionar uma data-limite, incluir as instruções relevantes e atualizar o estado à medida que o trabalho avança.

Para processos repetíveis, considere criar modelos para que a sua equipa possa seguir sempre as mesmas etapas.