Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.
Está a começar a utilizar portais? Comece por Como funcionam os portais de clientes: comece aqui.
Existem quatro formas de dar aos clientes acesso aos portais. Escolha a mais adequada:
Situação | Opção a utilizar |
Um novo cliente | |
Outra pessoa precisa de acesso a um portal existente (outro administrador, um cônjuge) | |
Transferir muitos clientes de uma só vez | |
Os clientes devem registar-se por si próprios, por exemplo, a partir do seu site |
Antes de começar: defina a mensagem de convite predefinida e os lembretes em "Definições" [Settings] > "Convites" [Invitations] do grupo (consulte Convites pendentes abaixo).
1. Criar um portal e convidar um cliente
Clique em "Portais" [Portals], abra o grupo de portais e clique no "+" junto a "Portais".
Em "Comece a escrever para pesquisar ou criar um novo contacto" [Start typing to search or create a new contact], selecione o cliente nos seus "Contactos" [Contacts] ou escolha "Adicionar um novo contacto" [Add a new contact]. O nome do portal é preenchido com o nome do contacto e pode alterá-lo.
Se pretender, adicione uma "Mensagem pessoal" [Personal message].
Clique em "Crie o portal e convide o utilizador cliente." [Create the portal and invite client user].
Ainda não pretende convidar ninguém? Deixe o campo de contacto vazio e clique em "Criar apenas um portal (convidarei os utilizadores clientes mais tarde)" [Just create a portal (I will invite client users later)].
2. Adicionar um membro a um portal existente
Na lista de portais, clique no ícone de pessoas na coluna "Utilizadores" [Users]. Dentro de um portal, o mesmo ícone encontra-se junto a "Utilizadores do portal" [Portal Users] no menu à esquerda.
Em "Gerir acesso ao portal" [Manage Portal Access], clique no "+" junto a "Membros" [Members].
Selecione ou crie o contacto e escolha as respetivas "Permissões" [Permissions]:
"Acesso total" [Full Access]: visualizar, carregar e eliminar documentos, e convidar outras pessoas para este portal.
"Ler/Escrever" [Read/Write]: visualizar e carregar documentos, mas não convidar outras pessoas.
"Ler" [Read]: apenas visualizar. Também pode impedir que os utilizadores com a permissão "Ler" descarreguem ficheiros em "Definições" > "Segurança" [Security].
Se pretender, adicione uma mensagem pessoal e, em seguida, clique em "Convidar novo membro" [Invite new member].
A permissão predefinida para novos utilizadores do portal é definida em "Definições" > "Segurança" do grupo. Para dar a uma pessoa acesso a vários portais, repita estes passos para cada portal. Essa pessoa recebe um email de convite por portal.
3. Importar portais a partir de um ficheiro CSV
Abra o grupo de portais e clique em "Adicionar portais em massa" [Add Portals in Bulk] no menu à esquerda.
Clique em "Exemplo de CSV" [Example CSV] para descarregar um modelo. As colunas são:
"nome" [name] (obrigatório): o nome do portal
"email" [email], "nome próprio" [firstName], "apelido" [lastName]: o cliente a convidar. Se preencher uma destas colunas, preencha as três.
"rótulo" [label]: um rótulo opcional para o portal
Arraste o ficheiro para "Escolha um ficheiro CSV ou arraste-o para aqui" [Choose a CSV file or drop it here], associe as colunas aos campos, adicione uma mensagem de boas-vindas opcional e clique em "Importar" [Import].
As linhas sem email criam portais sem convidar ninguém, para que possa convidar esses clientes mais tarde.
4. Partilhar um link para autorregisto
Com um link para autorregisto, os clientes criam o seu próprio portal e dados de acesso sem esperar por um convite. Esta opção é adequada para botões "Tornar-se cliente" [Become a client] no seu site e para eventos.
Abra o grupo de portais e clique em "Link para autorregisto" no menu à esquerda.
Se o grupo utilizar funções de portal, escolha a função a que o link se destina.
Clique em "Gerar novo link" [Generate new link] e, em seguida, copie-o para o seu site ou emails. Pode revogá-lo a qualquer momento.
Informações úteis:
Os clientes que se registam desta forma utilizam licenças de utilizador convidado. Se atingir o limite do seu plano, poderá ser necessário atualizar o plano para permitir novos registos. A atualização automática não está disponível em todos os planos, pelo que deve contactar customerservices@mydocsafehq.com se previr um volume elevado de registos.
Os emails de verificação e de início de sessão não incluem um link para a sua página de início de sessão. Indique aos clientes onde devem iniciar sessão: adicione um botão "Acesso de clientes" [Client login] ao seu site e inclua o endereço de início de sessão na descrição do "Painel" [Dashboard].
Se utilizar um domínio próprio para o portal (módulo adicional "Marca" [Branding]), o link utiliza esse domínio.
Para receber uma notificação quando alguém se registar, utilize "Faça a gestão desta opção nas suas definições de notificação" [Manage it in your notification settings] na mesma página.
Convites pendentes, lembretes e reenvio
Um convite mantém o estado "Pendente" [Pending] até o cliente o aceitar, e o avatar do cliente aparece esbatido na coluna "Utilizadores". Aceda a "Definições" > "Convites" do grupo para configurar:
"Mensagem de convite para novo membro" [Invite new member message]: o texto predefinido enviado com os convites.
"Remover convites pendentes após, dias" [Remove pending invitations after, days] (predefinição: 60): contados desde o envio do convite ou do último lembrete.
"Lembretes de convite" [Invitation reminders] > "Enviar lembrete automático" [Send automatic reminder]: envia lembretes às pessoas que ainda não aceitaram.
Para reenviar manualmente: selecione os portais na lista de portais e clique em "Reenviar convites pendentes" [Resend pending invites].
O cliente diz que não recebeu o convite? Peça-lhe que verifique a pasta de spam e adicione o MyDocSafe à lista de remetentes seguros. Verifique também o endereço de email, pois não comunicamos os emails devolvidos.