Uwaga: niektóre zrzuty ekranu pokazują jeszcze interfejs w języku angielskim; przetłumaczone nazwy podajemy w tekście.
Dopiero poznają Państwo portale? Warto zacząć od artykułu Jak działają portale klientów: od tego warto zacząć.
Wszystkie cztery opcje zapisują pliki klienta w jego portalu. Różnią się tym, czy klient musi się zalogować i do ilu klientów kierowana jest prośba.
Opcja | Czy klient musi się zalogować? | Najlepsze zastosowanie |
1. „Bezpieczny link do przesyłania” (Secure upload link) | Nie | Klienci, którzy nie zostali jeszcze zaproszeni, lub jednorazowe przesyłanie plików. Link można udostępnić w dowolny sposób. |
2. Wiadomość „Poproś o dokumenty” (Request documents) | Nie, jeśli tylko przesyła pliki | Prośba do zaproszonego klienta o konkretne dokumenty, z zapisem w sekcji „Wiadomości” (Messages) |
3. Formularz z możliwością przesyłania plików („Poproś o informacje” (Request information)) | Tak | Uporządkowane prośby: kilka wskazanych dokumentów oraz pytania (KYC, zamknięcie roku) |
4. Wiadomość rozgłoszeniowa | Zależy od typu | Ta sama prośba do wielu portali jednocześnie |
Każda opcja wymaga utworzenia portalu dla klienta. Zob. Zapraszanie klientów do portali. Jeśli potrzebna jest tylko opcja 1, można utworzyć portal bez zapraszania kogokolwiek.
Opcja 1: „Bezpieczny link do przesyłania”
Otworzyć portal klienta. Na karcie „Pulpit” (Dashboard) znaleźć „Bezpieczny link do przesyłania dokumentów” (Secure link for document uploading).
Kliknąć „Wygeneruj” (Generate) i skopiować link.
Wysłać go e-mailem, SMS-em lub za pośrednictwem własnych systemów.
Każdy link działa tylko dla jednego portalu, a pliki trafiają do dokumentów tego portalu.
Każdy, kto ma link, może przesyłać pliki, ale nie może przeglądać zawartości portalu.
Link można unieważnić w dowolnym momencie, na przykład po otrzymaniu wszystkich potrzebnych plików.
Nie widać tej opcji? Należy dodać „Bezpieczny link do przesyłania” do kolumny „Wyświetlane” (Shown) w ustawieniach grupy: „Ustawienia” (Settings) > „Strona główna” (Home page).
Opcja 2: Wiadomość „Poproś o dokumenty”
Otworzyć portal i kliknąć „Wiadomości”, a następnie „Wyślij wiadomość” (Send a message).
Zmienić typ z „Prosta wiadomość” (Simple message) na „Poproś o dokumenty”.
Wybrać osoby, które mają otrzymać powiadomienie, opisać potrzebne dokumenty i kliknąć „Wyślij” (Send).
Klient otrzymuje e-mail z przyciskiem umożliwiającym przesyłanie plików bez logowania. Jeśli zamiast tego zdecyduje się otworzyć portal, będzie musiał się zalogować.
Opcja 3: Formularz z możliwością przesyłania plików
Otworzyć grupę portali i kliknąć „Szablony formularzy” (Form templates). Dodać formularz z osobnym widżetem „Przesyłanie plików” (file upload) dla każdego dokumentu oraz potrzebnymi pytaniami.
W portalu klienta przejść do „Wiadomości” > „Wyślij wiadomość” i wybrać „Poproś o informacje”, a następnie wskazać formularz.
Klient loguje się, aby wypełnić formularz. Może zapisać go i wrócić do niego później. Formularze są również widoczne na karcie „Formularze” (Forms) w portalu. Zob. Formularze w portalach.
Opcja 4: Wiadomość rozgłoszeniowa do wielu portali
Otworzyć grupę portali i kliknąć „Wiadomość rozgłoszeniowa” (Broadcast Message) > +. Wybrać „Poproś o dokumenty” (link do przesyłania plików dla każdego portalu) lub „Poproś o informacje” (formularz), zaznaczyć portale lub pozostawić filtr pusty, aby wysłać do wszystkich, a następnie wysłać wiadomość. Pliki każdego portalu pozostają w tym portalu. Zob. Wysyłanie wiadomości lub prośby do wielu portali jednocześnie.
Powiadomienia o otrzymaniu plików
Włączyć powiadomienia dotyczące portali w ustawieniach osobistych (e-mail i w aplikacji) oraz zasubskrybować powiadomienia z portali, którymi się Państwo opiekują. Zob. Powiadomienia e-mail o plikach przesłanych do portalu.
Potrzebują Państwo dokumentów tożsamości? Warto rozważyć użycie widżetu weryfikacji tożsamości w przepływie pracy, który przeprowadza również kontrolę tożsamości.