Uwaga: niektóre zrzuty ekranu pokazują jeszcze interfejs w języku angielskim; przetłumaczone nazwy podajemy w tekście.

Wolą Państwo obejrzeć film? Ten krótki film przedstawia wszystkie kroki. Można też skorzystać z poniższej instrukcji.

Przepływy pracy portalu to kroki, które klient ma wykonać w swoim portalu: podpisywanie dokumentów, wypełnianie formularzy, weryfikacja tożsamości i inne czynności. Pomagają zautomatyzować wdrażanie klientów, oszczędzać czas, przyspieszać transakcje i poprawiać komfort obsługi klienta.

W odróżnieniu od ofert przepływy pracy portalu znajdują się w portalach klientów, dlatego klient musi się najpierw zalogować. Sprawdzają się przy bezpiecznym wdrażaniu klientów, sprzedaży dodatkowych usług, okresowych aktualizacjach danych i odnawianiu umów. Aby używać przepływów pracy do sprzedaży potencjalnym klientom, należy przejść tutaj. Aby szybko wysłać wiele dokumentów do podpisania, należy przejść tutaj.

Przed rozpoczęciem: potrzebny jest portal z klientem, który zaakceptował zaproszenie do niego.

W tym przykładzie prosimy klienta o zapoznanie się z informacją o prywatności i podpisanie umowy o świadczenie usług.

W górnym menu należy kliknąć „Portale” (Portals) i otworzyć portal klienta. Klient znajduje się na liście „Użytkownicy z dostępem” (Members with access). Następnie należy kliknąć „Workflow” (Workflows).

Należy kliknąć przycisk „+” i wybrać „Nowy przepływ pracy” (New workflow) (lub „Utwórz z szablonu” (Create from template), jeśli szablon został wcześniej zapisany). Aby zmienić nazwę przepływu pracy, należy kliknąć ikonę ołówka obok jego nazwy.

Każdy krok nazywany jest widżetem. Należy kliknąć przycisk „+” obok sekcji „Elementy przepływu pracy” (Workflow elements), aby zobaczyć wszystkie dostępne widżety, na przykład „Poproś o podpis” (Request a signature), „Poproś o wyświetlenie i zatwierdzenie” (Ask to view and approve), „Prześlij dokumenty” (Upload documents), „Usługi i płatności” (Services and payment), „Formularz” (Form) i „Weryfikacja tożsamości” (ID Verifications).

Należy wybrać „Poproś o wyświetlenie i zatwierdzenie”. Następnie nadać krokowi nazwę widoczną dla klienta (na przykład „Zapoznaj się z naszą informacją o prywatności”), wybrać dokument i kliknąć „Zapisz” (Save). Krok pojawi się na liście elementów przepływu pracy.

Należy ponownie kliknąć „+” i wybrać „Poproś o podpis”. Następnie nadać krokowi nazwę i wybrać dokument do podpisania. Otworzy się edytor pól: należy przeciągnąć pola „Podpis” (Signature) i „Data” (Date) na dokument, a następnie kliknąć „Zapisz szablon” (Save the template). Po powrocie do widżetu należy kliknąć „Zapisz”.

Oba kroki znajdują się teraz w przepływie pracy. Można je przeciągać, aby zmienić ich kolejność.

Gdy wszystko będzie gotowe, należy kliknąć „Wypełnij i wyślij” (Complete and send). W oknie „Wyślij przepływ pracy” (Send workflow) klient jest już wybrany. Należy dodać osobistą wiadomość i kliknąć „Wyślij” (Send). Jeśli najpierw trzeba dodać kogoś do portalu, należy użyć opcji „Zarządzaj dostępem do portalu” (Manage portal access).

Klient otrzymuje wiadomość e-mail z przyciskiem „Rozpocznij Czynność” (Start workflow).

Ponieważ przepływ pracy znajduje się w bezpiecznym portalu klienta, klient loguje się przy użyciu adresu e-mail i hasła do portalu, a następnie przechodzi bezpośrednio do pierwszego kroku.

Klient zapoznaje się z informacją o prywatności i klika „Potwierdź zapoznanie się i zamknij” (Acknowledge and close).

Następnie otwiera umowę o świadczenie usług, klika „Przejdź do pierwszego pola” (Jump to the first field), składa podpis, dodaje datę i klika „Prześlij dokument” (Submit the document). Każdy ukończony krok zostaje oznaczony symbolem zaznaczenia.

Po powrocie do karty „Workflow” w portalu przepływ pracy ma status „Zakończony” (Completed). Z jego menu („⋯”) można go otworzyć, ponownie wysłać zaproszenie, pobrać jako PDF, edytować, skopiować, zarchiwizować lub usunąć.

Poznaj dodatkowe możliwości:

Wróć do poprzedniego artykułu:

lub przejdź do następnego: