Uwaga: niektóre zrzuty ekranu pokazują jeszcze interfejs w języku angielskim; przetłumaczone nazwy podajemy w tekście.
Często zdarza się, że niektóre dane klienta potrzebne do umowy (na przykład adres, data urodzenia itp.) nie są dostępne w momencie wysyłania przepływu pracy do klienta.
Jedną z możliwości jest dodanie do umowy pól na wymagane dane i poproszenie klienta o ich wypełnienie. Jeśli jednak klient ma również wypełnić kwestionariusz, łatwiej może być zebrać dane w nim i automatycznie zaimportować je do umowy.
Można to zrobić w prosty sposób:
1. Konfiguracja formularza
Należy przejść do „Oferty” (Proposals)/[grupa ofert]/„Szablony formularzy” (Form templates).
Utworzyć nowy formularz lub kliknąć menu z trzema kropkami obok formularza i wybrać „Edytuj” (Edit).
Kliknąć pytanie i po prawej stronie w polu „Zmienny” (Variable) dodać nazwę zmiennej, na przykład
DateOfBirth. Jeśli pytanie znajduje się w elemencie „Sekcja” (Section), należy dodać nazwę zmiennej również dla tej sekcji.
Kliknąć „Zapisz” (Save).
2. Konfiguracja dokumentu
W sekcji „Szablony przepływu pracy dla ofert” (Proposal workflow templates) należy otworzyć szablon i dodać krok „Formularz” (Form).
Wybrać wcześniej utworzony formularz i w polu „Zmienny” dodać nazwę zmiennej dla formularza, na przykład Form1.
Zapisać widżet i dodać krok „Poproś o podpis” (Request a signature). Musi on znajdować się po kroku „Formularz”, choć niekoniecznie bezpośrednio po nim.
Następnie dodać dokument. Podczas rozmieszczania pól podpisu należy dodać pole „Tekst” (Text) i jako jego wartość domyślną wpisać ścieżkę zmiennej w podwójnych nawiasach klamrowych: {{Form1.DateOfBirth}}. Opcjonalnie można zaznaczyć „Tylko do odczytu” (Read only), aby klient nie mógł zmienić tej wartości
Zapisać szablon.
3. Wysłanie przepływu pracy.
Należy przejść do „Lista ofert” (Proposal list), kliknąć przycisk „+”, wybrać klienta i „Szablon oferty” (Proposal Template), a następnie wysłać przepływ pracy.
Co widzi klient
Klient wypełnia i przesyła formularz
Na etapie podpisywania pole jest już wypełnione.
Warto wiedzieć: ta funkcja działa zarówno w ofertach, jak i w przepływach pracy w portalu klienta.