Uwaga: niektóre zrzuty ekranu pokazują jeszcze interfejs w języku angielskim; przetłumaczone nazwy podajemy w tekście.
Wolą Państwo obejrzeć film? Ten krótki materiał przedstawia wszystkie kroki. Poniżej znajdują się również instrukcje tekstowe.
Dodawanie kontaktów jest proste — można dodawać je pojedynczo lub importować wiele naraz z pliku CSV. Wszystkie opcje są dostępne w sekcji „Kontakty” (Contacts) w górnym menu.
Istnieją dwa typy kontaktów:
„Osoby fizyczne” (Individuals) — osoby. Dla każdej z nich wymagane są imię, nazwisko i unikalny adres e-mail.
„Organizacje” (Organisations) — firmy i inne podmioty. Dla każdej z nich wymagane są nazwa firmy, numer rejestracyjny firmy i typ.
1. Otwieranie sekcji „Kontakty”
Proszę kliknąć „Kontakty” w górnym menu. Otworzy się widok „Wszystkie kontakty” (All contacts).
Karty „Wszystkie” (All), „Osoby fizyczne” i „Organizacje” umożliwiają przełączanie między typami kontaktów.
Można wyszukiwać według nazwy lub zawęzić listę za pomocą filtrów „Status” (Status), „Typ organizacji” (Organisation type) i „Znaczniki” (Tags). Aby dodać kolejne filtry, proszę kliknąć „+ Filtr” (+ Filter).
Opcjonalnie można kliknąć ikonę kolumn po prawej stronie, aby wybrać widoczne kolumny.
2. Dodawanie kontaktu
Proszę kliknąć przycisk „+” obok „Wszystkie kontakty” i wybrać jedną z opcji:
„Utwórz nowy kontakt indywidualny” (Create a new individual contact)
„Utwórz nowy kontakt organizacji” (Create a new organisation contact)
„Importuj kontakty osób indywidualnych” (Import individual contacts) (zob. sekcja 3)
2a. Kontakt indywidualny
Proszę wypełnić pola „Imię” (First name), „Nazwisko” (Last name) i „E-mail” (Email).
Opcjonalnie można uzupełnić pola „Telefon” (Phone), „Nazwa firmy” (Company name), „Identyfikator” (Id) (własne oznaczenie kontaktu), „Status” („Aktywny” (Active), „Potencjalny klient” (Prospect), „Utracony” (Lost) lub „Usunięto” (Deleted)) oraz „Język” (Language).
Opcjonalnie można ustawić „Domyślne hasło do podpisywania dokumentów” (Default password for signing documents). Sygnatariusze będą go potrzebować do otwarcia przesłanych im dokumentów.
Opcjonalnie można uzupełnić „Szczegóły podatku brytyjskiego” (UK tax details) — „Numer ubezpieczenia społecznego (NINO)” (National Insurance Number (NINO)) i „Unikatowy numer identyfikacyjny podatnika (UTR)” (Unique Taxpayer Reference (UTR)).
Opcjonalnie można kliknąć „+” obok „Adresy” (Addresses), aby dodać adres.
Opcjonalnie można kliknąć „Wybierz folder” (Select a folder), aby wybrać miejsce zapisywania dokumentów podpisanych przez ten kontakt. Zob. Zapisywanie podpisanych dokumentów.
Opcjonalnie można wypełnić „Pola niestandardowe” (Custom Fields) na dole formularza.
Proszę kliknąć „Zapisz” (Save).
2b. Kontakt organizacji
Proszę wypełnić pola „Nazwa firmy”, „Numer rejestracyjny firmy” (Company Number) i „Typ” (Type).
Opcjonalnie można uzupełnić pola „Sektor biznesowy” (Business sector), „Status”, „Język”, „E-mail”, „Identyfikator podatkowy” (Tax ID), „Adresy” oraz „Pola niestandardowe”.
Proszę kliknąć „Zapisz”.
3. Importowanie kontaktów z pliku CSV
Proszę kliknąć przycisk „+” obok „Wszystkie kontakty”, a następnie „Importuj kontakty osób indywidualnych”.
Opcjonalnie można kliknąć „Przykładowy plik CSV” (Example CSV), aby pobrać szablon.
Proszę przeciągnąć plik CSV i upuścić go w wyznaczonym polu lub kliknąć to pole, aby wybrać plik.
Proszę przyporządkować kolumny do pól w systemie, a następnie dokończyć import.
Plik musi zawierać kolumny firstName, lastName i email (adresy e-mail muszą być unikalne). Opcjonalnie można dodać kolumny phone, companyName i id. Kolumny mogą mieć inne nazwy — przyporządkowuje się je po przesłaniu pliku.
Warto wiedzieć: import jest dostępny wyłącznie dla osób fizycznych. Organizacje należy dodawać pojedynczo.
4. Praca z kontaktem
Proszę kliknąć nazwę kontaktu, aby go otworzyć. Wyświetlą się cztery karty — „Szczegóły kontaktu” (Contact details), „Pliki” (Files), „Ceny niestandardowe” (Custom pricing) i „Działalność” (Activity) — a po prawej stronie:
„Weryfikacja tożsamości” (ID Verifications) — weryfikacje tożsamości kontaktu.
„Relacje z innymi kontaktami” (Links) — proszę kliknąć „+”, aby powiązać ten kontakt z innym i wybrać „Typ” relacji (np. „Dyrektor” (Director), „Akcjonariusz” (Shareholder), „Właściciel” (Owner), „Rodzina” (Family) lub „Partner” (Partner)). Powiązane kontakty pojawią się w tym miejscu, umożliwiając szybkie przechodzenie między nimi.
„Portale” (Portals) — wszystkie portale, do których kontakt ma dostęp.
„Znaczniki” — aby dodać znacznik do kontaktu, proszę wpisać go w polu „Dodaj znacznik” (Add a tag).
„Uwagi” (Comments) — notatki dla Państwa zespołu.
Aby zmienić dane kontaktu, proszę kliknąć „Edytuj” (Edit). W znajdującym się obok menu z trzema kropkami dostępne są opcje „Dziennik aktywności” (Activity Log), „Eksportuj do CSV” (Export to CSV) i „Usuń” (Delete).
Zaawansowane zastosowania
Lista kontaktów oferuje również dodatkowe możliwości. Można:
zaznaczyć kilka kontaktów i kliknąć „Wiadomość do wybranych kontaktów” (Message selected contacts), aby wysłać im wiadomość e-mail jednocześnie;
wyeksportować jeden kontakt za pomocą menu z trzema kropkami w jego wierszu („Eksportuj do CSV”) lub wszystkie kontakty za pomocą menu z trzema kropkami w prawym górnym rogu („Eksportuj wszystkie kontakty” (Export all contacts));
śledzić złożone struktury — dyrektorów, akcjonariuszy, członków rodziny — za pomocą relacji między osobami fizycznymi a organizacjami.
Następny krok: 6. Dodawanie usług