Jak uzyskać wycenę lub formalną ofertę MyDocSafe
Jeśli potrzebują Państwo bardziej formalnego dokumentu niż cennik na naszej stronie internetowej, MyDocSafe może przygotować wycenę lub bardziej szczegółową ofertę handlową.
Jest to szczególnie przydatne, jeśli przed zakupem Państwa organizacja wymaga zamówienia zakupu, wewnętrznego zatwierdzenia budżetu, weryfikacji przez dział zakupów, określonego okresu obowiązywania umowy lub indywidualnie ustalonego zakresu usług.
Jakich informacji potrzebujemy od Państwa?
Aby przygotować dokładną wycenę, prosimy o przesłanie następujących informacji:
Informacja | Co należy podać |
Podmiot prawny | Pełna nazwa prawna organizacji, która dokona zakupu MyDocSafe |
Adres do faktury | Adres, który ma widnieć na wycenie i kolejnych fakturach |
Liczba użytkowników wewnętrznych / stanowisk | Ile osób w Państwa organizacji będzie potrzebować własnych danych logowania do MyDocSafe |
Przewidywana liczba klientów / użytkowników gościnnych | Szczególnie istotna przy większych wdrożeniach lub nietypowej liczbie portali |
Preferowany plan | Business Pro, Accounting Pro, Deal Pro lub Enterprise, jeśli został już wybrany |
Wymagane funkcje | Na przykład portale klientów, podpisy elektroniczne, formularze internetowe, oferty, obiegi pracy, dostęp do API, SSO, wirtualne pokoje danych lub wymagania indywidualne |
Okres obowiązywania umowy | Na przykład umowa miesięczna, na 12 miesięcy, wieloletnia lub na inny uzgodniony okres |
Częstotliwość rozliczeń | Miesięcznie, rocznie lub zgodnie z innymi uzgodnieniami |
Proponowana data rozpoczęcia | Szczególnie przydatna, gdy wycena jest powiązana z harmonogramem zakupów lub wdrożenia |
Wymogi dotyczące zamówienia zakupu | Prosimy poinformować nas, jeśli Państwa organizacja wymaga numeru zamówienia zakupu (PO) do akceptacji faktur |
Wymogi zakupowe | Prosimy poinformować nas, jeśli potrzebują Państwo również umowy SLA, umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA), dokumentacji bezpieczeństwa, oświadczenia o lokalizacji przechowywania danych lub innych informacji o dostawcy |
Nie muszą Państwo ustalać wszystkich szczegółów przed kontaktem z nami. Przy prostych wymaganiach do rozpoczęcia rozmowy zwykle wystarczą liczba użytkowników i główne potrzebne funkcje.
Wycena a oferta — czym się różnią?
Wycena jest zwykle odpowiednia, gdy wymagania są proste.
Zazwyczaj zawiera:
klienta / podmiot prawny;
plan MyDocSafe;
liczbę licencji;
ceny jednostkowe;
dodatkowe usługi lub limity użytkowania, jeśli mają zastosowanie;
częstotliwość rozliczeń;
okres obowiązywania umowy;
VAT;
cenę całkowitą;
warunki płatności;
okres ważności wyceny.
W przypadku standardowej subskrypcji może to być wszystko, czego potrzebuje Państwa dział zakupów.
Formalna oferta jest bardziej odpowiednia w przypadku większych lub bardziej złożonych projektów. Oprócz warunków cenowych może obejmować:
Państwa wymagania;
proponowane rozwiązanie MyDocSafe;
zakres usług;
podejście do wdrożenia;
integracje;
indywidualne wymagania dotyczące obiegów pracy;
obowiązki każdej ze stron;
założenia;
etapy projektu;
orientacyjny harmonogram wdrożenia;
ustalenia dotyczące wsparcia / SLA, jeśli mają zastosowanie.
Klienci Enterprise oraz organizacje rozważające rozbudowane integracje lub tworzenie funkcji na zamówienie zwykle otrzymują ofertę, a nie samą wycenę.
Jak długo trwa przygotowanie dokumentu?
W przypadku prostej wyceny subskrypcji zwykle staramy się ją przygotować w ciągu jednego dnia roboczego od otrzymania niezbędnych informacji.
Formalna oferta obejmująca indywidualne obiegi pracy, integracje, SSO, dużą skalę użytkowania lub wymagania Enterprise może wymagać wcześniejszej rozmowy w celu ustalenia potrzeb. Należy przewidzieć kilka dni roboczych, zależnie od złożoności wymagań.
Duże postępowania zakupowe mogą trwać dłużej, jeśli wymagają zaangażowania zespołów prawnych, bezpieczeństwa informacji lub technicznych.
Jak długo wycena jest ważna?
O ile w wycenie nie wskazano inaczej, zalecamy przyjmować, że wyceny MyDocSafe są ważne przez 30 dni od daty wystawienia. Pierwszeństwo ma okres ważności podany w wycenie. Jeśli Państwa proces zakupowy może potrwać dłużej, prosimy poinformować nas o tym przy zamawianiu wyceny. Możemy być w stanie zaproponować dłuższy okres ważności lub zaktualizować wycenę, gdy Państwa organizacja będzie gotowa do zakupu. Oferta może również zawierać założenia wymagające ponownego potwierdzenia po upływie dłuższego czasu lub po zmianie zakresu.
Co następuje po akceptacji?
W przypadku standardowej subskrypcji proces zwykle wygląda następująco:
„Zaakceptuj wycenę” (Accept quote) → przekazanie zamówienia zakupu (PO), jeśli jest wymagane → potwierdzenie subskrypcji/zamówienia → ustalenie rozliczeń → aktywacja konta MyDocSafe lub zmiana istniejącego konta próbnego na uzgodniony plan.
Jeśli mają już Państwo konto próbne MyDocSafe, zwykle możemy je wykorzystać zamiast tworzyć nowe środowisko.
W przypadku większych projektów akceptacja może zamiast tego rozpocząć następujące działania:
podpisanie umowy lub formularza zamówienia;
zakończenie procedury zakupowej;
rozpoczęcie projektu;
konfiguracja;
prace integracyjne;
konfiguracja użytkowników;
testy;
uruchomienie produkcyjne.
Oferta zwykle opisuje wszystkie mające zastosowanie etapy wdrożenia.
Czy do zakupu MyDocSafe potrzebna jest wycena?
Nie.
Większość mniejszych organizacji może po prostu rozpocząć okres próbny i wybrać odpowiedni standardowy plan.
Formalna wycena jest przydatna, gdy Państwa organizacja:
potrzebuje wewnętrznego zatwierdzenia zakupu;
wymaga zamówienia zakupu;
chce udokumentować zobowiązanie na rok lub kilka lat;
ma większą liczbę użytkowników;
potrzebuje funkcji Enterprise;
wymaga funkcji lub integracji na zamówienie;
prowadzi formalne postępowanie zakupowe.
Jak poprosić o wycenę
Najprościej skontaktować się z działem sprzedaży MyDocSafe lub, jeśli mają już Państwo konto, skorzystać z pomocy technicznej w aplikacji i poprosić o wycenę.
Wystarczy na przykład taka wiadomość:
„Prosimy o formalną wycenę MyDocSafe dla [podmiot prawny], dla [liczba] użytkowników wewnętrznych, z rozliczeniem [miesięcznym/rocznym]. Potrzebujemy [plan/funkcje] i chcielibyśmy rozpocząć subskrypcję około [data]”.
Jeśli potrzebują Państwo również umowy SLA, umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA), oświadczenia o lokalizacji przechowywania danych, dokumentacji bezpieczeństwa lub innych materiałów na potrzeby zakupów, prosimy wspomnieć o tym od razu, abyśmy mogli dostarczyć odpowiednie dokumenty wraz z ofertą handlową.