Który plan MyDocSafe wybrać?
Ceny MyDocSafe zależą przede wszystkim od liczby użytkowników wewnętrznych (licencji) oraz potrzebnych funkcji. Rozwój zespołu nie oznacza konieczności przejścia na wyższy plan: do każdej subskrypcji można dodać użytkowników wewnętrznych, rozliczanych według stawki za użytkownika obowiązującej w danym planie.
Ten przewodnik pomoże Państwu zdecydować, czy dokonać zakupu samodzielnie, rozpocząć bezpłatny okres próbny, czy najpierw porozmawiać z nami.
Tabela ułatwiająca wybór
Państwa sytuacja | Zwykle najlepsze rozwiązanie | Uzasadnienie |
1–5 użytkowników wewnętrznych, podstawowe potrzeby w zakresie podpisów elektronicznych, portali, zadań, formularzy i ofert | Business Pro | Dla mniejszych zespołów; obejmuje 200 użytkowników gościnnych, 500 GB miejsca na dane i 90-dniowy dziennik audytu |
Firma świadcząca usługi profesjonalne, która potrzebuje bardziej rozbudowanej obsługi wdrażania klientów, wycen i ofert, własnej marki we własnej domenie oraz dostępu do API w ograniczonym zakresie | Accounting Pro | Opracowany specjalnie dla firm świadczących usługi profesjonalne; obejmuje 500 użytkowników gościnnych, 2 TB miejsca na dane, dziennik audytu za okres 1 roku i 100 wywołań API miesięcznie |
Obsługa umów, transakcji lub wirtualnego pokoju danych | Deal Pro | Dodatkowo zapewnia dziennik audytu bez ograniczeń czasowych, 1,000 użytkowników gościnnych, obsługę większych plików, 5 TB miejsca na dane oraz pytania i odpowiedzi w pokoju danych |
Większy zespół, ale standardowe wymagania | Pozostać przy najlepiej dopasowanym standardowym planie i dodać licencje | Sama liczba licencji nie wymusza przejścia na wyższy plan |
Potrzebne SSO/SAML, SLA, indywidualna ilość miejsca na dane, niestandardowe limity API lub złożone przepływy pracy | Enterprise | Takie wymagania zwykle wymagają uzgodnienia zakresu handlowego i technicznego |
Dział zakupów wymaga wypełnienia kwestionariuszy bezpieczeństwa, przeglądu umowy powierzenia przetwarzania danych, potwierdzenia lokalizacji danych lub przeprowadzenia procedury zatwierdzania dostawcy | Zacząć od preferowanego planu, ale skontaktować się z MyDocSafe na wczesnym etapie | Procedura zakupowa może przebiegać równolegle z oceną platformy |
Duża organizacja, sektor publiczny, środowisko regulowane lub potrzeba indywidualnej umowy | Skontaktować się z działem sprzedaży przed zakupem | Pozwala nam to z wyprzedzeniem uwzględnić wymagania zakupowe, bezpieczeństwa i umowne |
Aktualny cennik dla Wielkiej Brytanii jest dostępny tutaj. Rozliczamy płatności w GBP, Euro i USD. Plany Enterprise są wyceniane indywidualnie. Rozliczenie roczne zapewnia obecnie 10% oszczędności w porównaniu z rozliczeniem miesięcznym.
Który plan jest odpowiedni dla firmy świadczącej usługi profesjonalne?
Dla większości biur rachunkowych, doradców podatkowych, kancelarii prawnych i podobnych firm Accounting Pro jest zwykle najlepszym planem na początek.
Obejmuje wszystkie funkcje Business Pro, a dodatkowo mechanizm wyceny, własną markę we własnej domenie, dłuższy okres przechowywania dziennika audytu, więcej miejsca na dane oraz początkowy limit wywołań API.
Plan Business Pro może być lepszym wyborem, jeśli Państwa wymagania są prostsze i potrzebują Państwo głównie podpisów elektronicznych, portali, ofert, formularzy oraz bezpiecznej wymiany dokumentów.
Warto wybrać Deal Pro, jeśli istotne są długoterminowa historia audytu, większe pliki i funkcje wirtualnego pokoju danych.
Plan Enterprise warto wybrać, gdy decyzja zależy w mniejszym stopniu od liczby licencji, a w większym od takich wymagań jak:
SSO/SAML;
SLA;
indywidualne limity API;
złożone przepływy pracy lub ich duża liczba;
wyjątkowo duże pliki lub duże zapotrzebowanie na miejsce na dane;
niestandardowe wymagania dotyczące użytkowników gościnnych;
wymagania zakupowe lub umowne.
Enterprise obejmuje funkcje Deal Pro oraz możliwość dostosowania tych obszarów do indywidualnych potrzeb.
Co się stanie po kliknięciu „Wybierz plan” (Choose Plan) lub „Rozpocznij bezpłatny okres próbny” (Start Free Trial)?
W przypadku standardowych planów zwykle zaczyna się od 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego.
Rozpoczęcie okresu próbnego nie wymaga podania danych karty kredytowej. Okres próbny zapewnia dostęp do platformy, dzięki czemu przed podjęciem decyzji o subskrypcji można skonfigurować MyDocSafe, przetestować przepływy pracy i zaprosić współpracowników. Obecnie okres próbny obejmuje główne funkcje platformy, z wyłączeniem weryfikacji tożsamości oraz AES i QES, a także 20 podpisów elektronicznych.
Typowy przebieg wygląda następująco:
„Rozpocznij bezpłatny okres próbny” → utworzenie konta → konfiguracja organizacji → zaproszenie współpracowników → utworzenie/przetestowanie procesu obsługi klienta → wybór płatnej subskrypcji przed zakończeniem okresu próbnego lub w momencie jego zakończenia.
Po wykupieniu subskrypcji można dodawać kolejne licencje użytkowników bez zmiany planu. Przy płatności rocznej nowe licencje wewnętrzne również są rozliczane rocznie, a przy płatności miesięcznej — miesięcznie. Dodatki, takie jak weryfikacja tożsamości, AES/QES i dodatkowi użytkownicy portalu, są w stosownych przypadkach rozliczane osobno, co miesiąc z dołu.
Co jeśli decyzja o zakupie już zapadła?
Nie muszą Państwo poświęcać 30 dni na ocenę systemu. Jeśli wymagania są proste, można skonfigurować konto i przejść na płatny plan, gdy tylko będą Państwo gotowi. Jeśli potrzebne są wewnętrzne zamówienie zakupu, rejestracja dostawcy, płatność przelewem, przegląd bezpieczeństwa lub przegląd umowy, prosimy o kontakt na wczesnym etapie, aby działania te mogły przebiegać równolegle z oceną techniczną.
Za plany roczne można obecnie płacić kartami kredytowymi lub debetowymi głównych operatorów. Polecenie zapłaty lub przelewy bankowe są dostępne wyłącznie w planach Enterprise.
Typowe terminy
W małej firmie świadczącej usługi profesjonalne, która ma standardowe wymagania, rozpoczęcie pracy może nastąpić bardzo szybko.
Wymaganie | Typowy czas do uwzględnienia w planie |
Uruchomienie okresu próbnego i rozpoczęcie testów | Tego samego dnia |
Podstawowa konfiguracja dla małego zespołu | Od kilku godzin do kilku dni |
Konfiguracja portali, formularzy i standardowego procesu wdrażania klientów | Kilka dni, w zależności od złożoności |
Testy z użytkownikami wewnętrznymi / pierwszymi klientami | W trakcie 30-dniowego okresu próbnego |
Standardowa płatna subskrypcja | Można ją aktywować, gdy tylko będą Państwo gotowi |
Własna marka we własnej domenie / konfiguracja DNS | Należy przewidzieć kilka dni, szczególnie jeśli uczestniczy w tym Państwa zespół IT |
Projekt związany z API lub integracją | Zależy od zakresu; prosimy najpierw omówić go z nami |
Procedura zakupowa Enterprise / przegląd bezpieczeństwa | Zwykle kilka tygodni, w zależności głównie od procedur w Państwa organizacji |
SSO, indywidualne przepływy pracy lub rozbudowana integracja | Należy uzgodnić harmonogram wdrożenia z MyDocSafe |
Są to wskazówki do planowania, a nie gwarantowane terminy wdrożenia. W wielu przypadkach największy wpływ na czas realizacji mają Państwa wewnętrzne procedury zakupowe, informatyczne lub zatwierdzania, a nie aktywacja konta MyDocSafe.
Z kim się skontaktować?
Chcą Państwo tylko wypróbować MyDocSafe?
30-dniowy bezpłatny okres próbny można rozpocząć bezpośrednio na stronie cennika MyDocSafe.
Potrzebują Państwo pomocy w wyborze między Business Pro, Accounting Pro a Deal Pro?
Prosimy o kontakt z działem sprzedaży MyDocSafe.
Potrzebują Państwo planu Enterprise, SSO, SLA, dostępu do API na dużą skalę lub indywidualnych przepływów pracy?
Zamiast kupować standardowy plan, prosimy wybrać „Skontaktuj się z działem sprzedaży” (Contact Sales).
Mają już Państwo konto i pytanie dotyczące konfiguracji lub rozliczeń?
W miarę możliwości prosimy korzystać z pomocy technicznej w aplikacji, ponieważ zapewnia nam to najpełniejszy kontekst dotyczący Państwa konta.
Procedura zakupowa, przegląd bezpieczeństwa lub zgodności z przepisami?
Prosimy przekazać osobie kontaktowej w MyDocSafe wymagania Państwa organizacji. Zwykle warto poprosić o:
umowę powierzenia przetwarzania danych;
dokumentację bezpieczeństwa;
oświadczenie dotyczące lokalizacji danych;
informacje o dalszych podmiotach przetwarzających;
SLA;
dane firmy i informacje dotyczące VAT;
certyfikaty ubezpieczenia;
przegląd warunków umowy.
Prosta zasada
Plan należy wybierać według potrzebnych funkcji, a nie wielkości zespołu.
Użytkowników można dodawać do każdej standardowej subskrypcji. Enterprise warto rozważyć, gdy potrzebne są mechanizmy kontroli dla dużych organizacji lub indywidualne warunki handlowe, a nie tylko dlatego, że rośnie liczba licencji.
Typowemu brytyjskiemu biuru rachunkowemu lub firmie świadczącej usługi profesjonalne zalecamy rozpoczęcie od Accounting Pro i 30-dniowego okresu próbnego, a następnie przejście na wyższy lub niższy plan po przetestowaniu rzeczywistych przepływów pracy.