MyDocSafe można zazwyczaj przetestować na jeden z trzech sposobów: w ramach 30-dniowej bezpłatnej wersji próbnej, płatnego pilotażu lub bardziej formalnej weryfikacji koncepcji (PoC).
Wybór odpowiedniej opcji zależy od złożoności Państwa wymagań oraz zakresu wewnętrznych zatwierdzeń, integracji lub konfiguracji niezbędnych przed podjęciem decyzji o zakupie.
30-dniowa bezpłatna wersja próbna
Dla większości organizacji najlepszym punktem wyjścia jest 30-dniowa bezpłatna wersja próbna.
Wersja próbna pozwala poznać MyDocSafe w rzeczywistym środowisku pracy przed wykupieniem płatnej subskrypcji.
Do rozpoczęcia korzystania z wersji próbnej nie jest wymagana karta płatnicza.
W ramach wersji próbnej zazwyczaj można:
skonfigurować organizację;
zaprosić współpracowników;
utworzyć portale klientów;
przetestować podpisy elektroniczne;
utworzyć formularze i procesy workflow;
wypróbować oferty i inne funkcje współpracy z klientami;
zapoznać się z panelem administracyjnym;
sprawdzić, jak MyDocSafe może wpisać się w obecne procesy.
Celem wersji próbnej jest pomoc w odpowiedzi na praktyczne pytanie:
„Czy MyDocSafe może wspierać rzeczywisty sposób pracy naszej firmy?”
Co się dzieje po zakończeniu bezpłatnego okresu próbnego?
Przed zakończeniem okresu próbnego mogą Państwo wybrać odpowiedni płatny plan i nadal korzystać z tego samego konta MyDocSafe.
Nie trzeba zaczynać od nowa.
Dotychczasowa konfiguracja i dane zostają zachowane po przejściu na płatną subskrypcję. Oznacza to, że można nadal korzystać ze skonfigurowanego już środowiska, zamiast od nowa tworzyć portale, kontakty, szablony czy procesy workflow.
Typowy przebieg wygląda następująco:
Rozpoczęcie bezpłatnego okresu próbnego → konfiguracja i testy → wybór planu → dodanie danych rozliczeniowych → dalsze korzystanie z tego samego konta
Jeśli zdecydują się Państwo nie kontynuować, wersja próbna nie przekształci się automatycznie w płatną subskrypcję tylko dlatego, że upłynęło 30 dni.
Czy stracimy dane przy przejściu z wersji próbnej na płatną?
Nie.
Przejście z wersji próbnej na płatne konto MyDocSafe ma zapewniać dalsze korzystanie z tego samego środowiska.
Dotychczasowe dane i konfiguracja konta powinny pozostać dostępne, w tym między innymi:
kontakty;
portale;
szablony;
dokumenty;
formularze;
procesy workflow;
ustawienia;
użytkownicy i uprawnienia.
Dzięki temu wersję próbną można wykorzystać do rzeczywistego wdrożenia i testów, zamiast traktować ją jako jednorazowe środowisko demonstracyjne.
Kiedy wystarczy bezpłatna wersja próbna?
Standardowa bezpłatna wersja próbna jest zazwyczaj odpowiednia, gdy:
oceniają Państwo standardowe funkcje MyDocSafe;
w podejmowaniu decyzji uczestniczy tylko kilka osób z organizacji;
nie są wymagane znaczące prace integracyjne;
mogą Państwo przetestować swój scenariusz zastosowania przy użyciu standardowej konfiguracji produktu;
Państwa proces zakupowy nie wymaga formalnego projektu przed rozpoczęciem oceny.
Dla wielu biur rachunkowych, kancelarii prawnych i innych firm świadczących usługi profesjonalne jest to wystarczające.
Płatne pilotaże
Płatny pilotaż jest bardziej odpowiedni, gdy miarodajna ocena wymaga znacznego nakładu pracy ze strony MyDocSafe lub gdy klient chce przetestować platformę w kontrolowanym środowisku produkcyjnym.
Płatny pilotaż może obejmować:
określoną grupę użytkowników lub klientów;
konfigurację konkretnych procesów workflow;
wsparcie wdrożeniowe;
szablony lub formularze dostosowane do indywidualnych potrzeb;
prace związane z API lub integracjami;
konfigurację SSO;
migrację przykładowych danych;
szkolenia;
uzgodnione kryteria sukcesu;
regularne spotkania podsumowujące postępy.
Na przykład większa firma świadcząca usługi profesjonalne może zdecydować się na pilotaż MyDocSafe w jednym dziale, oddziale lub segmencie klientów, zanim podejmie decyzję o szerszym wdrożeniu.
Co zwykle obejmuje płatny pilotaż?
Płatny pilotaż jest zazwyczaj opisany w krótkiej ofercie lub formularzu zamówienia, które określają:
Obszar | Typowa zawartość |
Zakres | Co będzie testowane |
Użytkownicy | Liczba uczestniczących użytkowników wewnętrznych i/lub klientów |
Czas trwania | Często kilka tygodni lub kilka miesięcy |
Konfiguracja | Wymagane procesy workflow, portale, formularze, szablony lub integracje |
Obowiązki stron | Co zapewni MyDocSafe, a co klient |
Kryteria sukcesu | Co należy wykazać |
Opłaty | Opłaty za subskrypcję, wdrożenie lub doradztwo |
Termin oceny | Kiedy strony zdecydują, czy przejść do szerszego wdrożenia |
Pilotaż powinien mieć zakres wystarczający do wykazania rzeczywistej wartości, ale na tyle ograniczony, aby można go było szybko przeprowadzić.
Czy opłata za pilotaż jest zaliczana na poczet przyszłej subskrypcji?
Zależy to od ustaleń handlowych.
W niektórych projektach pilotaż jest po prostu pierwszym etapem szerszego wdrożenia. W innych może obowiązywać odrębna opłata za pilotaż, obejmująca konfigurację, doradztwo lub prace dostosowane do indywidualnych potrzeb.
Jeśli zaliczenie opłat za pilotaż na poczet przyszłego wdrożenia jest dla Państwa ważne, prosimy zadbać o zapisanie tego w ofercie przed rozpoczęciem pilotażu.
Weryfikacje koncepcji
Weryfikację koncepcji stosuje się zazwyczaj wtedy, gdy kluczowe pytanie dotyczy kwestii technicznych, a nie tylko tego, czy produkt odpowiada użytkownikom.
Przykładowe pytania:
Czy MyDocSafe można zintegrować z konkretnym systemem wewnętrznym?
Czy można odtworzyć niestandardowy proces wdrażania nowych klientów?
Czy SSO może działać z dostawcą tożsamości klienta?
Czy integracja przez API obsłuży wymagany wolumen?
Czy można zautomatyzować złożony proces workflow?
Czy MyDocSafe może spełnić konkretne wymaganie dotyczące architektury korporacyjnej?
PoC zazwyczaj ma:
ściśle określony cel techniczny;
ograniczony zakres;
uzgodnione dane testowe;
uzgodnione kryteria sukcesu;
datę rozpoczęcia i zakończenia;
punkt decyzyjny po zakończeniu.
Co do zasady PoC nie powinien przekształcać się w projekt programistyczny bez określonego terminu zakończenia.
Wersja próbna, pilotaż i PoC — porównanie
Opcja | Najlepsze zastosowanie | Zaangażowanie klienta | Zaangażowanie MyDocSafe |
30-dniowa bezpłatna wersja próbna | Standardowa ocena produktu | Niskie | Standardowe wdrożenie i wsparcie |
Płatny pilotaż | Kontrolowana ocena w rzeczywistych warunkach | Średnie | Konfiguracja, wdrożenie i ewentualnie doradztwo |
Weryfikacja koncepcji | Sprawdzenie konkretnego wymagania technicznego | Określony projekt | Zaangażowanie zespołu technicznego lub produktowego |
Którą opcję wybrać?
Warto wybrać bezpłatną wersję próbną, jeśli główne pytanie brzmi:
„Czy MyDocSafe nam odpowiada i czy może wspierać nasze standardowe procesy?”
Warto wybrać płatny pilotaż, jeśli pytanie brzmi:
„Czy możemy dostosować to rozwiązanie do potrzeb konkretnego zespołu lub procesu obsługi klienta przed szerszym wdrożeniem?”
Warto wybrać weryfikację koncepcji, jeśli pytanie brzmi:
„Czy MyDocSafe jest technicznie w stanie zrealizować to konkretne zadanie?”
Przejście od oceny do użytkowania produkcyjnego
Jedną z zalet korzystania ze środowiska próbnego lub pilotażowego MyDocSafe jest to, że zazwyczaj może ono stać się podstawą konta produkcyjnego.
W odpowiednich przypadkach możemy przejść od:
Wersji próbnej → Płatnej subskrypcji
lub:
Pilotażu → Szerszego wdrożenia
bez ponownego tworzenia konta.
Przy większych wdrożeniach możemy uzgodnić krótki plan przejścia obejmujący takie obszary jak:
użytkownicy środowiska produkcyjnego;
docelowe uprawnienia;
dane produkcyjne;
integracje;
rozliczenia;
szkolenia;
ustalenia dotyczące wsparcia;
data uruchomienia produkcyjnego.
Jak zacząć
Aby przeprowadzić standardową ocenę, wystarczy rozpocząć korzystanie z 30-dniowej bezpłatnej wersji próbnej.
Jeśli uważają Państwo, że potrzebny jest płatny pilotaż lub formalny PoC, prosimy o kontakt z działem sprzedaży MyDocSafe i krótkie opisanie:
co chcą Państwo przetestować;
liczby użytkowników;
przewidywanej liczby klientów;
wymaganych funkcji;
potrzebnych integracji;
oczekiwanego harmonogramu;
jak zdefiniowaliby Państwo pomyślny wynik.
Na tej podstawie doradzimy, czy najlepiej sprawdzi się bezpłatna wersja próbna, płatny pilotaż czy weryfikacja koncepcji.