MyDocSafe-abonnementen kunnen maandelijks of jaarlijks worden gefactureerd, afhankelijk van het abonnement en de commerciële afspraken. Sommige aanvullende diensten worden apart van het basisabonnement in rekening gebracht. Daardoor kunt u binnen één factureringsperiode meerdere facturen of factuurregels ontvangen.
Wij gebruiken Stripe voor de meeste abonnementsfacturen en kaartbetalingen. MyDocSafe slaat uw volledige betaalkaartgegevens niet op.
Maandelijkse of jaarlijkse facturering
De standaardabonnementen van MyDocSafe zijn verkrijgbaar op maand- of jaarbasis.
Maandelijkse facturering
de abonnementskosten worden elke maand in rekening gebracht;
geschikt als u flexibiliteit belangrijk vindt;
extra gebruikersplaatsen die aan een maandabonnement worden toegevoegd, worden doorgaans volgens dezelfde cyclus gefactureerd.
Jaarlijkse facturering
de abonnementskosten worden jaarlijks vooraf in rekening gebracht;
onze gepubliceerde tarieven bieden momenteel een korting bij jaarlijkse facturering;
extra interne gebruikers die aan een jaarabonnement worden toegevoegd, worden doorgaans ook jaarlijks gefactureerd.
De actuele abonnementen en tarieven vindt u op de tarievenpagina van MyDocSafe.
In onze servicevoorwaarden staat dat abonnementskosten periodiek vooraf worden gefactureerd.
Hoe ontvang ik facturen?
Facturen worden doorgaans elektronisch verstuurd. Voor abonnementen die via Stripe worden gefactureerd, worden factureringsmeldingen en facturen verzonden naar de factureringscontactpersoon die aan uw account is gekoppeld. Het oorspronkelijke factureringsproces van MyDocSafe gebruikte Stripe voor terugkerende facturen. Betaalkaartgegevens kunnen via de accountinstellingen worden bijgewerkt.
Voor grotere klanten of Enterprise-klanten kan de facturering in plaats daarvan verlopen volgens de afspraken in uw bestelformulier, offerte of overeenkomst.
Extra's kunnen apart worden gefactureerd
Sommige MyDocSafe-diensten worden op basis van gebruik in rekening gebracht of als aanvulling op uw reguliere abonnement aangeschaft.
Voorbeelden hiervan zijn:
identiteitsverificatie;
geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekeningen (AES/QES);
sms-kosten
extra licenties voor gastgebruikers;
extra opslag;
API-gebruik boven de inbegrepen limiet;
advies- of implementatiediensten;
Enterprise-diensten op maat.
In onze huidige tarieven worden identiteitsverificatie en AES/QES vermeld als diensten waarvoor u per gebruik betaalt. Extra licenties voor gastgebruikers en extra opslag kunnen apart worden aangeschaft.
Uw facturering kan daardoor bestaan uit:
Basisabonnement
plus
extra licenties
plus
gebruiksafhankelijke extra's
Deze kunnen als afzonderlijke facturen of als afzonderlijke factuurregels worden weergegeven, afhankelijk van de configuratie van uw account.
Een inkoopordernummer toevoegen
Als uw organisatie een inkoopordernummer (PO-nummer) op facturen vereist, geef dit dan waar mogelijk door voordat de factuur wordt opgesteld.
Stuur ons:
de naam van uw organisatie;
de naam van uw MyDocSafe-account;
het PO-nummer;
eventuele vereiste tekst of referentie voor de inkooporder;
de factureringscontactpersoon die de facturen moet ontvangen.
Voor Enterprise-klanten of klanten bij wie de inkoopafdeling het proces aanstuurt, kan het PO-nummer doorgaans worden vastgelegd bij het inrichten van de commerciële afspraken.
Als uw PO-nummer jaarlijks verandert, stuur het nieuwe nummer dan voordat de volgende verlengingsfactuur wordt aangemaakt.
Bestaande klanten kunnen het eenvoudigst contact met ons opnemen via ondersteuning in de app.
De factureringscontactpersoon wijzigen
Als facturen naar een andere persoon of een gedeelde mailbox van de financiële afdeling moeten worden gestuurd, neem dan contact op met de ondersteuning van MyDocSafe en vermeld:
de naam van de organisatie/het account;
de huidige factureringscontactpersoon, indien bekend;
de nieuwe naam voor de facturering;
het nieuwe e-mailadres voor de facturering.
U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om facturen te laten sturen naar:
accounts@yourfirm.com
in plaats van naar een individuele medewerker.
Met een gedeelde mailbox van de financiële afdeling voorkomt u dat verlengings- of betalingsmeldingen worden gemist wanneer medewerkers van functie veranderen.
Het factuuradres wijzigen
Als het factuuradres of de gegevens van de rechtspersoon van uw bedrijf wijzigen, neem dan vóór uw volgende factuur contact met ons op.
Geef de volgende gegevens door:
de naam van de rechtspersoon;
het factuuradres;
het bedrijfsregistratienummer, indien relevant;
het btw-nummer, indien van toepassing;
de ingangsdatum van de wijziging.
Als u de zichtbare bedrijfsnaam of het adres elders in MyDocSafe wijzigt, worden eerdere facturen mogelijk niet automatisch bijgewerkt. Geef wijzigingen in de factureringsgegevens daarom apart door.
Btw
De btw-behandeling van MyDocSafe-facturen hangt voornamelijk af van waar de klant voor btw-doeleinden is gevestigd en of de klant als onderneming handelt.
Alle MyDocSafe-prijzen zijn exclusief toepasselijke belastingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Onze servicevoorwaarden bevestigen dat de tarieven exclusief belastingen zijn, tenzij anders vermeld. (MyDocSafe)
Een vereenvoudigd overzicht voor zakelijke klanten:
Vestigingsplaats van de klant | Gebruikelijke behandeling |
Verenigd Koninkrijk | Doorgaans wordt Britse btw in rekening gebracht |
Zakelijke klant in de EU | Doorgaans wordt geen Britse btw in rekening gebracht wanneer de B2B-regels voor de plaats van dienst van toepassing zijn; de klant moet mogelijk lokaal btw aangeven op basis van de verleggingsregeling |
Zakelijke klant buiten het Verenigd Koninkrijk en de EU | Doorgaans buiten de heffing van Britse btw op grond van de algemene B2B-regel voor de plaats van dienst |
Consument / niet-zakelijke klant buiten het Verenigd Koninkrijk | Er kunnen andere regels gelden, met name voor elektronisch geleverde diensten |
Volgens de algemene B2B-regel van HMRC worden diensten doorgaans geacht te zijn geleverd waar de zakelijke klant is gevestigd. Een Britse leverancier brengt daarom doorgaans geen Britse btw in rekening als een B2B-klant die aan de voorwaarden voldoet buiten het Verenigd Koninkrijk is gevestigd.
De daadwerkelijke behandeling kan afhangen van de omstandigheden van de klant en de aard van de dienst. De door MyDocSafe opgestelde factuur geldt daarom als het definitieve factureringsdocument.
EU-klanten en de verleggingsregeling
Als zakelijke klant in de EU kunnen wij u vragen uw btw-identificatienummer en ander bewijsmateriaal te verstrekken waaruit blijkt dat u MyDocSafe als onderneming aanschaft.
Wanneer de gebruikelijke grensoverschrijdende B2B-regels van toepassing zijn:
brengt MyDocSafe geen Britse btw in rekening;
kan op de factuur staan dat de verleggingsregeling van toepassing is;
is de klant verantwoordelijk voor de aangifte van eventuele lokale btw die in het eigen land verschuldigd is.
De richtlijnen van HMRC bevestigen dat bij grensoverschrijdende digitale B2B-diensten de zakelijke klant doorgaans verantwoordelijk is voor de btw-aangifte in het eigen rechtsgebied.
Een btw-geregistreerd accountantskantoor in Frankrijk dat MyDocSafe voor zijn bedrijfsactiviteiten aanschaft, mag bijvoorbeeld doorgaans verwachten dat de transactie als een B2B-dienst wordt behandeld en dat er geen Britse btw in rekening wordt gebracht, met inachtneming van de toepasselijke btw-regels.
Zakelijke klanten in de rest van de wereld
Als een zakelijke klant buiten zowel het Verenigd Koninkrijk als de EU is gevestigd, betekent de algemene B2B-regel voor de plaats van dienst doorgaans dat de dienst buiten de heffing van Britse btw valt.
Er kunnen wel lokale belastingen gelden in het land van de klant.
Klanten zijn zelf verantwoordelijk voor de aangifte van eventuele lokale belastingen die op hen van toepassing zijn.
Waarom hebt u mijn btw-nummer nodig?
Een btw-nummer helpt ons de juiste fiscale behandeling voor grensoverschrijdende zakelijke aankopen vast te stellen.
Bent u een zakelijke klant in de EU, zorg er dan voor dat het btw-nummer en de gegevens van de rechtspersoon die u aan MyDocSafe verstrekt, correct zijn.
Als u onvoldoende bewijs verstrekt dat u als onderneming inkoopt, kunnen andere btw-regels van toepassing zijn. De richtlijnen van HMRC vermelden specifiek dat de zakelijke status van de klant relevant is bij het bepalen van de btw-behandeling van grensoverschrijdende digitale diensten.
Uw betaalmethode bijwerken
Als uw abonnement via Stripe wordt betaald, kunt u uw betaalgegevens beheren via uw MyDocSafe-account.
Ga naar:
"Startpagina" [Home] → "Instellingen" [Settings] → "Abonnement en facturering" [Subscription & Billing]
De bestaande uitleg over facturering vermeldt dat betaalkaartgegevens door Stripe worden bewaard en niet door MyDocSafe, en dat Stripe u kan waarschuwen wanneer een opgeslagen kaart binnenkort verloopt.
De huidige tariefinformatie van MyDocSafe vermeldt ook ondersteuning voor gangbare creditcards, automatische incasso en, voor Enterprise-abonnementen, bankoverschrijvingen.
Als u een vraag over facturering hebt
Neem contact op met MyDocSafe via de ondersteuning in de app en vermeld:
de naam van uw organisatie;
de accountnaam;
het factuurnummer, indien van toepassing;
het e-mailadres voor de facturering;
het PO-nummer, indien relevant;
het btw-nummer, indien relevant;
een korte toelichting op wat er moet worden gewijzigd.
Voor vragen over btw of inkoop kunt u het beste contact met ons opnemen voordat de volgende factuur wordt aangemaakt. Zo kunnen de juiste rechtspersoon, het juiste factuuradres en de juiste PO- en btw-gegevens vanaf het begin worden gebruikt.