Een offerte of formeel voorstel van MyDocSafe aanvragen
Als u iets formelers nodig hebt dan de prijzen op onze website, kan MyDocSafe een offerte of een uitgebreider commercieel voorstel verstrekken.
Dit is vooral nuttig als uw organisatie vóór aankoop een inkooporder, interne budgetgoedkeuring, inkoopbeoordeling, vastgelegde contractduur of afbakening op maat nodig heeft.
Welke informatie hebben we van u nodig?
Stuur ons de volgende gegevens, zodat we een nauwkeurige offerte kunnen opstellen:
Informatie | Wat u moet aanleveren |
Rechtspersoon | De volledige statutaire naam van de organisatie die MyDocSafe gaat aanschaffen |
Factuuradres | Het adres dat op de offerte en de daaropvolgende facturen moet staan |
Aantal interne gebruikers / gebruikerslicenties | Hoeveel medewerkers van uw organisatie een eigen MyDocSafe-login nodig hebben |
Verwacht aantal cliënten / gastgebruikers | Vooral belangrijk bij grootschalige implementaties of afwijkende aantallen portalen |
Gewenst abonnement | Business Pro, Accounting Pro, Deal Pro of Enterprise, indien al bekend |
Vereiste functies | Bijvoorbeeld cliëntportalen, elektronische handtekeningen, webformulieren, voorstellen, workflows, API-toegang, SSO, datarooms of maatwerkvereisten |
Contractduur | Bijvoorbeeld maandelijks, 12 maanden, meerjarig of een andere overeengekomen looptijd |
Factureringsfrequentie | Maandelijks, jaarlijks of een andere overeengekomen regeling |
Voorgestelde startdatum | Vooral nuttig wanneer de offerte gekoppeld is aan een inkoop- of implementatieplanning |
Vereisten voor inkooporders | Geef aan of uw organisatie een inkoopordernummer (PO-nummer) vereist voordat facturen kunnen worden geaccepteerd |
Inkoopvereisten | Laat ons weten of u ook een SLA, DPA, beveiligingsdocumentatie, verklaring over de gegevenslocatie of andere leveranciersinformatie nodig hebt |
U hoeft niet alle details vast te leggen voordat u contact met ons opneemt. Bij eenvoudige behoeften zijn het aantal gebruikers en de belangrijkste benodigde functies meestal voldoende om het gesprek te beginnen.
Offerte of voorstel — wat is het verschil?
Een offerte is doorgaans geschikt als uw behoeften eenvoudig zijn.
Deze bevat meestal:
klant/rechtspersoon;
MyDocSafe-abonnement;
aantal licenties;
prijs per eenheid;
aanvullende diensten of inbegrepen gebruik, indien van toepassing;
factureringsfrequentie;
contractduur;
btw;
totaalprijs;
betalingsvoorwaarden;
geldigheidsduur van de offerte.
Voor een standaardabonnement kan dit alles zijn wat uw inkoopteam nodig heeft.
Een formeel voorstel is geschikter voor grotere of complexere projecten. Naast de commerciële prijsafspraken kan het het volgende bevatten:
uw vereisten;
voorgestelde MyDocSafe-oplossing;
omvang van de dienstverlening;
implementatieaanpak;
integraties;
vereisten voor workflows op maat;
verantwoordelijkheden van elke partij;
uitgangspunten;
projectfasen;
indicatieve implementatieplanning;
ondersteunings-/SLA-afspraken, indien van toepassing.
Enterprise-klanten en organisaties die omvangrijke integraties of maatwerkontwikkeling overwegen, ontvangen doorgaans een voorstel in plaats van alleen een prijsofferte.
Hoelang duurt het?
Bij een eenvoudige abonnementsofferte streven we er doorgaans naar deze binnen één werkdag te verstrekken zodra we de benodigde informatie hebben.
Voor een formeel voorstel met workflows op maat, integraties, SSO, grote volumes of Enterprise-vereisten kan eerst een inventarisatiegesprek nodig zijn. Houd rekening met enkele werkdagen, afhankelijk van de complexiteit van uw vereisten.
Grootschalige inkooptrajecten kunnen langer duren als juridische, informatiebeveiligings- of technische teams betrokken moeten worden.
Hoelang is een offerte geldig?
Tenzij anders vermeld op de offerte, raden we aan ervan uit te gaan dat MyDocSafe-offertes 30 dagen vanaf de uitgiftedatum geldig zijn. De op de offerte vermelde geldigheidsduur is leidend. Als uw inkoopproces waarschijnlijk langer duurt, geef dit dan aan wanneer u de offerte aanvraagt. Mogelijk kunnen we een langere geldigheidsduur bieden of de offerte vernieuwen zodra uw organisatie klaar is om verder te gaan. Een voorstel kan ook uitgangspunten bevatten die opnieuw moeten worden bevestigd als er veel tijd verstrijkt of de omvang van de opdracht verandert.
Wat gebeurt er na uw akkoord?
Voor een standaardabonnement verloopt het proces meestal als volgt:
"Accepteer offerte" (Accept quote) → verstrek indien nodig een inkooporder → abonnement/bestelling bevestigd → facturering geregeld → MyDocSafe-account geactiveerd of bestaand proefaccount omgezet naar het overeengekomen abonnement.
Als u al een MyDocSafe-proefaccount hebt, kunnen we dat account doorgaans gebruiken in plaats van een nieuwe omgeving aan te maken.
Bij grotere projecten kan uw akkoord in plaats daarvan leiden tot:
ondertekening van het contract of bestelformulier;
afronding van het inkooptraject;
projectstart;
configuratie;
integratiewerkzaamheden;
inrichting van gebruikersaccounts;
testen;
ingebruikname.
Uw voorstel licht doorgaans toe welke implementatiestappen van toepassing zijn.
Heb ik een offerte nodig om MyDocSafe aan te schaffen?
Nee.
De meeste kleinere organisaties kunnen eenvoudig een proefperiode starten en een passend standaardabonnement kiezen.
Een formele offerte is nuttig als uw organisatie:
interne goedkeuring voor de aankoop nodig heeft;
een inkooporder vereist;
een jaarlijkse of meerjarige overeenkomst wil vastleggen;
een groter aantal gebruikers heeft;
Enterprise-functies nodig heeft;
maatwerkfunctionaliteit of een integratie nodig heeft;
een formeel inkooptraject doorloopt.
Een offerte aanvragen
De eenvoudigste manier is om contact op te nemen met het verkoopteam van MyDocSafe of, als u al een account hebt, via de app contact op te nemen met de ondersteuning en een offerte aan te vragen.
Een geschikte aanvraag kan eenvoudig luiden:
“Graag ontvang ik een formele MyDocSafe-offerte voor [rechtspersoon], voor [aantal] interne gebruikers, op [maandbasis/jaarbasis]. We hebben [abonnement/functies] nodig en willen het abonnement rond [datum] laten ingaan.”
Als u ook een SLA, DPA, verklaring over de gegevenslocatie, beveiligingsdocumentatie of andere inkoopdocumentatie nodig hebt, vermeld dit dan meteen. Zo kunnen we de relevante documenten samen met het commerciële voorstel verstrekken.