Statutaire zetel, operationele locaties en gegevenslocatie
Klanten vragen soms waar MyDocSafe 'gevestigd' is, waar hun gegevens worden opgeslagen en of dat dezelfde locatie is. Dat is niet het geval.
Statutaire zetel versus operationele locatie
DocSafe Limited, het bedrijf achter MyDocSafe, is een Britse onderneming die is geregistreerd in Engeland en Wales. Het adres van de statutaire zetel is het formele juridische adres van het bedrijf en wordt gebruikt voor vennootschapsrechtelijke en wettelijke doeleinden.
De statutaire zetel mag niet worden verward met:
de locatie waar de MyDocSafe-applicatie wordt gehost;
de locatie waar klantbestanden worden opgeslagen;
de locatie van de cloudinfrastructuur; of
de locaties waar bepaalde leveranciers of subverwerkers actief zijn.
Voor gegevensbescherming en inkoop is doorgaans waar klantgegevens worden opgeslagen en verwerkt relevanter dan het adres van de statutaire zetel van het bedrijf.
Waar worden klantgegevens van MyDocSafe opgeslagen?
Bij het aanmaken van een MyDocSafe-account kunnen klanten een voorkeurslocatie voor gegevensopslag selecteren.
De standaardopties zijn momenteel:
"Verenigd Koninkrijk" (United Kingdom)
"Europese Unie (Ierland)" (European Union (Ireland))
"Verenigde Staten" (United States)
U kunt op elk moment controleren welke locatie uw account gebruikt. Zie Zo controleert u waar uw gegevens worden opgeslagen.
MyDocSafe raadt aan de regio te kiezen die het beste aansluit bij uw wettelijke en operationele vereisten. Organisaties in het Verenigd Koninkrijk kiezen bijvoorbeeld doorgaans het Verenigd Koninkrijk, terwijl organisaties in de EU doorgaans de Europese Unie kiezen. Enterprise-klanten met specifieke vereisten kunnen contact opnemen met MyDocSafe om andere mogelijkheden te bespreken.
MyDocSafe gebruikt Amazon Web Services (AWS) voor zijn primaire hostinginfrastructuur. Bestanden die naar MyDocSafe worden geüpload, worden versleuteld met AES-256 en opgeslagen in de regionale infrastructuur van AWS. (MyDocSafe)
Wat betekent 'gegevenslocatie'?
Gegevenslocatie verwijst doorgaans naar de geografische regio waarin uw klantgegevens worden opgeslagen. Als uw organisatie bijvoorbeeld heeft gekozen voor gegevensopslag in het Verenigd Koninkrijk, is het de bedoeling dat de betreffende klantgegevens worden opgeslagen in de Britse hostingregio die voor uw account is ingesteld.
Dit staat los van de statutaire zetel van MyDocSafe en kan ook verschillen van de locaties van waaruit bepaalde ondersteunings-, infrastructuur- of subverwerkingsactiviteiten worden uitgevoerd.
Verwerking in het Verenigd Koninkrijk en de EU
In de gepubliceerde AVG-informatie van MyDocSafe staat dat klanten datacenters in het Verenigd Koninkrijk, de EU of de VS kunnen selecteren en dat de primaire gegevensverwerking plaatsvindt in Dublin, Ierland.
Daarom is het nuttig onderscheid te maken tussen:
Opslaglocatie — de regio die voor uw account is geselecteerd, zoals het Verenigd Koninkrijk of de EU.
Verwerkingslocatie — locaties van waaruit systemen of bevoegde dienstverleners gegevens kunnen verwerken om de dienst te leveren.
Voor organisaties met bijzonder strenge vereisten voor de gegevenslocatie, zoals financiële dienstverleners, overheidsinstanties of organisaties met contractuele vereisten voor gegevenslokalisatie, kan dit onderscheid belangrijk zijn.
Hoe zit het met externe leveranciers?
Net als de meeste SaaS-aanbieders gebruikt MyDocSafe gespecialiseerde externe dienstverleners om onderdelen van de dienst te leveren. De gepubliceerde verwerkersovereenkomst vermeldt subverwerkers, waaronder AWS voor hosting en gespecialiseerde aanbieders voor functies zoals e-mailbezorging, betalingen en identiteitsverificatie.
Dat uw primaire MyDocSafe-gegevens in een bepaalde regio worden opgeslagen, betekent niet noodzakelijk dat elk gegeven dat verband houdt met elke optionele dienst uitsluitend binnen die regio wordt verwerkt.
Zo kan het gebruik van:
identiteitsverificatie;
betalingsverwerking;
e-mailbezorging;
integraties; of
andere diensten van derden
aanvullende verwerkers en locaties met zich meebrengen.
Als dit voor uw organisatie van belang is, raden wij aan een verklaring over de gegevenslocatie aan te vragen voor de specifieke MyDocSafe-diensten die u wilt gebruiken.
Kan ik mijn regio voor gegevensopslag kiezen?
Ja.
Kies bij het instellen van een MyDocSafe-account de locatie voor gegevensopslag die bij uw organisatie past.
Onze algemene richtlijn is:
Organisatie | Gebruikelijke keuze |
Organisatie in het Verenigd Koninkrijk | Verenigd Koninkrijk |
Organisatie in de EU | Europese Unie (Dublin, Ierland) |
Organisatie in de VS | VS |
Organisatie met specifieke vereisten voor de gegevenslocatie | Neem contact op met MyDocSafe |
Als uw organisatie specifieke contractuele of wettelijke vereisten heeft, vertrouw dan niet uitsluitend op deze algemene richtlijn. Vraag ons om uw beoogde configuratie te bevestigen.
Een verklaring over de gegevenslocatie aanvragen
Als uw compliance-, informatiebeveiligings- of inkoopteam een schriftelijke bevestiging nodig heeft, neem dan contact op met MyDocSafe en vraag om een verklaring over de gegevenslocatie.
De eenvoudigste manier is via ondersteuning in de app terwijl u bent ingelogd bij MyDocSafe, of door contact op te nemen met ons ondersteuningsteam.
Vermeld het volgende:
de naam van uw organisatie;
de naam of ID van uw MyDocSafe-account;
de regio die u voor gegevensopslag nodig heeft;
of uw vraag alleen betrekking heeft op opslag of ook op verwerking;
welke MyDocSafe-diensten u gebruikt of wilt gebruiken, met name eventuele optionele integraties, betalingen of diensten voor identiteitsverificatie;
of u de verklaring nodig heeft voor een specifiek wettelijk, inkoop- of contractueel doel.
Wij kunnen dan een verklaring verstrekken die past bij uw account en, waar nodig, de relevante subverwerkers vermelden.
Waar moet ik om vragen?
Voor de meeste inkooptrajecten volstaat de volgende formulering:
“Graag ontvangen wij een actuele verklaring over de gegevenslocatie voor ons MyDocSafe-account, met bevestiging van de opslaglocatie van de primaire klantgegevens, de relevante verwerkingslocaties en de belangrijke subverwerkers die van toepassing zijn op de diensten die wij gebruiken.”
Voor uitgebreider due diligence-onderzoek kunt u ook het volgende opvragen:
de verwerkersovereenkomst van MyDocSafe;
actuele informatie over subverwerkers;
beveiligingsinformatie;
gegevens over de ISO 27001-certificering; en
informatie over internationale doorgiften.
MyDocSafe is ISO 27001:2022-gecertificeerd; actuele certificeringsinformatie vindt u op onze pagina "Beveiligingsoverzicht" (Security Overview). (MyDocSafe)
Meer informatie
Belangrijk: Als uw organisatie strikt vereist dat gegevens onder geen enkele omstandigheid een bepaald land of een bepaalde regio mogen verlaten, laat ons dit dan vóór de implementatie weten. Zo kunnen wij bevestigen of de vereiste MyDocSafe-configuratie en eventuele optionele diensten van derden aan die eis voldoen.