Let op: sommige schermafbeeldingen tonen nog de Engelse interface; de vertaalde labels staan in de tekst.
"Portalen" [Portals]
Een portaalgroep is een verzameling portalen met dezelfde instellingen, zoals tabbladen, mappen, formulieren en een handleiding. Gebruik aparte groepen voor verschillende typen klanten of teams. Werkt u voor het eerst met portalen? Lees dan eerst Hoe klantportalen werken: begin hier.
Een portaalgroep instellen gaat snel: u vindt alles op één plek, in het linkermenu van de portaalgroep.
1. Open uw portaalgroep
Ga naar "Portalen". U ziet de lijst met uw "Portaalgroepen" [Portal Groups].
Klik op de naam van de portaalgroep die u wilt instellen.
Hebt u nog geen portaalgroep? Klik op de knop "+" naast "Portaalgroepen" om er een te maken.
Na het openen komt u op "Alle portalen" [All Portals]. Alle beschikbare acties voor deze portaalgroep staan in het linkermenu.
2. Configureer de instellingen
Scrol naar de onderkant van het linkermenu en klik op "Instellingen" [Settings] om dit uit te vouwen. U vindt hier de volgende onderdelen:
2a. "Algemeen" [General]
Ga naar "Instellingen"/"Algemeen". Hier kunt u:
De "Naam portalgroep" [Portal Group Name] wijzigen.
Optioneel een "Beschrijving" [Description] toevoegen — deze verschijnt als welkomstbanner op het "Dashboard" [Dashboard] van elk portaal in de groep.
Optioneel "Portalen automatisch verwijderen" [Auto-delete portals] inschakelen.
Klik op "Opslaan" [Save] wanneer u klaar bent.
2b. "Portaaltabbladen" [Portal tabs]
Ga naar "Instellingen"/"Portaaltabbladen" om te kiezen welke tabbladen uw klanten in elk portaal zien.
"Geselecteerde items" [Selected items] (rechts) zijn de tabbladen die uw klanten zien. Standaard zijn dit "Dashboard", "Werkstromen" [Workflows], "Openbare documenten" [Public Documents], "Documenten" [Documents], "Ondertekende documenten" [Signed Documents], "Formulieren" [Forms], "Berichten" [Messages] en "Taken" [Tasks].
"Beschikbare artikelen" [Available items] (links) zijn tabbladen die u kunt toevoegen, zoals "ID-verificaties" [ID Verifications], "Interne documenten" [Internal Documents] en "Interne formulieren" [Internal Forms]. Klik op de "+" naast een tabblad om het toe te voegen.
Versleep tabbladen om de volgorde te wijzigen.
Klik desgewenst op het potloodpictogram om een tabblad een andere naam te geven, of op de "x" om het te verwijderen.
Klik op "Opslaan". Wilt u terug naar de standaardinstellingen, klik dan op "Herstellen" [Restore]
2c. "Startpagina" [Home page]
Ga naar "Instellingen"/"Startpagina" om te kiezen welke widgets op de startpagina van het portaal worden weergegeven, bijvoorbeeld "Aankondigingen" [Announcements], "Portalbeschrijving" [Portal description], "Meldingen" [Notifications], "Opmerkingen" [Comments], "Beveiligde uploadlink" [Secure upload link] en "Portaalstatus" [Portal status].
Klik op de "+" naast een beschikbare widget om deze weer te geven.
Versleep widgets om de volgorde te wijzigen, of klik op de "x" om een widget te verbergen.
Klik op "Opslaan", of op "Terugzetten naar standaardinstellingen" [Restore defaults] om opnieuw te beginnen.
2d. "Herinneringen" [Reminders]
Ga naar "Instellingen"/"Herinneringen" om klanten automatisch te herinneren. ("Herinneringsberichten voor uitnodigingen" [Invitation reminders] is verplaatst naar "Instellingen"/"Uitnodigingen" [Invitations], zie 2j.)
"Taakherinneringen" [Task reminders] — schakel "Automatische herinnering versturen" [Send automatic reminder] in om klanten te herinneren aan taken die ze nog niet hebben voltooid.
2e. "Handleiding" [Tutorial]
Ga naar "Instellingen"/"Handleiding" om bovenaan elk portaal een helpknop toe te voegen, naast de portaalnaam.
Voeg een "Video-URL" [Video URL] of een "Artikel-URL" [Article URL] toe.
Wijzig desgewenst het "Knoplabel" [Button Label] (standaard is dit "Handleiding").
Klik op "Opslaan". De link wordt voor uw portaalgebruikers in een nieuw tabblad geopend.
Zo ziet dit eruit in het portaal:
2f. "Back-up en verwijdering" [Backup & deletion]
Ga naar "Instellingen"/"Back-up en verwijdering" om de configuratie van uw portaalgroep op te slaan, opnieuw te gebruiken of te verwijderen.
"Back-up instellingen" [Settings backup] — klik op "Back-up van instellingen downloaden (ZIP)" [Download settings backup (ZIP)]. Deze bevat formulieren, interne formulieren, werkstromen, statussen, rollen, toegangsgroepen, aangepaste eigenschappen, portaaltabbladen en widgets, openbare documenten en eventuele subportaalgroepen. De back-up bevat niet de portalen zelf, de personen die daarvoor zijn uitgenodigd of de documenten in die portalen.
"Instellingen herstellen uit een back-upbestand" [Restore settings from a backup file] — selecteer een back-upbestand en klik op "Herstellen uit bestand" [Restore from file]. Bij het herstellen worden de instellingen, portaaltabbladen en widgets van deze portaalgroep overschreven; toegangsgroepen en formulierrecords die niet in de back-up staan worden verwijderd; en formulieren, openbare documenten en ondertekeningssjablonen worden toegevoegd of bijgewerkt (maar nooit verwijderd). Tip: herstel de back-up in een nieuwe portaalgroep om een bestaande configuratie die goed werkt te kopiëren.
"Gevarenzone" [Danger zone] — klik op "Verwijderen" [Delete] om de portaalgroep te verwijderen. Elk portaal in de groep wordt met de bijbehorende documenten naar de prullenbak verplaatst. U hebt 30 dagen om ze te herstellen via "Bestanden" [Files]/"Prullenbak" [Bin].
2g. "Mappen" [Folders]
Ga naar "Instellingen"/"Mappen" om een standaardmappenstructuur voor de portalen in deze groep te maken.
Klik op "Map toevoegen" [Add folder] en geef uw mappen een naam.
Kies hoe u de structuur wilt toepassen:
"Pas deze structuur alleen op nieuwe portals toe" [Apply this structure to new portals only] — bestaande portalen blijven ongewijzigd.
"Pas deze structuur toe op nieuwe en bestaande portals" [Apply this structure to new and existing portals] — de structuur wordt afgedwongen in elk portaal in de groep.
2h. "Beveiliging" [Security]
Ga naar "Instellingen"/"Beveiliging" om te bepalen wat uw klanten kunnen doen.
"Standaardmachtigingen" [Default permissions] — kies het toegangsniveau voor nieuwe portaalgebruikers (bijvoorbeeld "Volledige toegang" [Full Access]).
"Tweefactorauthenticatie afdwingen voor portaalgebruikers" [Force 2 Factor Authentication for portal users].
"Portaalgebruikers toestaan berichten te verzenden" [Allow portal users to send messages] — schakel dit uit om de chatfunctie voor klanten uit te schakelen.
"Standaard: berichttekst verbergen in e-mail" [Default: hide message text from email] — geldt voor berichten die vanaf nu worden geschreven; eerder verzonden berichten behouden hun oorspronkelijke instelling.
"Voorkomen dat portaalgebruikers met leestoegang bestanden downloaden" [Prevent portal users with Read access from downloading files] — klanten met "Lezen" [Read] als toegangsniveau kunnen documenten nog steeds openen en bekijken, maar de opties voor downloaden, exporteren en afdrukken zijn verborgen.
Klik op "Opslaan".
2i. "Aanpassing" [Customisation]
Beschikbaarheid: alleen Enterprise-abonnementen. Neem voor een upgrade contact met ons op via support@mydocsafe.com.
Ga naar "Instellingen"/"Aanpassing" om de teksten te wijzigen die uw team ziet bij het toevoegen van portalen en het uitnodigen van klanten.
"Nieuwe pagina-instellingen toevoegen" [Add new page settings] — hiermee stelt u de pagina in die wordt geopend wanneer u op "+" klikt om een nieuw portaal toe te voegen:
Schakel desgewenst "Uitnodiging overslaan (klanten later uitnodigen)" [Skip invite (invite clients later)] in, zodat uw team een portaal kan maken zonder direct iemand uit te nodigen.
"Label voor invoer portalnaam" [Label for portal name input] — het label boven het veld voor de portaalnaam (bijvoorbeeld "Klantnaam" [Client name] of "Dealnaam" [Deal name]).
"Label voor verzendknop ZONDER uitnodiging" [Label for submit button WITHOUT invite] — de knoptekst die wordt gebruikt wanneer het portaal wordt gemaakt zonder iemand uit te nodigen.
"Label voor verzendknop MET uitnodiging" [Label for submit button WITH invite] — de knoptekst die wordt gebruikt wanneer het portaal wordt gemaakt en tegelijk klanten worden uitgenodigd.
"Portalgebruikers beheren" [Manage portal users]
"Label voor knop voor uitnodiging nieuw lid" [Label for invite new member button] — de tekst op de knop waarmee u personen voor een portaal uitnodigt.
Klik op "Opslaan". De volgende keer dat u een portaal toevoegt of iemand uitnodigt, ziet u de nieuwe teksten.
2j. "Uitnodigingen"
Ga naar "Instellingen"/"Uitnodigingen" om in te stellen hoe klanten worden uitgenodigd.
"Uitnodigingsbericht" [Invite message] — de standaardtekst die uw klanten ontvangen wanneer u hen voor een portaal uitnodigt.
"Openstaande uitnodigingen verwijderen na (dagen)" [Remove pending invitations after (days)] — uitnodigingen die niet zijn geaccepteerd, worden na dit aantal dagen (standaard 60) automatisch verwijderd, gerekend vanaf het verzenden van de uitnodiging of de laatste herinnering. Dit geldt voor alle openstaande uitnodigingen in de groep.
"Herinneringsberichten voor uitnodigingen" — schakel "Automatische herinnering versturen" in om klanten te herinneren die hun uitnodiging nog niet hebben geaccepteerd.
Klik op "Opslaan". Zie voor meer informatie Klanten uitnodigen voor portalen.
3. "Auditspoor" [Audit Trail]
Ga naar "Auditspoor" om een logboek van de activiteiten in deze portaalgroep te bekijken.
4. Voeg desgewenst formuliersjablonen toe
Klik op "Formuliersjablonen" [Form templates] in het linkermenu. Zodra dit onderdeel minstens één formulier bevat, wordt het tabblad "Formulieren" beschikbaar in uw klantportalen. Zie voor meer informatie Webformulieren insluiten in klantportalen.
Wat kunt u nog meer doen?
Zodra de basis is ingesteld, kunt u ook het volgende doen:
Gebruik "Aankondigingen" om een bericht te tonen aan iedereen die inlogt — handig voor deadlines en evenementen.
Gebruik "Openbare documenten" om rapporten of informatiemateriaal te publiceren waartoe alle portaalgebruikers toegang hebben.
Bekijk "Portaalrollen" [Portal Roles], "Toegangsgroepen" [Access groups], "Statussen" [Statuses] en "Workflow-sjablonen" [Workflow Templates] voor geavanceerdere configuraties.
Volgende stap: Webformulieren insluiten in klantportalen