Let op: sommige schermafbeeldingen tonen nog de Engelse interface; de vertaalde labels staan in de tekst.
Voor het eerst met portalen aan de slag? Begin met Hoe klantportalen werken: begin hier.
Er zijn vier manieren om klanten toegang te geven tot portalen. Kies de manier die bij uw situatie past:
Situatie | Gebruik |
Een nieuwe klant | |
Iemand anders heeft toegang nodig tot een bestaand portaal (een medebestuurder, een echtgenoot of echtgenote) | |
Veel klanten tegelijk overzetten | |
Klanten moeten zichzelf registreren, bijvoorbeeld via uw website |
Voordat u begint: stel uw standaarduitnodigingsbericht en herinneringen in via "Instellingen" [Settings] > "Uitnodigingen" [Invitations] van de groep (zie Openstaande uitnodigingen hieronder).
1. Een portaal maken en een klant uitnodigen
Klik op "Portalen" [Portals], open de portaalgroep en klik op de "+" [+] naast "Portalen".
Selecteer in "Begin met typen om te zoeken of een nieuw contact te maken" [Start typing to search or create a new contact] de klant uit uw "Contacten" [Contacts] of kies "Een nieuw contact toevoegen" [Add a new contact]. De portaalnaam wordt ingevuld op basis van de naam van het contact. U kunt deze wijzigen.
Voeg eventueel een "Persoonlijk bericht" [Personal message] toe.
Klik op "Maak het portaal aan en nodig de cliëntgebruiker uit" [Create the portal and invite client user].
Wilt u nog niemand uitnodigen? Laat het contactveld leeg en klik op "Alleen een portaal maken (ik nodig portaalgebruikers later uit)" [Just create a portal (I will invite client users later)].
2. Een lid toevoegen aan een bestaand portaal
Klik in de portalenlijst op het personenpictogram in de kolom "Gebruikers" [Users]. Binnen een portaal staat hetzelfde pictogram naast "Portaalgebruikers" [Portal Users] in het linkermenu.
Klik in "Beheer portaltoegang" [Manage Portal Access] op "+" naast "Leden" [Members].
Selecteer het contact of maak het aan en kies de bijbehorende "Rechten" [Permissions]:
"Volledige toegang" [Full Access]: documenten bekijken, uploaden en verwijderen, en andere personen uitnodigen voor dit portaal.
"Lezen/schrijven" [Read/Write]: documenten bekijken en uploaden, maar geen andere personen uitnodigen.
"Lezen" [Read]: alleen bekijken. U kunt via "Instellingen" > "Beveiliging" [Security] ook voorkomen dat gebruikers met de rechten "Lezen" bestanden downloaden.
Voeg eventueel een persoonlijk bericht toe en klik op "Nieuw lid uitnodigen" [Invite new member].
De standaardrechten voor nieuwe portaalgebruikers worden ingesteld via "Instellingen" > "Beveiliging" van de groep. Herhaal deze stappen voor elk portaal om één persoon toegang te geven tot meerdere portalen. Deze persoon ontvangt per portaal één uitnodigingsmail.
3. Portalen importeren uit een CSV-bestand
Open de portaalgroep en klik in het linkermenu op "Portalen in bulk toevoegen" [Add Portals in Bulk].
Klik op "Voorbeeld-CSV" [Example CSV] om een sjabloon te downloaden. De kolommen zijn:
"naam" [name] (vereist): de portaalnaam
"e-mailadres" [email], "voornaam" [firstName], "achternaam" [lastName]: de uit te nodigen klant. Als u één van deze velden invult, moet u ze alle drie invullen.
"label" [label]: een optioneel portaallabel
Sleep uw bestand naar "Kies een CSV-bestand of zet het hier neer" [Choose a CSV file or drop it here], koppel uw kolommen aan de velden, voeg eventueel een welkomstbericht toe en klik op "Importeren" [Import].
Rijen zonder e-mailadres maken portalen aan zonder iemand uit te nodigen. U kunt die klanten dus later uitnodigen.
4. Een link voor zelfregistratie delen
Met een link voor zelfregistratie maken klanten hun eigen portaal en inloggegevens aan, zonder op een uitnodiging te wachten. Dit is geschikt voor knoppen "Klant worden" [Become a client] op uw website en voor evenementen.
Open de portaalgroep en klik in het linkermenu op "Link voor zelfregistratie" [Self-signup link].
Als uw groep portaalrollen gebruikt, kiest u de rol waarvoor de link bedoeld is.
Klik op "Nieuwe link genereren" [Generate new link] en kopieer de link naar uw website of e-mails. U kunt de link op elk moment intrekken.
Goed om te weten:
Klanten die zich op deze manier registreren, gebruiken licenties voor gastgebruikers. Als u de limiet van uw abonnement bereikt, kan voor nieuwe registraties een upgrade nodig zijn. Automatisch upgraden is niet bij elk abonnement beschikbaar. Neem daarom contact op met customerservices@mydocsafehq.com als u veel registraties verwacht.
De verificatie- en inlogmails bevatten geen link naar uw inlogpagina. Vertel klanten waar ze kunnen inloggen: voeg een knop "Inloggen voor klanten" [Client login] toe aan uw website en zet uw inlogadres in de beschrijving van het "Dashboard" [Dashboard].
Als u een eigen portaaldomein gebruikt (Branding-add-on), gebruikt de link dat domein.
Wilt u een melding ontvangen wanneer iemand zich registreert? Gebruik dan "Beheer dit in uw meldingsinstellingen" [Manage it in your notification settings] op dezelfde pagina.
Openstaande uitnodigingen, herinneringen en opnieuw verzenden
Een uitnodiging blijft "In behandeling" [Pending] totdat de klant deze accepteert. De avatar van de klant wordt vervaagd weergegeven in de kolom "Gebruikers". Ga naar "Instellingen" > "Uitnodigingen" van de groep om het volgende in te stellen:
"Bericht voor het uitnodigen van nieuw lid" [Invite new member message]: de standaardtekst die met uitnodigingen wordt meegestuurd.
"Verwijder openstaande uitnodigingen na dagen" [Remove pending invitations after, days] (standaard 60): gerekend vanaf het moment waarop de uitnodiging of de laatste herinnering is verstuurd.
"Herinneringsberichten voor uitnodigingen" [Invitation reminders] > "Automatische herinnering versturen" [Send automatic reminder]: stuurt een herinnering aan personen die de uitnodiging nog niet hebben geaccepteerd.
Handmatig opnieuw verzenden: vink de portalen in de portalenlijst aan en klik op "Uitnodigingen die nog in behandeling zijn, opnieuw verzenden" [Resend pending invites].
Zegt de klant dat de uitnodiging niet is aangekomen? Vraag de klant de spammap te controleren en MyDocSafe toe te voegen aan de lijst met veilige afzenders. Controleer ook het e-mailadres, want we melden het niet als e-mails onbestelbaar zijn.