U kunt MyDocSafe doorgaans op drie manieren evalueren: via een gratis proefperiode van 30 dagen, een betaalde pilot of een formelere proof of concept (PoC).
De juiste optie hangt af van de complexiteit van uw eisen en van de interne goedkeuring, integratie of configuratie die nodig is voordat u een aankoopbeslissing kunt nemen.
Gratis proefperiode van 30 dagen
Voor de meeste organisaties is een gratis proefperiode van 30 dagen het beste startpunt.
Tijdens de proefperiode kunt u MyDocSafe in een echte werkomgeving verkennen voordat u een betaald abonnement afsluit.
U heeft geen betaalkaart nodig om de proefperiode te starten.
Tijdens de proefperiode kunt u doorgaans:
uw organisatie configureren;
collega's uitnodigen;
cliëntportalen aanmaken;
elektronische handtekeningen testen;
formulieren en werkstromen aanmaken;
offertes en andere functies voor cliëntsamenwerking uitproberen;
de beheeromgeving verkennen;
testen hoe MyDocSafe in uw bestaande processen zou passen.
De proefperiode helpt u een praktische vraag te beantwoorden:
“Kan MyDocSafe de manier waarop ons kantoor daadwerkelijk werkt ondersteunen?”
Wat gebeurt er aan het einde van de gratis proefperiode?
Voordat de proefperiode afloopt, kunt u een passend betaald abonnement kiezen en hetzelfde MyDocSafe-account blijven gebruiken.
U hoeft niet opnieuw te beginnen.
Uw bestaande configuratie en gegevens blijven behouden wanneer het account wordt omgezet naar een betaald abonnement. U kunt dus de omgeving blijven gebruiken die u al heeft ingericht, zonder portalen, contacten, sjablonen of werkstromen opnieuw te moeten opbouwen.
Het gebruikelijke traject is:
Gratis proefperiode starten → configureren en testen → abonnement kiezen → factuurgegevens toevoegen → doorgaan met hetzelfde account
Als u besluit niet door te gaan, wordt de proefperiode niet automatisch omgezet naar een betaald abonnement zodra de 30 dagen zijn verstreken.
Verliezen we onze gegevens bij de overstap van een proefperiode naar een betaald abonnement?
Nee.
De omzetting van een proefaccount naar een betaald MyDocSafe-account is bedoeld als voortzetting van dezelfde omgeving.
Uw bestaande accountgegevens en configuratie zouden beschikbaar moeten blijven, waaronder:
contacten;
portalen;
sjablonen;
documenten;
formulieren;
werkstromen;
instellingen;
gebruikers en rechten.
Zo kunt u de proefperiode gebruiken voor daadwerkelijke implementatie en tests, in plaats van de omgeving alleen als tijdelijke demonstratieomgeving te gebruiken.
Wanneer volstaat een gratis proefperiode?
Een standaard gratis proefperiode is doorgaans geschikt als:
u de standaardfunctionaliteit van MyDocSafe evalueert;
er slechts enkele interne beslissers betrokken zijn;
er geen omvangrijke integratiewerkzaamheden nodig zijn;
u uw toepassing kunt testen met de gebruikelijke productconfiguratie;
uw inkoopproces geen formeel project vereist voordat u kunt evalueren.
Voor veel accountantskantoren, advocatenkantoren en andere professionele dienstverleners is dit voldoende.
Betaalde pilots
Een betaalde pilot is geschikter wanneer een geslaagde evaluatie aanzienlijke inzet van MyDocSafe vereist of wanneer de klant het platform in een gecontroleerde productieomgeving wil testen.
Een betaalde pilot kan het volgende omvatten:
een afgebakende groep gebruikers of cliënten;
configuratie van specifieke werkstromen;
ondersteuning bij de implementatie;
sjablonen of formulieren op maat;
API- of integratiewerkzaamheden;
SSO-configuratie;
migratie van een selectie gegevens;
training;
afgesproken succescriteria;
regelmatige evaluatiegesprekken.
Een grotere professionele dienstverlener kan er bijvoorbeeld voor kiezen MyDocSafe eerst bij één afdeling, vestiging of cliëntsegment te testen voordat wordt besloten tot een bredere uitrol.
Wat omvat een betaalde pilot doorgaans?
Een betaalde pilot wordt doorgaans vastgelegd in een kort voorstel of bestelformulier met daarin:
Onderdeel | Gebruikelijke inhoud |
Reikwijdte | Wat er wordt getest |
Gebruikers | Aantal betrokken interne gebruikers en/of cliënten |
Duur | Vaak enkele weken of een paar maanden |
Configuratie | Benodigde werkstromen, portalen, formulieren, sjablonen of integraties |
Verantwoordelijkheden | Wat MyDocSafe en de klant elk leveren |
Succescriteria | Wat moet worden aangetoond |
Tarieven | Kosten voor abonnement, implementatie of advies |
Evaluatiemoment | Wanneer de partijen besluiten of ze overgaan tot een bredere uitrol |
Een pilot moet groot genoeg zijn om de praktische waarde aan te tonen, maar klein genoeg om snel te kunnen worden uitgevoerd.
Worden de pilotkosten verrekend met het uiteindelijke abonnement?
Dit hangt af van de commerciële afspraken.
Bij sommige projecten is de pilot simpelweg de eerste fase van de bredere implementatie. Bij andere kunnen afzonderlijke pilotkosten gelden voor configuratie, advies of maatwerk.
Als het voor u belangrijk is dat de pilotkosten worden verrekend met een toekomstige uitrol, laat dit dan vóór de start van de pilot vastleggen in het voorstel.
Proofs of concept
Een proof of concept wordt doorgaans gebruikt wanneer de kernvraag technisch van aard is, in plaats van alleen of gebruikers het product prettig vinden.
Voorbeelden zijn:
Kan MyDocSafe met een specifiek intern systeem worden geïntegreerd?
Kan een onboardingproces op maat worden nagebootst?
Kan SSO werken met de identiteitsprovider van de klant?
Kan een API-integratie het vereiste volume verwerken?
Kan een complexe werkstroom worden geautomatiseerd?
Kan MyDocSafe voldoen aan een specifieke eis voor de enterprise-architectuur?
Een PoC heeft doorgaans:
een nauwkeurig omschreven technisch doel;
een beperkte reikwijdte;
afgesproken testgegevens;
afgesproken succescriteria;
een begin- en einddatum;
een beslismoment bij afronding.
Een PoC hoort normaal gesproken geen ontwikkelproject zonder einddatum te worden.
Proefperiode, pilot en PoC vergeleken
Optie | Meest geschikt voor | Inzet van de klant | Betrokkenheid van MyDocSafe |
Gratis proefperiode van 30 dagen | Standaardevaluatie van het product | Laag | Standaard onboarding/ondersteuning |
Betaalde pilot | Gecontroleerde evaluatie in de praktijk | Gemiddeld | Configuratie, implementatie en eventueel advies |
Proof of concept | Toetsing van een specifieke technische eis | Afgebakend project | Betrokkenheid van het technische team/productteam |
Welke optie kiezen we?
Kies een gratis proefperiode als uw belangrijkste vraag is:
“Bevalt MyDocSafe ons en kan het onze gebruikelijke processen ondersteunen?”
Kies een betaalde pilot als de vraag is:
“Kunnen we dit laten werken voor een specifiek team of cliëntproces voordat we het breder uitrollen?”
Kies een proof of concept als de vraag is:
“Kan MyDocSafe dit specifieke onderdeel technisch realiseren?”
Van evaluatie naar productie
Een voordeel van de proef- of pilotomgeving van MyDocSafe is dat deze doorgaans de basis kan vormen voor uw productieaccount.
Waar van toepassing kunnen we overstappen van:
Proefperiode → Betaald abonnement
of:
Pilot → Bredere uitrol
zonder het account opnieuw aan te maken.
Bij grotere implementaties kunnen we een beknopt overgangsplan afspreken voor onderwerpen zoals:
gebruikers in de productieomgeving;
definitieve rechten;
productiegegevens;
integraties;
facturatie;
training;
ondersteuningsafspraken;
datum van ingebruikname.
Aan de slag
Voor een standaardevaluatie start u eenvoudig een gratis proefperiode van 30 dagen.
Denkt u dat u een betaalde pilot of formele PoC nodig heeft? Neem dan contact op met MyDocSafe Sales en geef een korte beschrijving van:
wat u wilt testen;
het aantal gebruikers;
het verwachte aantal cliënten;
de vereiste functies;
de betrokken integraties;
de gewenste termijn;
wat voor u een geslaagd resultaat zou zijn.
We kunnen u dan adviseren of een gratis proefperiode, betaalde pilot of proof of concept het beste aansluit bij uw behoeften.