Nota: alcune schermate mostrano ancora l'interfaccia in inglese; le etichette tradotte sono indicate nel testo.
Prima di iniziare
Un promemoria viene inviato solo se il flusso di lavoro ha una scadenza. Se non ne ha ancora impostata una, consulti prima Come impostare una scadenza per un flusso di lavoro, poi torni qui.
La programmazione dei promemoria viene configurata una sola volta a livello di account e si applica a tutti i flussi di lavoro del portale che hanno una scadenza.
1. Apra le impostazioni dei promemoria
Vada in "Impostazioni azienda" [Company Settings], apra la scheda "Flussi di lavoro" [Workflows] e individui la sezione "Promemoria del flusso di lavoro del portale" [Portal Workflow Reminders]
2. Scelga quando inviare i promemoria
Faccia clic sul pulsante "+" [+] e scelga quando inviare l'email al cliente:
"Due settimane prima della scadenza" [Two weeks before the deadline]
"Una settimana prima" [A week before]
"Tre giorni prima" [Three days before]
"Il giorno prima" [The day before]
"Il giorno della scadenza" [On the day it's due]
Può aggiungere tutti i promemoria che desidera: facendo nuovamente clic su "+" può impostarne diversi, in modo che il cliente riceva, ad esempio, un cortese promemoria una settimana prima e un altro il giorno prima.
Se la data prevista per un promemoria è già trascorsa, il promemoria non viene inviato. Ad esempio, se un flusso di lavoro scade 7 giorni dopo l'invio, il promemoria "Due settimane prima della scadenza" non ha una data utile per l'invio e viene saltato. Gli altri promemoria vengono comunque inviati normalmente.
3. Aggiunga un messaggio personalizzato (opzionale)
Inserisca il testo nel campo "Messaggio personalizzato" [Custom message] per adattare i promemoria al tono del Suo studio, anziché usare un'email generica di sistema.
4. "Salva" [Save]
Faccia clic su "Salva" per applicare la programmazione dei promemoria. La programmazione ha effetto immediato su tutti i flussi di lavoro con scadenza
Disattivare i promemoria o rimuoverne uno
Per disattivare un singolo promemoria, torni in "Impostazioni azienda" → "Flussi di lavoro" → "Promemoria del flusso di lavoro del portale", disattivi l'interruttore della voce corrispondente, poi faccia clic su "Salva".
Per eliminare completamente il promemoria, faccia clic sull'icona del cestino. Le scadenze restano valide e continuano a essere visualizzate nell'elenco dei flussi di lavoro: semplicemente, non verranno inviate email al cliente per ricordarle.