Nota: alcune schermate mostrano ancora l'interfaccia in inglese; le etichette tradotte sono indicate nel testo.
I termini che utilizziamo
Sei termini ricorrono spesso. Ecco il significato di ciascuno.
Modello
Un flusso di lavoro che crea nella pagina "Modelli di flusso di lavoro" [Workflow templates] del gruppo portale.
Il modello è la versione principale. I clienti non compilano mai il modello stesso. Ogni cliente lavora sulla propria copia.
Copia
Un flusso di lavoro presente nel portale del cliente.
Viene creata una copia ogni volta che:
invia un flusso di lavoro a un cliente
ne crea uno da un modello all'interno del portale del cliente
oppure un cliente avvia un flusso di lavoro autonomamente.
La copia appartiene solo a quel portale. Nessun altro cliente può vederla, aprirla o completarla.
Poiché ogni cliente lavora sulla propria copia, le risposte e i documenti restano separati. Le successive modifiche al modello non modificano le copie già esistenti.
"Visibile" [Visible]
Un'impostazione del modello. Visibile significa che ogni cliente del gruppo portale può vederlo.
Un modello visibile è elencato nella sezione "Flussi di lavoro" [Workflows] di ogni portale del gruppo e qualsiasi cliente può avviarlo quando desidera.
(visibile all'interno del portale)
La visibilità è un'impostazione valida per l'intero gruppo. Non è possibile rendere un modello visibile a un cliente e nasconderlo a un altro.
"Invisibile" [Invisible]
L'impostazione opposta. Invisibile significa che nessun cliente può vedere il modello.
Il modello continua a esistere e può ancora utilizzarlo. Un cliente lo riceve solo quando ne inserisce una copia nel suo portale.
"Bozza" [Draft]
Un flusso di lavoro di cui non ha ancora terminato la configurazione.
I clienti non vedono mai una bozza, anche se è impostata come visibile. Inoltre, non può copiare una bozza in un portale né impostarla come predefinita. Completi prima la configurazione del flusso di lavoro.
"Predefinito per i nuovi invitati" [Default for new invitees]
Un'impostazione che attiva per un solo modello visibile del gruppo, utilizzando il menu con i tre puntini nella pagina "Modelli di flusso di lavoro". Accanto al nome compare quindi una stella.
"Predefinito" [Default] significa "da completare prima di tutto il resto". Quando un nuovo cliente accede per la prima volta, questo flusso di lavoro si apre automaticamente e il cliente non può utilizzare nessun'altra parte del portale finché non lo ha completato.
1. Visibile e predefinito: cosa controlla ciascuna impostazione
Queste due impostazioni si confondono facilmente. Ecco la differenza, in una riga per ciascuna:
"Visibile" risponde alla domanda "i clienti possono vedere questo flusso di lavoro?"
"Predefinito" risponde alla domanda "i clienti devono completare questo flusso di lavoro prima di tutto il resto?"
| Cosa fa |
"Visibile" | Inserisce il flusso di lavoro nell'elenco "Flussi di lavoro" di ogni portale del gruppo, pronto per essere avviato da qualsiasi cliente |
"Predefinito per i nuovi invitati" | Apre automaticamente il flusso di lavoro al primo accesso di un nuovo cliente e mantiene il resto del portale inaccessibile finché non viene completato |
Perché predefinito non significa solo visibile
Un flusso di lavoro visibile è facoltativo. Compare nell'elenco del cliente, che può completarlo quando desidera oppure non completarlo affatto.
Un flusso di lavoro predefinito è obbligatorio. È la prima cosa che il cliente vede e nessun'altra parte del portale è accessibile finché non viene completato.
Un flusso di lavoro deve essere visibile prima di poter essere predefinito
Non può impostare come predefinito un flusso di lavoro invisibile.
Il motivo: quando un cliente completa il flusso di lavoro predefinito, questo rimane nel suo elenco "Flussi di lavoro" come registrazione di ciò che Le ha inviato e ha firmato. Il portale è pensato per mostrare ai clienti tutto ciò che hanno trasmesso. Nascondere nuovamente il flusso di lavoro eliminerebbe questa registrazione.
Non è quindi possibile avere predefinito = sì e visibile = no. Se un flusso di lavoro deve essere visibile solo ad alcuni clienti, non lo imposti come predefinito. Lo invii invece singolarmente a quei clienti.
Se in seguito desidera riordinare l'elenco di un cliente, può eliminare la sua copia completata dall'interno del portale. Veda la sezione 7
2. Invio di un flusso di lavoro a un cliente
Inviare un flusso di lavoro a un cliente è molto semplice e ora può farlo senza aprire il suo portale. Esistono due modalità di invio.
2a. Dalla pagina "Modelli di flusso di lavoro" (la modalità più rapida)
Utilizzi questa modalità per inviare un modello così com'è. È disponibile sia per i modelli visibili sia per quelli invisibili.
Vada in "Portali" [Portals], apra il gruppo portale e faccia clic su "Modelli di flusso di lavoro" nel menu a sinistra.
Faccia clic sul menu con i tre puntini accanto al modello che desidera inviare.
Faccia clic su "Invia al cliente" [Send to client].
Nella finestra "Invia al cliente", scelga il portale del cliente dall'elenco. Se ha molti portali, può digitare per effettuare una ricerca.
Faccia clic su "Continua" [Continue].
Nella finestra "Invia flusso di lavoro" [Send workflow], verifichi il destinatario nel campo "A" [To]. Il campo elenca le persone presenti nel portale scelto.
Se lo desidera, aggiunga un messaggio. Comparirà nell'email di invito sopra il pulsante su cui il cliente farà clic per avviare il flusso di lavoro.
Faccia clic su "Invia" [Send].
Vedrà una conferma dell'invio dell'invito. Inseriamo automaticamente una copia del modello nel portale del cliente, quindi non è necessario duplicarlo prima.
Da sapere:
"Invia al cliente" non compare per i modelli in stato "Bozza". Completi prima la configurazione del modello.
Se "Invia al cliente" è disattivato, il modello presenta un problema che ne impedisce l'esecuzione (ad esempio, un passaggio non ancora configurato). Passi il puntatore sull'icona di avviso accanto al modello per vedere cosa occorre correggere.
Il destinatario deve essere già membro di quel portale. Per aggiungerlo, faccia clic su "Gestisci l'accesso al portale" [Manage portal access] nella finestra "Invia flusso di lavoro".
2b. Dall'interno del portale del cliente
Utilizzi questa modalità per modificare il flusso di lavoro per questo cliente prima di inviarlo.
Vada in "Portali" e apra il portale del cliente.
Apra la scheda "Flussi di lavoro" .
Scelga il flusso di lavoro:
Modello visibile: faccia clic su "Invia invito al flusso di lavoro" [Send workflow invite] in corrispondenza del modello nell'elenco.
Modello invisibile: faccia clic sul pulsante "+" → "Crea da modello" [Create from template], scelga il flusso di lavoro, apporti le eventuali modifiche per questo cliente, quindi faccia clic su "Invia flusso di lavoro".
Scelga il destinatario. Può aggiungere un messaggio personalizzato.
Faccia clic su "Invia".
L'esperienza del cliente
Riceve un'email con oggetto "Invito a completare il flusso di lavoro: [nome del flusso di lavoro]" [Invitation to Complete Workflow: [workflow name]]
Fa clic sul link, accede e il flusso di lavoro si apre subito.
Può chiudere il flusso di lavoro in qualsiasi momento e riprenderlo in seguito dalla sezione "Flussi di lavoro" del portale o dal link nell'email. Un flusso di lavoro inviato manualmente non blocca il resto del portale.
Se il flusso di lavoro ha una scadenza impostata in giorni, ad esempio "5 giorni dopo l'invio", il conteggio inizia nel momento in cui lo invia. Il cliente vede la scadenza ancora prima di aprire il flusso di lavoro.
Ogni invio crea una copia
L'invio di un flusso di lavoro ne inserisce sempre una copia nel portale del cliente. Le sue risposte e i suoi documenti restano separati da quelli di tutti gli altri e le successive modifiche al modello non modificano le copie già inviate.
Nell'elenco, due aspetti delle copie possono generare confusione:
Una copia creata tramite invio ha esattamente lo stesso nome del modello. Nell'elenco nulla la identifica come copia, quindi sembra l'originale. Non lo è. Appartiene solo a quel portale.
Una copia creata con "+" → "Crea da modello" viene denominata "[nome del flusso di lavoro] (copia)" [[workflow name] (copy)].
Visibile o invisibile: cosa cambia
| Modello visibile | Modello invisibile |
Prima dell'invio | Ogni cliente del gruppo può già vederlo e avviarlo autonomamente | Nessun cliente può vederlo |
Dopo l'invio | Il cliente riceve l'email di invito e la propria copia, con lo stesso nome del modello | Il cliente riceve l'email di invito e il flusso di lavoro compare solo nel portale di quel cliente |
Altri clienti | Continuano a vedere il modello e possono avviarlo autonomamente | Non lo vedono mai |
3. Assegnazione di flussi di lavoro diversi a clienti diversi
Per farlo si utilizzano le copie, non la visibilità.
Una copia si trova all'interno di un solo portale e non compare mai negli elenchi degli altri clienti. I passaggi seguenti consentono quindi di ottenere Cliente A → flusso di lavoro A e Cliente B → flusso di lavoro B, senza che nessuno dei due clienti possa vedere, aprire o completare il flusso di lavoro dell'altro.
Crei ogni flusso di lavoro nella pagina "Modelli di flusso di lavoro" e lo imposti come "Invisibile". Si assicuri che la configurazione sia terminata e che non sia una bozza, poiché le bozze non possono essere copiate in un portale.
Se esiste un flusso di lavoro che tutti i nuovi clienti devono effettivamente completare prima di tutto il resto, lo mantenga visibile e lo imposti come predefinito. Tutti gli altri restano invisibili.
Apra il portale del cliente che deve completare un determinato flusso di lavoro.
Vada in "Flussi di lavoro" → "+" → "Crea da modello" e scelga il flusso di lavoro. Nel portale compare una copia denominata "[nome del flusso di lavoro] (copia)".
Apporti le modifiche specifiche per questo cliente, quindi faccia clic su "Invia flusso di lavoro" e scelga il destinatario.
Il cliente riceve l'invito e vede il flusso di lavoro nel proprio portale. Nessun altro portale del gruppo viene modificato.
Da sapere: una copia creata con "+" → "Crea da modello" è disponibile per il cliente non appena viene creata, prima di fare clic su "Invia flusso di lavoro". Crei la copia solo quando è pronto a inviarla.
Passaggio del cliente alla fase successiva
I flussi di lavoro non sono concatenati. Il completamento di uno non assegna né avvia quello successivo. Un membro del Suo team crea e invia ogni nuovo flusso di lavoro seguendo i passaggi descritti sopra.
Se desidera che il cliente passi da una fase all'altra senza attendere il Suo intervento, inserisca le fasi in un unico flusso di lavoro e le separi con un passaggio contenente un messaggio, ad esempio "Fase 1 completata, prosegua con la fase 2". Il cliente può procedere senza interruzioni, ma le fasi confluiscono in un'unica registrazione anziché in più registrazioni distinte.
4. Quando i clienti avviano un flusso di lavoro autonomamente
Un cliente può avviare autonomamente un flusso di lavoro quando è visibile e non è una bozza.
L'esperienza del cliente
Apre la sezione "Flussi di lavoro" del portale oppure una scheda di navigazione, se ha aggiunto il flusso di lavoro come scheda del portale.
Fa clic sul flusso di lavoro, che si avvia immediatamente senza bisogno di un invito.
Viene creata la sua copia, esattamente come quando lo invia Lei, e questa sostituisce il modello nel suo elenco. Le risposte restano riservate al suo portale.
Cosa vede Lei
Il flusso di lavoro e il suo stato di avanzamento compaiono nel portale del cliente e nella Sua dashboard "Flussi di lavoro".
Può ricevere una notifica quando un cliente completa un flusso di lavoro. La attivi in "Impostazioni personali" [Personal Settings] → "Notifiche" [Notifications] → "Impostazioni di notifica del portale" [Portal notification settings] → "Flusso di lavoro del portale completato" [Portal workflow completed]. Le notifiche nell'app sono attive per impostazione predefinita, mentre quelle via email sono disattivate. Ogni membro del team sceglie le proprie impostazioni.
5. Flussi di lavoro di onboarding predefiniti (visibile + predefinito)
Utilizzi un flusso di lavoro di onboarding predefinito quando ogni nuovo cliente deve completare un'attività prima di poter utilizzare il portale, ad esempio un modulo di benvenuto, le verifiche KYC o la firma delle condizioni.
Come configurarlo
Apra il gruppo portale e vada in "Modelli di flusso di lavoro".
Faccia clic sul menu con i tre puntini di un flusso di lavoro visibile la cui configurazione è terminata.
Selezioni "Imposta come predefinito per i nuovi invitati" [Set as default for new invitees]. Accanto al nome del flusso di lavoro compare una stella.
Per smettere di utilizzarlo come predefinito, apra lo stesso menu e selezioni "Non impostare come predefinito" [Unset as default].
Clienti invitati manualmente
Quando crea un portale o aggiunge un membro ("Gestisci accesso" [Manage Access] → "Aggiungi membro" [Add member]), il campo "Flusso di lavoro di onboarding" [Onboarding workflow] è già compilato con il flusso predefinito del gruppo.
Lo mantenga, scelga un altro flusso di lavoro oppure selezioni "Nessun flusso di lavoro" [No workflow] per questo cliente.
L'invito in attesa mostra il flusso di lavoro, così può verificare cosa verrà chiesto al cliente di completare.
Per vedere gli inviti in attesa, faccia clic sull'icona accanto al contatto:
Clienti che si registrano tramite il Suo link di registrazione autonoma
Ai clienti che si registrano tramite il link di registrazione autonoma del gruppo portale viene assegnato automaticamente il flusso predefinito del gruppo. Non può scegliere per loro un flusso di lavoro diverso al momento della registrazione.
Se il gruppo ha un flusso predefinito, i nuovi iscritti devono completarlo.
Se il gruppo non ha un flusso predefinito, accedono direttamente alla pagina iniziale del portale.
Per ricevere una notifica quando qualcuno si registra, attivi "Registrazione autonoma al portale" [Portal self-signup] in "Impostazioni personali" → "Impostazioni di notifica" [Notification settings] → "Impostazioni di notifica del portale". Ogni membro del team gestisce questa impostazione per sé.
L'esperienza del cliente (invitato o registrato autonomamente)
Accetta l'invito o completa la registrazione, quindi accede.
Il portale si apre direttamente sul flusso di lavoro di onboarding anziché sulla pagina iniziale.
Finché non lo completa, non può chiudere il flusso di lavoro né aprire altre pagine del portale. Ogni volta che ritorna, anche dopo essere uscito e aver effettuato nuovamente l'accesso, viene indirizzato al flusso di lavoro.
Quando completa l'ultimo passaggio, il portale si apre normalmente e rimane accessibile. Il cliente non viene più reindirizzato al flusso di lavoro e la copia completata resta nell'elenco "Flussi di lavoro" come registrazione delle attività svolte.
Ogni nuovo cliente riceve la propria copia del flusso di lavoro di onboarding, quindi le risposte di un cliente non vengono mai mostrate a un altro.
È particolarmente importante provare personalmente questa parte prima di renderla disponibile ai clienti. Come testare internamente l'esperienza spiega come fare e come evitare il comune errore di aprire l'invito nel browser in cui ha già effettuato l'accesso come amministratore.
A chi non viene chiesto di completarlo
Clienti esistenti. I clienti che si sono iscritti prima dell'impostazione di un flusso predefinito o che sono stati invitati con "Nessun flusso di lavoro" non sono interessati dalla modifica. Vedranno il flusso di lavoro nel loro elenco, ma nulla li inviterà a completarlo. Per renderlo obbligatorio per uno di loro, lo assegni in "Gestisci accesso" (veda la sezione 6).
Il Suo team. Agli utenti aziendali che aggiunge a un portale non viene mai chiesto di completare il flusso di lavoro di onboarding.
Gruppi senza un flusso predefinito. I nuovi clienti accedono direttamente alla pagina iniziale del portale.
6. Modifica o rimozione del flusso di lavoro di onboarding di un cliente
Se un cliente non riesce a proseguire o ha scelto il flusso di lavoro sbagliato, può modificarlo senza eliminare il cliente e invitarlo nuovamente:
Apra il gruppo portale e trovi il portale del cliente.
Faccia clic sul menu con i tre puntini → "Gestisci accesso" (oppure faccia clic sull'icona accanto al contatto)
Nella riga del cliente, sostituisca il "Flusso di lavoro di onboarding" con un altro flusso di lavoro oppure selezioni "Nessun flusso di lavoro".
Faccia clic su "Salva" [Save].
Se sceglie "Nessun flusso di lavoro", il cliente potrà utilizzare normalmente il portale alla successiva apertura.
7. Eliminazione di modelli e copie
Impostare un modello come invisibile non rimuove i flussi di lavoro che i clienti hanno già avviato o completato. Questi sono copie presenti nei loro portali e vi rimangono come registrazione delle attività del cliente.
Quando desidera eliminare qualcosa, è importante distinguere cosa elimina.
Cosa elimina | Cosa succede |
Una copia all'interno del portale di un cliente ("Portali" → il portale → "Flussi di lavoro") | Solo quel cliente perde quel flusso di lavoro. Tutti gli altri portali restano invariati. È la modalità da utilizzare per riordinare l'elenco di un singolo cliente. |
Il modello nella pagina "Modelli di flusso di lavoro" | La cronologia di quel flusso di lavoro viene rimossa da ogni portale che ne contiene una copia. Utilizzi questa opzione solo quando non Le serve più la registrazione di quel flusso di lavoro per nessun cliente. |
Guida rapida
Scenario | Cosa vede il cliente |
Invia un flusso di lavoro visibile | Email di invito. La sua copia, con lo stesso nome del modello, sostituisce il modello nell'elenco. Può chiuderla e riprenderla in seguito. |
Invia un flusso di lavoro invisibile | Email di invito. Il flusso di lavoro compare solo nel suo portale. Può chiuderlo e riprenderlo in seguito. |
Utilizza "+" → "Crea da modello" | La copia, denominata "[nome] (copia)", compare immediatamente in quel portale, ancora prima dell'invio |
Il cliente consulta "Flussi di lavoro" | Tutti i modelli visibili la cui configurazione è terminata, più le eventuali copie nel proprio portale. Facendo clic su uno di essi, lo avvia. |
Cliente invitato con un flusso di lavoro di onboarding | Viene indirizzato direttamente al flusso di lavoro e non può utilizzare il portale finché non lo completa |
Cliente invitato con "Nessun flusso di lavoro" | La pagina iniziale del portale, come di consueto |
Il cliente si registra autonomamente e il gruppo ha un flusso predefinito | Viene indirizzato direttamente al flusso di lavoro predefinito e non può utilizzare il portale finché non lo completa |
Il cliente si registra autonomamente e il gruppo non ha un flusso predefinito | La pagina iniziale del portale, come di consueto |
Utente aziendale aggiunto a un portale | Il portale, come di consueto, senza che gli venga mai chiesto di completare l'onboarding |
Domande frequenti
Posso impostare un flusso di lavoro come predefinito senza renderlo visibile?
No. Un flusso di lavoro deve essere visibile prima di poter essere predefinito e rimane visibile anche in seguito, così il cliente conserva una registrazione di ciò che ha completato. Se un flusso di lavoro è destinato solo ad alcuni clienti, non lo imposti come predefinito. Lo invii singolarmente a quei clienti.
Posso rendere un flusso di lavoro visibile a un solo cliente?
Non tramite l'impostazione di visibilità, che si applica sempre all'intero gruppo portale. Inserisca invece una copia nel portale di quel cliente (sezione 3). Una copia non compare mai negli elenchi degli altri clienti.
Un flusso di lavoro che ho inviato a un solo cliente è comparso nel portale di un altro cliente. Cosa è successo?
Le copie non si spostano tra i portali. Le spiegazioni più comuni sono tre:
il flusso di lavoro è stato inviato anche a quel cliente, creando automaticamente una copia con lo stesso nome del modello;
qualcuno lo ha creato dal modello all'interno di quel portale;
il modello è visibile, quindi compare in ogni portale del gruppo.
Verifichi se la riga corrisponde al modello o a una copia e se è stato effettuato un invio da quel portale.
Perché due portali dello stesso cliente mostrano flussi di lavoro diversi?
Ogni portale conserva le proprie copie e smette di elencare il modello non appena dispone di una copia propria. Pertanto, due portali iniziano a differire nel momento in cui uno dei due riceve un flusso di lavoro. Se ha portali con nomi quasi identici, li rinomini in modo da distinguerli chiaramente.
Cosa significa il + accanto al nome di un flusso di lavoro?
Significa che il cliente può eseguire quel flusso di lavoro più di una volta. Dipende dalle impostazioni del flusso di lavoro stesso. Le copie vengono sempre create con questa opzione disattivata, quindi non mostrano mai questo simbolo.
(Non è lo stesso pulsante "+" presente nella sezione "Flussi di lavoro", che serve ad aggiungere un flusso di lavoro a un portale.)
Il flusso di lavoro successivo può avviarsi automaticamente quando un cliente completa quello precedente? Al momento no. Ogni flusso di lavoro viene inviato da un membro del Suo team. Se desidera che il cliente prosegua senza interruzioni, riunisca le fasi in un unico flusso di lavoro, inserendo un passaggio con un messaggio tra una fase e l'altra.
Un cliente dice di essere "bloccato" in un flusso di lavoro e di non riuscire ad accedere ai propri documenti. Gli è stato chiesto di completare un flusso di lavoro di onboarding. Una volta completati tutti i passaggi, il portale si apre normalmente. Se non deve essere obbligato a completarlo, imposti il suo "Flusso di lavoro di onboarding" su "Nessun flusso di lavoro" in "Gestisci accesso".
Un cliente ha fatto clic sull'invito ed è finito nel portale di un'altra persona.
Questo accade quando il link di invito si apre in un browser in cui è già attivo l'accesso a un altro account MyDocSafe. Il link prosegue nella sessione esistente anziché avviarne una nuova. Chieda al cliente di uscire prima dall'account oppure di aprire l'invito in una finestra di navigazione privata. Non è stato condiviso alcun dato tra i due account. Lo stesso inconveniente si verifica anche quando si testa la propria configurazione: consulti quindi Come testare internamente l'esperienza.
Ho reso invisibile un flusso di lavoro ed è scomparso dai portali di tutti i miei clienti. È normale?
Sì. La visibilità si applica a ogni portale del gruppo. Le copie già in possesso dei clienti, comprese quelle completate, restano nei loro portali.
I clienti possono vedere i flussi di lavoro in bozza?
No. Le bozze non vengono elencate per i clienti neppure quando sono impostate come visibili e non possono essere copiate in un portale. Solo un flusso di lavoro visibile la cui configurazione è terminata può essere impostato come predefinito.
Voglio eliminare il flusso di lavoro impostato come predefinito. Cosa devo fare?
Selezioni prima "Non impostare come predefinito", quindi lo elimini. Ricordi che l'eliminazione del modello rimuove anche quel flusso di lavoro da ogni portale che ne contiene una copia. Se è importante conservare le registrazioni completate dai clienti, elimini invece le singole copie (sezione 7).