Nota: alcune schermate mostrano ancora l'interfaccia in inglese; le etichette tradotte sono indicate nel testo.
Non conosce ancora i portali? Inizi da Come funzionano i portali clienti: da dove iniziare.
Esistono quattro modi per far accedere i clienti ai portali. Scelga quello più adatto:
Situazione | Metodo da usare |
Un nuovo cliente | |
Un'altra persona deve accedere a un portale esistente (un altro amministratore, il coniuge) | |
Trasferimento di molti clienti contemporaneamente | |
I clienti devono registrarsi autonomamente, ad esempio dal Suo sito web |
Prima di iniziare: imposti il messaggio di invito predefinito e i promemoria in "Impostazioni" [Settings] > "Inviti" [Invitations] del gruppo (consulti Inviti in sospeso di seguito).
1. Creare un portale e invitare un cliente
Faccia clic su "Portali" [Portals], apra il gruppo di portali e faccia clic sul + accanto a "Portali".
In "Inizia a digitare per cercare o creare un nuovo contatto" [Start typing to search or create a new contact], selezioni il cliente da "Contatti" [Contacts] oppure scelga "Aggiungi un nuovo contatto" [Add a new contact]. Il nome del portale viene compilato con il nome del contatto e può essere modificato.
Se lo desidera, aggiunga un "Messaggio personale" [Personal message].
Faccia clic su "Crea il portale e invita l'utente cliente" [Create the portal and invite client user].
Non desidera ancora invitare nessuno? Lasci vuoto il campo del contatto e faccia clic su "Crea solo un portale (inviterò gli utenti clienti in seguito)" [Just create a portal (I will invite client users later)].
2. Aggiungere un membro a un portale esistente
Nell'elenco dei portali, faccia clic sull'icona delle persone nella colonna "Utenti" [Users]. All'interno di un portale, la stessa icona si trova accanto a "Utenti del portale" [Portal Users] nel menu a sinistra.
In "Gestisci l'accesso al portale" [Manage Portal Access], faccia clic su + accanto a "Membri" [Members].
Selezioni o crei il contatto e scelga le relative "Autorizzazioni" [Permissions]:
"Accesso completo" [Full Access]: visualizzare, caricare ed eliminare documenti e invitare altre persone a questo portale.
"Lettura/Scrittura" [Read/Write]: visualizzare e caricare documenti, ma non invitare altre persone.
"Leggere" [Read]: solo visualizzazione. Può anche impedire agli utenti con autorizzazione "Leggere" di scaricare file in "Impostazioni" > "Sicurezza" [Security].
Se lo desidera, aggiunga un messaggio personale, quindi faccia clic su "Invita un nuovo membro" [Invite new member].
L'autorizzazione predefinita per i nuovi utenti del portale si imposta in "Impostazioni" > "Sicurezza" del gruppo. Per consentire a una persona di accedere a più portali, ripeta questi passaggi per ciascun portale. La persona riceverà un'email di invito per ogni portale.
3. Importare portali da un file CSV
Apra il gruppo di portali e faccia clic su "Aggiungi portali in blocco" [Add Portals in Bulk] nel menu a sinistra.
Faccia clic su "CSV di esempio" [Example CSV] per scaricare un modello. Le colonne sono:
"nome" [name] (necessario): il nome del portale
"email" [email], "nome" [firstName], "cognome" [lastName]: il cliente da invitare. Se compila una di queste colonne, le compili tutte e tre.
"etichetta" [label]: un'etichetta facoltativa del portale
Trascini il file su "Scegli un file CSV o trascinalo qui" [Choose a CSV file or drop it here], associ le colonne ai campi, aggiunga un eventuale messaggio di benvenuto e faccia clic su "Importa" [Import].
Le righe senza indirizzo email creano portali senza invitare nessuno, così potrà invitare quei clienti in seguito.
4. Condividere un link per l'auto-registrazione
Con un link per l'auto-registrazione, i clienti creano il proprio portale e le credenziali di accesso senza attendere un invito. Questa soluzione è adatta ai pulsanti "Diventa cliente" [Become a client] sui siti web e agli eventi.
Apra il gruppo di portali e faccia clic su "Link per l'auto-registrazione" nel menu a sinistra.
Se il gruppo utilizza i ruoli del portale, scelga il ruolo a cui è destinato il link.
Faccia clic su "Genera nuovo collegamento" [Generate new link], quindi lo copi sul Suo sito web o nelle email. Può revocarlo in qualsiasi momento.
Da sapere:
I clienti che si registrano in questo modo utilizzano licenze per utenti ospiti. Se raggiunge il limite del Suo piano, per le nuove registrazioni potrebbe essere necessario passare a un piano superiore. Il passaggio automatico a un piano superiore non è disponibile per tutti i piani: contatti customerservices@mydocsafehq.com se prevede volumi elevati.
Le email di verifica e di accesso non includono un link alla Sua pagina di accesso. Indichi ai clienti dove accedere: aggiunga un pulsante "Accesso clienti" [Client login] al Suo sito web e inserisca l'indirizzo di accesso nella descrizione della "Bacheca" [Dashboard].
Se utilizza un dominio personalizzato per il portale (componente aggiuntivo "Marchio" [Branding]), il link utilizzerà tale dominio.
Per ricevere una notifica quando qualcuno si registra, utilizzi "Gestiscilo nelle tue impostazioni di notifica" [Manage it in your notification settings] sulla stessa pagina.
Inviti in sospeso, promemoria e reinvio
Un invito rimane "In attesa" [Pending] finché il cliente non lo accetta e il suo avatar appare sbiadito nella colonna "Utenti". Vada in "Impostazioni" > "Inviti" del gruppo per impostare:
"Messaggio di invito nuovo membro" [Invite new member message]: il testo predefinito inviato con gli inviti.
"Rimuovi gli inviti in sospeso dopo, giorni" [Remove pending invitations after, days] (valore predefinito 60): il conteggio parte dall'invio dell'invito o dall'ultimo promemoria.
"Promemoria di invito" [Invitation reminders] > "Invia promemoria automatico" [Send automatic reminder]: invia un sollecito a chi non ha accettato.
Per reinviare manualmente: selezioni i portali nell'elenco dei portali e faccia clic su "Reinvia gli inviti in sospeso" [Resend pending invites].
Il cliente segnala di non aver ricevuto l'invito? Gli chieda di controllare la cartella spam e di aggiungere MyDocSafe ai mittenti attendibili. Verifichi anche l'indirizzo email, poiché non segnaliamo le email respinte.