MyDocSafe peut accompagner les organisations dont les besoins vont au-delà de la configuration standard du produit.
Si vous avez besoin de flux de travail sur mesure, d’intégrations, de contrôles adaptés aux grandes organisations, d’une configuration personnalisée ou de fonctionnalités qui ne sont pas encore disponibles, contactez l’équipe commerciale MyDocSafe pour discuter d’un déploiement Enterprise ou personnalisé. Cette démarche s’appuie sur notre modèle existant de mise en œuvre Enterprise.
Quand envisager un déploiement Enterprise ou personnalisé ?
Un déploiement personnalisé peut être adapté si vous avez besoin :
de flux de travail complexes pour l’entrée en relation ou la gestion des dossiers ;
de questionnaires ou de processus de génération de documents sur mesure ;
d’intégrations avec vos systèmes existants ;
d’une authentification unique (SSO) ou de la prise en charge d’autres exigences propres aux grandes organisations ;
d’une automatisation poussée des flux de travail ;
d’un processus impossible à mettre en place avec la configuration standard de MyDocSafe ;
de nouvelles fonctionnalités nécessaires à un processus métier particulier.
Nous commençons généralement par comprendre le processus métier et le résultat souhaité, plutôt que de définir immédiatement des développements logiciels.
Comment se déroule le processus ?
La plupart des projets se déroulent en quatre étapes.
1. Cadrage
Nous commençons par une courte phase de cadrage, généralement à prix fixe.
Pendant le cadrage, nous travaillons avec vos interlocuteurs métier et opérationnels pour comprendre :
le processus que vous souhaitez numériser ;
les utilisateurs et leurs rôles ;
les informations à recueillir ;
les décisions et les approbations ;
les documents à générer ou à signer ;
les notifications et les communications ;
les intégrations ;
les exceptions et les cas particuliers ;
les besoins en matière de rapports ;
les exigences de sécurité et d’accès.
Le cadrage constitue volontairement un premier engagement à risque relativement limité. Il permet aux deux parties de bien comprendre le besoin avant de s’engager dans un projet de mise en œuvre plus important.
Une phase de cadrage dure généralement environ 2–4 semaines, selon la complexité.
2. Spécifications du flux de travail et devis
Le principal livrable du cadrage est un ensemble de spécifications du flux de travail validé d’un commun accord.
Ces spécifications décrivent ce que MyDocSafe développera ou configurera et servent de base au projet de mise en œuvre.
Les spécifications peuvent couvrir notamment :
les étapes du flux de travail ;
les questionnaires et les formulaires ;
les parcours utilisateur ;
les portails clients ;
les modèles de documents ;
les signatures électroniques ;
les approbations ;
les notifications ;
les intégrations ;
les autorisations ;
les développements sur mesure requis.
Une fois les spécifications validées, nous fournissons un devis formel.
Le devis distingue généralement :
Les coûts de mise en œuvre — configuration, intégration, développement et travaux liés au projet.
Les coûts récurrents — licences MyDocSafe et éventuels services récurrents ou frais d’utilisation convenus.
Vous devriez ainsi disposer d’une visibilité sur le coût de réalisation du projet et sur l’engagement financier récurrent prévu pour les licences avant de passer à la mise en œuvre.
3. Mise en œuvre
Une fois les spécifications et la proposition commerciale approuvées, nous passons à la mise en œuvre.
Cette étape associe généralement :
la configuration des composants MyDocSafe existants ;
la création de flux de travail ;
la création de formulaires et de questionnaires ;
la configuration de portails ;
la création de modèles de documents ;
la mise en place d’intégrations ;
le développement des fonctionnalités sur mesure convenues ;
des tests internes.
Une phase de mise en œuvre dure généralement environ 4–12 semaines, mais le calendrier réel dépend du périmètre, de la disponibilité des interlocuteurs du client et de celle des intégrations.
L’un des avantages de l’approche MyDocSafe est que de nombreux besoins peuvent être satisfaits en assemblant des composants de flux de travail réutilisables existants, plutôt qu’en développant de toutes pièces une application entièrement sur mesure.
4. Tests utilisateurs et lancement
Lorsque la mise en œuvre est en grande partie terminée, la solution passe en recette utilisateur (UAT).
Des interlocuteurs désignés chez le client testent les flux de travail convenus et font part de leurs retours.
Cette étape permet de :
confirmer que le processus convenu fonctionne ;
identifier les modifications de configuration nécessaires ;
tester des scénarios réalistes ;
vérifier les autorisations et les parcours utilisateur ;
préparer le déploiement.
La phase de test aboutit normalement à l’approbation du lancement.
Pour de nombreux projets, prévoyez environ 2–4 semaines pour les tests et la préparation de la mise en production.
Le parcours global est donc le suivant :
Cadrage → Spécifications du flux de travail → Devis et approbation → Mise en œuvre → Tests utilisateurs → Lancement
Que se passe-t-il après le lancement ?
Une mise en œuvre personnalisée de MyDocSafe ne devrait pas vous rendre dépendant de nous pour la moindre modification.
Après le transfert aux équipes du client, celles-ci peuvent généralement gérer elles-mêmes de nombreux éléments courants de leurs flux de travail, notamment :
les questionnaires ;
les modèles de documents ;
le contenu et la configuration pris en charge par la plateforme.
MyDocSafe reste disponible si vous avez besoin d’aide pour affiner les flux de travail, introduire de nouveaux cas d’usage ou développer de nouvelles fonctionnalités.
Le déploiement peut ainsi évoluer avec vos processus métier, plutôt que de rester un projet logiciel figé et ponctuel.
Délais habituels
Phase | Durée habituelle |
Cadrage et spécifications | 2–4 semaines |
Mise en œuvre | 4–12 semaines |
Tests utilisateurs et lancement | 2–4 semaines |
Ces délais sont indicatifs et non garantis. Des intégrations complexes, de nouveaux développements logiciels, des exigences liées aux achats ou des retards dans les retours du client peuvent allonger le calendrier.
Pourquoi commencer par le cadrage ?
Le modèle de cadrage vise à réduire les risques pour les deux parties.
Plutôt que de vous demander de vous engager dans un projet important sur la base d’une description générale, nous consacrons d’abord du temps à comprendre le processus et à produire des spécifications validées d’un commun accord.
À l’issue du cadrage, vous devriez disposer :
d’une description claire de la solution proposée ;
de spécifications du flux de travail validées d’un commun accord ;
d’une bonne compréhension des exigences de mise en œuvre ;
d’un calendrier de projet ;
d’un devis formel de mise en œuvre ;
d’une visibilité sur les coûts récurrents des licences MyDocSafe.
Vous pouvez alors décider en connaissance de cause de poursuivre ou non la mise en œuvre.
Comment démarrer
Contactez l’équipe commerciale MyDocSafe en décrivant brièvement le processus ou le problème que vous souhaitez traiter.
Il est utile de préciser :
votre organisation ;
le nombre approximatif d’utilisateurs internes ;
le nombre approximatif de clients/utilisateurs finaux concernés ;
la description du processus ;
les systèmes existants à intégrer éventuellement à MyDocSafe ;
les principaux résultats que vous souhaitez obtenir ;
le délai de mise en œuvre souhaité.
Un premier échange nous permet généralement de déterminer si le besoin peut être couvert par la configuration standard de MyDocSafe ou si un projet de cadrage formel serait plus approprié.